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Formation : Les clés de succès d'une réunion productive : la méthode Covey

    Stage - Présentiel | Réduire le temps passé en réunion et augmenter sa productivité
     

     

     

    Dans de nombreuses entreprises, le temps passé par les cadres en réunion représente près de 40 % de leur temps de travail, lorsqu'il n'est pas supérieur. Il est donc essentiel que cet investissement soit productif pour l'organisation. Lorsque la préparation est bâclée et l'ordre du jour sujet à interprétation, les réunions manquent de consistance, les durées s'allongent et le résultat est décevant. Ce qui a pour conséquence de démotiver les participants et d'enclencher une spirale d'inefficacité : les réunions commencent en retard, certains acteurs essentiels s'absentent, personne ne prépare en amont ni ne prend le leadership de la réunion pour la faire avancer. Au final, aucune action n'est mise en œuvre à l'issue de ces réunions devenues improductives.

    La formation "Les clés de succès d'une réunion productive : la méthode Covey" propose une méthode efficace en 3 étapes et un outil de préparation facile à utiliser pour rendre vos réunions de travail quotidiennes efficaces.

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    Le programme de la formation

    1 Se fixer un niveau d'exigence pour qualifier une réunion de "productive"

    • Définir les critères associés à une réunion qualifiée de productive.
    • Identifier les 3 étapes de la méthode permettant aux réunions de répondre à ces critères de productivité.
    • S'approprier l'outil de pilotage des réunions productives : le MAP.

    2 Étape 1 : Préparer la réunion pour concentrer les énergies sur une production effective

    • Définir l'objectif essentiel du travail à accomplir et les sous-objectifs associés.
    • Décider si la réunion est le meilleur moyen pour les atteindre.
    • Choisir les méthodes les plus productives selon la nature des sous-objectifs à atteindre.
    • Identifier les personnes clés à inviter pour que la réunion soit productive.
    • Tenir compte des éléments de préparation de fond pour définir l'organisation logistique de la réunion.
    • Mobiliser les participants sur l'objectif en amont de la réunion.

    3 Étape 2 : Focaliser les énergies sur l'objectif pendant la réunion

    • Établir et respecter un code de bonne conduite pour protéger la concentration des participants.
    • Répartir les rôles pour faciliter la production du groupe.
    • Utiliser les méthodes de production en groupe selon le résultat visé :
      • décider, parvenir à un consensus ;
      • concevoir un produit ou un document ;
      • planifier un projet ;
      • résoudre un problème…

    4 Étape 3 : Garantir la mise en œuvre des engagements pris en réunion

    • Utiliser le MAP pour clarifier les actions à entreprendre et acter les engagements de chacun.
    • Planifier un suivi opérationnel des actions par jalons.
    • Faire le bilan de la réunion pour améliorer la productivité des prochaines rencontres.

    Dans de nombreuses entreprises, le temps passé par les cadres en réunion représente près de 40 % de leur temps de travail, lorsqu'il n'est pas supérieur. Il est donc essentiel que cet investissement soit productif pour l'organisation. Lorsque la préparation est bâclée et l'ordre du jour sujet à interprétation, les réunions manquent de consistance, les durées s'allongent et le résultat est décevant. Ce qui a pour conséquence de démotiver les participants et d'enclencher une spirale d'inefficacité : les réunions commencent en retard, certains acteurs essentiels s'absentent, personne ne prépare en amont ni ne prend le leadership de la réunion pour la faire avancer. Au final, aucune action n'est mise en œuvre à l'issue de ces réunions devenues improductives.

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    Le programme de la formation

    1 Se fixer un niveau d'exigence pour qualifier une réunion de "productive"

    • Définir les critères associés à une réunion qualifiée de productive.
    • Identifier les 3 étapes de la méthode permettant aux réunions de répondre à ces critères de productivité.
    • S'approprier l'outil de pilotage des réunions productives : le MAP.

    2 Étape 1 : Préparer la réunion pour concentrer les énergies sur une production effective

    • Définir l'objectif essentiel du travail à accomplir et les sous-objectifs associés.
    • Décider si la réunion est le meilleur moyen pour les atteindre.
    • Choisir les méthodes les plus productives selon la nature des sous-objectifs à atteindre.
    • Identifier les personnes clés à inviter pour que la réunion soit productive.
    • Tenir compte des éléments de préparation de fond pour définir l'organisation logistique de la réunion.
    • Mobiliser les participants sur l'objectif en amont de la réunion.

    3 Étape 2 : Focaliser les énergies sur l'objectif pendant la réunion

    • Établir et respecter un code de bonne conduite pour protéger la concentration des participants.
    • Répartir les rôles pour faciliter la production du groupe.
    • Utiliser les méthodes de production en groupe selon le résultat visé :
      • décider, parvenir à un consensus ;
      • concevoir un produit ou un document ;
      • planifier un projet ;
      • résoudre un problème…

    4 Étape 3 : Garantir la mise en œuvre des engagements pris en réunion

    • Utiliser le MAP pour clarifier les actions à entreprendre et acter les engagements de chacun.
    • Planifier un suivi opérationnel des actions par jalons.
    • Faire le bilan de la réunion pour améliorer la productivité des prochaines rencontres.