Formation : Cycle Office Manager

Partie 1 : Renforcer son excellence relationnelle (2 jours)

1 Clarifier son rôle et ses missions d’Office Manager

• Les spécificités de la fonction.
• Les enjeux et les attentes de l’entreprise vis-à-vis de l’Office Manager.
• Les compétences et les comportements qui différencient l’Office Manager de l’Assistant(e) de direction.

2 Développer ses capacités relationnelles en sachant s’adapter aux autres

• Les caractéristiques des différents types de personnalité.
• Les longueurs d’onde qui permettent la qualité de ses transactions.
• Les outils de la communication à autrui : les façons de percevoir son environnement.
• Les besoins psychologiques et les méthodes pour les satisfaire et éviter le stress et la démotivation.

Partie 2 : Renforcer ses compétences en comptabilité et Gestion (2 jours)

1 Maîtriser l'essentiel de la comptabilité

• Comprendre le rôle et le fonctionnement de la comptabilité.
• Organiser une comptabilité et respecter les règles comptables et fiscales.
• Maitriser le fonctionnement du bilan et du compte de résultat.
• Le débit et le crédit.
• Comptabiliser les opérations courantes : achats, ventes, trésorerie.
• Les principes de la TVA.
• Interpréter un bilan et maîtriser l’essentiel de l’analyse financière :
  • le fonds de roulement ;
  • le besoin en fonds de roulement ;
  • les principaux ratios.

2 Maîtriser l'essentiel de la gestion

• Comprendre les données de gestion des entreprises :
  • le contrôle de gestion : objectifs et outils ;
  • comprendre le fonctionnement des charges : fixes et variables ;
  • le seuil de rentabilité ;
  • analyser les données de gestion ;
  • les ratios de gestion.
• Participer à l'élaboration du budget et du suivi budgétaire :
  • construire un budget d’exploitation ;
  • construire un budget de trésorerie ;
  • le comparatif budgétaire ;
  • sélectionner les indicateurs d’un tableau de bord ;
  • mettre en place un tableau de bord.

Partie 3 : Gérer le personnel au quotidien (2 jours)

1 Connaître les sources de droit applicables et savoir chercher l’information

• Les sources de documentation indispensables à la fonction.

2 Le recrutement et l’accueil du salarié

• Élaborer une étude de poste et une définition de fonction.
• Diffuser l’annonce.
• Effectuer la sélection des candidatures.
• Réaliser les entretiens de recrutement.

3 Les règles en matière de contrat et de sous-traitance

• Le contrat à durée indéterminée.
• Le contrat à durée déterminée.
• Sous-traitance : éviter le délit de marchandage.

4 La gestion des temps de travail et des absences

5 La formation

• Comprendre le cadre légal de la formation.
• Renseigner le salarié pour :
  • un bilan de compétences ;
  • un congé individuel de formation ;
  • le Droit Individuel à la Formation.
• Organiser l'administration de la formation :
  • dossiers de suivi ;
  • historiques stages et stagiaires.
• Mesurer le suivi de la formation (budget, tableaux de suivi…).

Partie 4 : Développer son rôle de management et de négociation (2 jours)

1 Clarifier ses rôles et ses responsabilités de manager

• Les attentes vis-à-vis d’un Office Manager en tant que manager.
• Les comportements managériaux à mettre en place.

2 Adapter son style de management en fonction des collaborateurs

• Les différents types de management.
• Les tendances et les pratiques des styles de management.
• Le management individualisé.

3 Gérer les situations délicates

• Les impacts et les effets des situations délicates sur la relation aux autres.
• Les outils pour gérer les comportements de stress et rétablir une communication efficace.

4 Négocier des achats occasionnels

• L’analyse de l’achat : l’expression du besoin et les objectifs de l’achat.
• La formalisation de l’achat :
  • hiérarchisation des arguments ;
  • présentation de l’offre.
• L’entretien de négociation :
  • écoute active ;
  • reformulation ;
  • conclusion d’un accord.

Pour qui

• Office Manager récent dans la fonction.
• Assistante de direction, assistante et toute personne évoluant vers la fonction d'Office Manager.

Prérequis

Cette formation ne nécessite pas de prérequis.

• Situer son rôle et ses missions d'Office Manager.
• Maîtriser les compétences centrales du métier d'Office Manager.
• Renforcer son excellence relationnelle.
• Développer ses compétences en comptabilité, gestion et gestion des Ressources Humaines.
• Développer son rôle de manager.
• S'initier aux achats et à la négociation d'achat.

Points forts

• Cette formation est recommandée par l'association EUMA, unique association d'assistantes de direction européennes.
• Développez votre réseau : 4 rendez-vous avec le même groupe pour tisser des liens et échanger sur ses pratiques.
• Une formation très complète qui permet de progresser sur les compétences principales du métier.
• Une formation opérationnelle : vous repartez avec des outils immédiatement utilisables.
• Chaque module de ce cycle est animé par un consultant expert qui intervient régulièrement en entreprise.

Pour aller + loin...

Nous vous conseillons de suivre, après cette formation : Achats pour non-acheteurs et La Process Communication (PCM), "Spécial assistantes" .