Formation : Maîtrise du temps et gestion des priorités

Dimension 1 : la gestion collective du temps

1 Tenir compte de son contexte pour gérer son temps

• Identifier les contraintes et les marges de manœuvre déterminées par l'entreprise.
• Définir le rapport au temps de son organisation.
• Intégrer la dimension temps dans la définition de ses missions et activités.
• Gérer davantage de flexibilité dans les nouvelles organisations du travail.
• S'organiser en tenant compte des caractéristiques de son métier.

2 Agir en cohérence avec ses priorités et celles de son entourage professionnel

• Clarifier ses rôles et ses responsabilités.
• Identifier les 5 rôles principaux et les équilibrer en tenant compte de ses souhaits et de ses contraintes.
• Définir et hiérarchiser ses différents niveaux de priorité.
• Traduire ses priorités en plan d'actions.
• Concilier les priorités individuelles et collectives.

Dimension 2 : l' organisation personnelle

3 Mieux connaître son emploi du temps pour mieux l'utiliser

• Analyser de manière critique son emploi du temps récent.
• Évaluer l'emploi de son temps en fonction de son rôle.
• Se positionner sur sa ligne personnelle de temps.
• Arbitrer en fonction de critères de choix clairement identifiés.
• Repérer ses "croque-temps" (téléphone, dérangements, etc.) et savoir s'en protéger.

4 Utiliser des méthodes et des outils pour mieux s'organiser

• Identifier les 10 lois inexorables du temps, faire le lien avec sa réalité professionnelle.
• Transformer ses contraintes vis-à-vis du temps en atouts.
• Planifier à bon escient en distinguant l'essentiel et l'accessoire, l'utile et le superflu.
• Intégrer et accepter les moments informels et faire face aux imprévus.
• Mettre les outils d'organisation et de bureautique au service de son organisation.
• Déléguer efficacement pour dégager du temps.

5 Consolider les acquis pendant l'intersession

Module(s) e-learning à distance (30 mn)

Les 12 principes de la gestion du temps.

Faire le diagnostic de sa gestion du temps.

Podcast(s) accessible(s) en ligne (5 mn)

Le conte du temps.

Dimension 3 : le temps des relations

6 Optimiser son temps d'information, de communication

• Préparer ses temps de communication pour plus d'efficacité en situation.
• Penser utile pour choisir la modalité adaptée à la situation : réunion, entretien, e-mail…
• Utiliser avec pertinence les différents outils d'information et de communication.
• Garder le cap en situation de communication pour ne pas perdre de vue l'objectif.

7 Mieux utiliser son temps dans les relations professionnelles

• S'affirmer sereinement dans ses contacts professionnels en acceptant ses points forts et ses points d'amélioration.
• Gérer les sollicitations : expliquer, différer plutôt que dire non.
• Se garder de trop de rigidité dans la communication sur son temps disponible.
• S'autoriser du temps pour soi même, pour ses phases de reflexion et de préparation.
• S'accorder des "pauses organisationnelles" pour faire le point, se projeter dans l'avenir et adapter son temps passé dans chaque situation.

Dimension 4 : se gérer dans le temps

8 Changer durablement en tenant compte de son mode de fonctionnement

• Clarifier les avantages et les inconvénients de ses comportements en matière de gestion du temps.
• Aller au-delà de l'insatisfaction, identifier les ressorts profonds qui conduisent à une "mauvaise gestion" du temps.
• S'engager sur un contrat de changement réaliste.

Pour qui

• Encadrement de proximité, agent de maîtrise et technicien souhaitant optimiser l'utilisation de leur temps.

Prérequis

Cette formation ne nécessite pas de prérequis.

• Utiliser son temps en fonction de son rôle, de ses priorités et de celles de son entourage professionnel.
• Anticiper et planifier ses activités en se centrant sur l'essentiel.
• Être disponible vis-à-vis de ses interlocuteurs tout en maîtrisant mieux son temps.
• Optimiser ses communications pour des relations efficaces et conviviales.
• Utiliser avec pertinence les outils d'information et de communication.
• Prendre conscience de sa relation au temps pour effectuer des changements durables.

Points forts

• Une approche individualisée portée par une démarche spécifique qui permet à chacun d'identifier ses axes prioritaires de changement et d'amélioration dans chacune des quatre dimensions du temps.
• L'intersession permet de mettre en pratique les acquis et de réaliser une analyse objective et éclairée de son temps.
• La pédagogie associe des grilles d'analyse et de diagnostic, discussions, apports méthodologiques et jeux de rôles.
• Temps fort de la formation, le Conte pédagogique laisse une empreinte durable de la formation et prolonge ses effets.
• Deux modules e-learning et un podcast sur la gestion du temps permettent aux participants de s’entraîner individuellement et à distance sur les acquis de la formation traités en présentiel.

Pour aller + loin...

Nous vous conseillons de suivre, après cette formation : Développer des relations non hiérarchiques constructives et Maîtriser Outlook 2010 .