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Formation : Spécial Assistant(e)s : Gagner du temps, s'organiser et gérer les priorités
  • Formation mixte
  • Best-seller

Stage - Mixte | Gestion du temps : 4 talents pour une super-assistante
 

 

Vous êtes un(e) assistant(e) Overbooké(e), stressé(e), vous avez parfois l'impression que le temps vous échappe. Tous les travaux qui vous sont confiés sont "urgents".

Vous ne vous êtes pas arrété(e) de la journée, vous ne savez pas où votre temps est passé et vous n'avez pas géré vos priorités.

Si ces situations vous semblent familières au sein de votre métier d’assistant(e), la formation "Gagner du temps, s'organiser et gérer les priorités" est faite pour vous. Dans cette formation à la gestion du temps, vous trouverez les moyens de retrouver la maîtrise de votre fonction d'assistant(e).

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Le programme de la formation

1 Faire le diagnostic de sa gestion du temps : l'assistant(e) super-lucide

  • Comprendre sa façon personnelle d’appréhender le temps.
  • Évaluer les risques d’éparpillement liés au poste d'assistant(e).
  • Identifier ses sources d’inefficacité et ses bonnes pratiques personnelles.
  • Évaluer ses marges de manœuvre.

Exercice collectif : produire un livrable dans un temps limité en contexte de sollicitations.

2 Gérer ses priorités : l'assistant(e) super-efficace

  • Clarifier les attentes du manager et de l'équipe.
  • Identifier les priorités de sa fonction d'assistant(e) pour une réelle valeur ajoutée.
  • Distinguer l'urgence de l'importance et bâtir sa matrice des priorités.

Exercice d'application : démêler les priorités d'une liste chargée.

3 Appliquer les méthodes et outils de la gestion du temps : l'assistant(e) super-organisé(e)

  • Maîtriser les 5 leviers d'une organisation efficace.
  • Utiliser la méthode LIMITER pour faire l'essentiel en cas de surcharge.
  • Exploiter les ressources de la messagerie et de l'agenda électronique.
  • Créer ses propres outils pour organiser efficacement son travail d'assistant(e).

Exercice d'application : organiser avec succès la journée mouvementée de Gontran.

4 Gérer son temps en relation avec le manager et l'équipe : l'assistant(e) super- affirmé(e)

  • Faciliter l'accès aux informations pour favoriser l'autonomie de l'équipe.
  • Gérer les imprévus, les interruptions et savoir dire non lorsque c'est nécessaire.
  • Proposer de manière diplomatique des règles de fonctionnement efficaces pour tous.

Simulations : proposer des solutions d'organisation pérennes à son entourage.

5 Activité(s) à distance

  • Pour s’entraîner sur des sujets abordés en formation : un module e-learning "Gestion du temps : savoir dire non aux sollicitations importunes".
  • Pour illustrer un apport de connaissances : un vidéocast "Gérer efficacement ses e-mails".
  • Pour découvrir un nouvel outil/une nouvelle technique : une visio formation.

Avis

Dans cette formation, les problématiques des assistantes sont bien présentés et correspondent bien aux différents profils. Le décryptage de nos dysfonctionnements permet d'y apporter des solutions.
21/05/2014|Bénédicte PAUMIER, Assistant(e), Secteur des assurances

C'est une formation très enrichissante et complète. C'est une formation à mettre en application dans notre travail et vie, au quotidien afin d'obtenir l'efficacité, voire l'efficience, tant recherchée, sur le long terme.
29/11/2013|Séverine FASQUEL, Assistant(e) Commerciale, Secteur de l'industrie
Formation très intéressante surtout dans le métier d'assistante car nous avons beaucoup d'interruptions et d'imprévus à gérer. Il faut donc savoir gérer nos priorités afin d'éviter d'être débordées.
25/11/2013|Marinella DEVILLE, Environnement
C'est une formation qui permet de se recentrer sur son job, d'apprendre à gérer son stress, de travailler et effectuer des jeux de rôles qui mettent en situation, de comptabiliser ses "mange-temps".
22/11/2013|Sophie ORTEGA, Assistant(e), secteur bancaire
Très formateur, donne tous les conseils et les règles pour mieux gérer son temps et mieux s'organiser, enfin permet de mieux se connaître et appréhender la bonne attitude à adopter face à une situation.
18/11/2013|Christine BACLET, Assistant(e) de Direction , secteur de la santé
Formation très riche en informations qui révèlent notre vécu antérieur et permettent de comprendre mieux nos habitudes de travail, nos comportements et méthodes à améliorer. Enrichissement de notre culture grace à des techniques et méthodes pour nous aider à mieux travailler.
15/11/2013|Cécile CHIAMBRINO, Assistant(e) de Direction, Secteur agroalimentaire
Permet de prendre du recul sur son travail et de trouver de nouvelles méthodes de travail pour gagner encore plus du temps. Beaucoup de conseils et de jeux rôles pour mettre en pratique et mieux comprendre les situations que nous rencontrons au quotidien.
11/11/2013| Claire GERAULT, Assistant(e), secteur des services
La formatrice nous a donné des éléments concrets pour se débrouiller. Les jeux de rôles et mises en situation aident à la compréhension et à l'appropriation des outils.
08/11/2013, Assistant(e) de Direction , Secteur agroalimentaire