Formation : Les fondamentaux de l'efficacité professionnelle

Partie 1 : Gérer son temps et ses priorités (2 JOURS)

1 Faire le diagnostic de sa gestion du temps

• Évaluer les risques d'éparpillement liés à son environnement.
• Comprendre sa façon personnelle d'appréhender le temps.
• Identifier ses sources d'inefficacité et ses bonnes pratiques personnelles.

2 Mettre ses priorités au premier plan

• Clarifier ses rôles et ses responsabilités.
• Intégrer les attentes essentielles de ses partenaires professionnels.
• Relier ses activités à ses missions prioritaires.
• Distinguer l'urgent de l'important pour éviter les pièges du temps.

3 Prendre les rênes de son emploi du temps

• Maîtriser l'art d'une planification efficace.
• Anticiper les moments critiques de sa fonction.
• Rester flexible pour intégrer les imprévus.
• Optimiser son organisation personnelle en tenant compte de ses biorythmes.

4 Exploiter tout le potentiel des nouvelles technologies : Outlook & Smartphone

• Paramétrer son agenda électronique en lien avec ses priorités.
• Utiliser les fonctions avancées d'Outlook pour gérer les flux d'information.
• Utiliser intelligemment son Smartphone pour exploiter ses avantages sans se laisser envahir.

Partie 2 : Travailler en relation avec les autres de façon efficace (2 JOURS)

1 Structurer ses entretiens professionnels

• Définir son objectif d'entretien en fonction de ses enjeux et de ses interlocuteurs.
• Allier convivialité et cadrage au démarrage de l'entretien.
• Clarifier les enjeux et objectifs de chacun et les enjeux collectifs.
• Rechercher des solutions pour répondre aux objectifs de chacun.
• Formaliser les accords et le plan d'action, prévoir le suivi de l'entretien.

2 S'adapter avec souplesse à ses interlocuteurs

• Pratiquer une écoute active et observer l’autre avant de réagir.
• Valider sa compréhension grâce à la reformulation.
• Tenir compte des besoins sous-jacents pour mieux s’adapter.
• Adapter son mode de communication aux attentes de l'interlocuteur.

3 Optimiser l'efficacité de ses écrits professionnels

• Maîtriser la structure des écrits professionnels efficaces.
• Rédiger des e-mails en tenant compte des contraintes et besoins du lecteur.
• Gagner du temps pour concevoir un rapport sous Word lisible et bien présenté.
• Optimiser la gestion des contenus réutilisables.
• Travailler à plusieurs sur un même document Word.

4 Gérer de façon constructive les situations tendues

• Choisir le mode de communication le plus approprié.
• Décoder les comportements sous stress.
• Développer son assertivité et oser affirmer son point de vue.
• Négocier les conditions d'un fonctionnement de travail efficace.
• Se donner des objectifs réalistes de progression personnelle.

5 Consolider les acquis pendant l'intersession

Module(s) e-learning à distance (30 mn)

Accélérer son intégration en entreprise.

Bâtir une stratégie de communication interpersonnelle.

Partie 3 : Être productif en réunion de travail (2 JOURS)

1 Préparer ses réunions

• Définir avec précision l'objectif de la réunion.
• Choisir les méthodes adaptées aux objectifs des différentes séquences de la réunion.
• Définir l'organisation logistique de la réunion.
• Mobiliser les participants en amont pour que la réunion soit productive.

2 Préparer les supports pour faciliter le travail pendant la réunion

• Rassembler les données essentielles : faits, indicateurs, etc.
• Exploiter les données des tableaux de bord sous Excel pour faciliter l'analyse.
• Utiliser les fonctionnalités d'Excel pour illustrer par des graphiques les données.

3 Animer la réunion en respectant le temps prévu

• Cadrer la réunion dès le démarrage : objectif et fonctionnement.
• Faire produire le groupe et faciliter les échanges.
• Cadrer les débats et recentrer sur l'objectif.
• Formaliser un plan d'action opérationnel.

4 Effectuer un suivi des actions définies en réunion

• Rédiger et transmettre un compte rendu facile à exploiter.
• Utiliser les espaces collaboratifs pour coproduire.
• Relancer avec diplomatie pour faire avancer le travail.
• Faire le bilan de l'efficacité collective et noter les axes de progrès.

Partie 4 : Développer son impact avec des présentations orales percutantes (2 JOURS)

1 Préparer une présentation marquante

• Analyser le contexte et les enjeux de la présentation.
• Définir son objectif et sa stratégie de communication pour structurer sa présentation.
• Donner du relief à ses arguments pour faire passer son message.
• Préparer un support visuel percutant avec Powerpoint… sans y consacrer trop de temps !

2 Soigner son entrée en scène

• Soigner son image en fonction de son rôle et de son objectif.
• Gérer son trac et poser sa voix.
• Établir de contact avec l'auditoire.
• Captiver dès les premiers instants.

3 Gérer les interactions avec son auditoire pendant la présentation

• Garder le contact tout au long de la présentation.
• Répondre aux questions avec souplesse tout en suivant le fil de son discours.
• Gérer les objections de façon constructive.
• Impliquer l'auditoire au moment de la conclusion.

4 Définir son plan d'action personnel

• Dresser le bilan du chemin parcouru : clés de succès, points de vigilance.
• Se donner des objectifs concrets et réalistes pour mettre en pratique les acquis.
• Prévoir des bilans réguliers et se donner une méthodologie pour faire le point.

5 Approfondir, s'entraîner et compléter la formation en salle

Module(s) e-learning à distance (30 mn)

Les techniques rédactionnelles.

3 clés pour bien communiquer.

Pour qui

• Cadre, manager, chef de projet.

Prérequis

Être initié aux fonctions de base de Word, Excel PowerPoint, Outlook ou Lotus.

• Améliorer la maîtrise de son temps.
• Assurer l’efficacité de ses relations professionnelles.
• Utiliser les outils bureautiques avec aisance et efficacité.
• Gagner en impact lors de ses communications à l'écrit et à l'oral.

Points forts

• Les méthodes et outils de l'efficacité professionnelle sont abordés sous un angle résolument opérationnel.
• La formation comporte des mises en pratique régulières pour chaque outil et méthode. Vous aurez l’occasion de tester et mettre en pratique différentes situations professionnelles : entretiens en face à face, réunions, communication orale et écrite, présentation devant un public. Vous vous entrainerez à répondre aux questions d'un public, aux objections de vos partenaires, et à gérer les situations de tension. Vous vous exercerez aux outils bureautiques.
• Vous apprécierez le cas fil rouge ludique et pédagogique en suivant les aventures de Gontran Sagace, et la pédagogie dynamique de ce cycle de formation, dont le rythme soutenu inclut une proportion majoritaire d’exercices pratiques.
• À la fin de chaque module, vous réaliserez votre plan d’action personnel en suivant un fil conducteur structuré.
• Les modules e-learning en alternance avec les moments de présentiel, permettent d'approfondir chaque partie d'apports complémentaires et enrichissent la mise en pratique lors du module suivant.