Formation : Spécial Assistant(e)s : Gagner du temps, s'organiser et gérer les priorités

Gestion du temps : 4 talents pour une super-assistante

  • Formation mixte
  • Enjeu : Acquérir les fondamentaux

Vous êtes un(e) assistant(e) Overbooké(e), stressé(e), vous avez parfois l'impression que le temps vous échappe. Tous les travaux qui vous sont confiés sont "urgents".

Vous ne vous êtes pas arrété(e) de la journée, vous ne savez pas où votre temps est passé et vous n'avez pas géré vos priorités.

Si ces situations vous semblent familières au sein de votre métier d’assistant(e), la formation "Gagner du temps, s'organiser et gérer les priorités" est faite pour vous. Dans cette formation à la gestion du temps, vous trouverez les moyens de retrouver la maîtrise de votre fonction d'assistant(e).

Le programme de la formation

En amont, un questionnaire d’auto-positionnement pour se situer et définir ses priorités

1 - Faire le diagnostic de sa gestion du temps : l'assistant(e) super-lucide

  • Comprendre sa façon personnelle d’appréhender le temps.
  • Évaluer les risques d’éparpillement liés au poste d'assistant(e).
  • Identifier ses sources d’inefficacité et ses bonnes pratiques personnelles.
  • Évaluer ses marges de manœuvre.
Mise en situation

Exercice collectif : produire un livrable dans un temps limité en contexte de sollicitations.

2 - Gérer ses priorités : l'assistant(e) super-efficace

  • Clarifier les attentes du manager et de l'équipe.
  • Identifier les priorités de sa fonction d'assistant(e) pour une réelle valeur ajoutée.
  • Distinguer l'urgence de l'importance et bâtir sa matrice des priorités.
Mise en situation

Exercice d'application : démêler les priorités d'une liste chargée.

3 - Appliquer les méthodes et outils de la gestion du temps : l'assistant(e) super-organisé(e)

  • Maîtriser les 5 leviers d'une organisation efficace.
  • Utiliser la méthode LIMITER pour faire l'essentiel en cas de surcharge.
  • Exploiter les ressources de la messagerie et de l'agenda électronique.
  • Créer ses propres outils pour organiser efficacement son travail d'assistant(e).
Mise en situation

Exercice d'application : trouver des solutions concrètes pour optimiser son emploi du temps.

4 - Gérer son temps en relation avec le manager et l'équipe : l'assistant(e) super-affirmé(e)

  • Faciliter l'accès aux informations pour favoriser l'autonomie de l'équipe.
  • Gérer les imprévus, les interruptions et savoir dire non lorsque c'est nécessaire.
  • Proposer de manière diplomatique des règles de fonctionnement efficaces pour tous.
Mise en situation

Simulations : proposer des solutions d'organisation pérennes à son entourage.

5 - Activités à distance

  • Pour s’entraîner sur des sujets abordés en formation : un module e-learning "Gestion du temps : savoir dire non aux sollicitations importunes".
  • Pour illustrer un apport de connaissances : un vidéocast "Gérer efficacement ses e-mails".

Évaluation du transfert des aquis pour valider la mise en œuvre en situation de travail

Les avantages cegos

À qui s'adresse cette formation ?

Pour qui

  • Secrétaire, assistante.
  • Assistante de direction.
  • Office manager.

Prérequis

  • Cette formation ne nécessite pas de prérequis.

Les objectifs de la formation

  • Optimiser son organisation.
  • Privilégier les tâches essentielles de sa fonction.
  • Gérer les priorités et les imprévus.
  • Tirer le meilleur parti des outils.
  • S'affirmer pour mieux s'organiser.

Points forts

Points forts

  • La seule formation dédiée aux assistantes qui aborde les deux dimensions de la gestion du temps : l'organisation (méthodes et outils) et le relationnel (comportement face aux temps et aux autres).
  • Une formation apprenante de la première à la dernière minute.
  • Pour vous aider après la formation, télécharger votre Smartpocket pour réviser à tout moment le contenu.

Qualité des formations

Les formateurs Cegos sont sélectionnés, homologués, formés et supervisés selon un processus Qualité d'habilitation spécifique.
De plus, Cegos est certifié par AFAQ selon le référentiel ISO 9001, qualifié OPQF et habilité à délivrer des certificats professionnels FFP. En savoir plus.

Avis certifiés

4.9/5
13 Avis clients
C. Christophe
Le 24/10/2016
  • Très très bien ! Nécessaire et devrait être obligatoire pour comprendre que nous ne sommes pas formé pour travailler bien. Grâce à cette formation et à l'organisation du temps de travail (entre autres) qu'elle peut induire après l'avoir suivi, j'abore mes journées de manière très différente et beaucoup plus serein !
  • M. Sophie
    Le 21/10/2016
  • très instructive avec une formatrice qui nous a parlé de ses expériences très enrichissantes.
  • A. Jessy
    Le 21/10/2016
  • Formation très bénéfique, permet de réaliser des pics de rappel, de se rendre compte de certaines habitudes que l'on peut prendre au fil des années ainsi que de s'évaluer soi-même...Formatrice très agréable et pédagogue.
  • Afficher plus
    P. Catherine
    Le 20/10/2016
  • Sujet traité en profondeur, savoir être et savoir faire
  • B. Cécile
    Le 19/10/2016
  • Très bonne formation présentant plusieurs outils à mettre en place pour la gestion du temps, applicable dans diverses situations, aussi bien professionnelles que personnelles
  • M. Noémie
    Le 18/10/2016
  • Je suis ravie de cette formation qui a été très riche aux niveau connaissances et échanges...Une formation participative avec une très bonne pédagogie.
  • B. Sandrine
    Le 18/10/2016
  • Très ludique et réaliste puisque la formatrice a vécu notre quotidien. Super formation !
  • R. Sophie
    Le 18/10/2016
  • Formation très intéressante, très vivante, elle regroupe tous les éléments indispensables pour une formation " réussie" , les supports sont synthétiques, les exercices individuel ou en groupe sont ludiques et surtout la formatrice est très intéressante dans la mesure où j'ai pu ressentir sa connaissance du métier d'assistante et la passion pour son métier de formatrice.
  • G. Josiane
    Le 03/10/2016
    Aucun commentaire
    M. Farah
    Le 03/10/2016
  • C'est la 1ère formation métier que j'ai effectué depuis que je suis à mon poste qui a été pertinente, riche et avec une Formatrice et non une informatrice, ce qui fait toute la différence
  • F. Laila
    Le 08/09/2016
  • PARFAIT
  • M. Emmanuelle
    Le 07/09/2016
  • La formation m'a permis de me recentrer sur mes missions, le fait d'échangé entre assistantes d'autres Société a été un " booster" et m'a fait réalisé que mes problèmes étaient également leurs problèmes, l'animatrice m'a permis par son analyse, les cas exposés, permis de franchir certaines barrières, elle m'a bousculé pour aller plus loin afin de me recentrer.
  • J. Suzanne
    Le 07/09/2016
  • Une formation qui nous montre la possibilité de changer nos habitudes afin de pouvoir atteindre notre objectif d'organisation. ..Finalement tout dépend de NOUS !!!
  • Durée : 2 jours (14 heures)
    + activités à distance
    Référence1429
    Prix1 210,00 € HT
    Forfait repasParis : 38 € HT
    autres villes : 34 € HT
    Durée : 2 jours (14 heures)
    Référence : 1429
    Forfait Intra* :3 495,00 € HT
    (Prix pour un groupe de 12 personnes max) (*) En savoir plus sur le forfait Intra
    S'INSCRIRE EN INTER
    Du 18 avr. au 19 avr.
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 18 mai au 19 mai
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 15 juin au 16 juin
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 10 juil. au 11 juil.
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 31 août au 01 sept.
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 14 sept. au 15 sept.
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 25 sept. au 26 sept.
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 09 oct. au 10 oct.
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 30 oct. au 31 oct.
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 16 nov. au 17 nov.
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 04 déc. au 05 déc.
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 18 déc. au 19 déc.
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 27 mars au 28 mars
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 22 mai au 23 mai
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 21 sept. au 22 sept.
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 30 nov. au 01 déc.
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 04 mai au 05 mai
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 05 oct. au 06 oct.
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 14 déc. au 15 déc.
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 27 avr. au 28 avr.
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 14 sept. au 15 sept.
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 23 nov. au 24 nov.
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 12 juin au 13 juin
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 02 oct. au 03 oct.
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 16 nov. au 17 nov.
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 18 avr. au 19 avr.
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 14 sept. au 15 sept.
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 16 nov. au 17 nov.
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 18 sept. au 19 sept.
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 30 nov. au 01 déc.
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 01 juin au 02 juin
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 30 nov. au 01 déc.
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 18 mai au 19 mai
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 19 oct. au 20 oct.
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 18 avr. au 19 avr.
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 19 oct. au 20 oct.
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 18 avr. au 19 avr.
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 19 oct. au 20 oct.
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 27 avr. au 28 avr.
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 02 oct. au 03 oct.
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 18 sept. au 19 sept.
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.