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Formation : Cycle Office Manager
  • Cycle
  • Certification

Cycle (certification en option) - Présentiel | Maîtriser les outils et techniques du métier
 

 

Encore confidentiel il y a quelques années, le métier d'Office Manager prend son envol. Ce métier très polyvalent a tout pour séduire. Il constitue notamment une piste intéressante pour les assistantes de direction désireuses d'évoluer dans leur carrière.

Aucune formation initiale n'y prépare. Ce cycle de formation Office Manager permet de renforcer ses compétences dans les missions principales du métier. La certification associée à la formation apporte une validation de ces compétences.

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Le programme de la formation

Partie 1 : Renforcer son excellence relationnelle (2 jours)

1 Clarifier son rôle et ses missions d’Office Manager

  • Les spécificités de la fonction.
  • Les enjeux et les attentes de l’entreprise vis-à-vis de l’Office Manager.
  • Les compétences et les comportements qui différencient l’Office Manager de l’Assistant(e) de direction.

2 Développer ses capacités relationnelles en sachant s’adapter aux autres

  • Les caractéristiques des différents types de personnalité.
  • Les longueurs d’onde qui permettent la qualité de ses transactions.
  • Les outils de la communication à autrui : les façons de percevoir son environnement.
  • Les besoins psychologiques et les méthodes pour les satisfaire et éviter le stress et la démotivation.

Partie 2 : Renforcer ses compétences en comptabilité et gestion (3 jours)

1 Connaître l'essentiel de la comptabilité

  • Comprendre le rôle et le fonctionnement de la comptabilité :
    • décrire le patrimoine : le bilan
    • Les principaux postes du bilan.
  • Le compte de résultat.
  • Le débit et le crédit.
  • Comptabiliser les opérations courantes : achats, ventes, trésorerie.
  • Les principes de la TVA.
  • Interpréter un bilan et maîtriser l’essentiel de l’analyse financière :
    • le fonds de roulement ;
    • le besoin en fonds de roulement ;
    • les principaux ratios.

2 Connaître l'essentiel de la gestion

  • Comprendre les données de gestion des entreprises :
    • le contrôle de gestion : objectifs et outils ;
    • comprendre le fonctionnement des charges : fixes et variables ;
    • le seuil de rentabilité ;
    • analyser les données de gestion ;
    • les ratios de gestion.
  • Participer à l'élaboration du budget et du suivi budgétaire :
    • construire un budget d’exploitation ;
    • construire un budget de trésorerie ;
    • le comparatif budgétaire ;
    • sélectionner les indicateurs d’un tableau de bord ;
    • mettre en place un tableau de bord.

Partie 3 : Gérer le personnel au quotidien (3 jours)

1 Connaître les sources de droit applicables et savoir chercher l’information

  • Les sources de documentation indispensables à la fonction.

2 Le recrutement et l’accueil du salarié

  • Élaborer une étude de poste et une définition de fonction.
  • Diffuser l’annonce.
  • Effectuer la sélection des candidatures.
  • Réaliser les entretiens de recrutement.

3 Les règles en matière de contrat et de sous-traitance

  • Le contrat à durée indéterminée.
  • Le contrat à durée déterminée.
  • Sous-traitance : éviter le délit de marchandage.

4 La gestion des temps de travail et des absences

5 La formation

  • Comprendre le cadre légal de la formation.
  • Renseigner le salarié pour :
    • un bilan de compétences ;
    • un congé individuel de formation ;
    • le Droit Individuel à la Formation.
  • Organiser l'administration de la formation :
    • dossiers de suivi ;
    • historiques stages et stagiaires.
  • Mesurer le suivi de la formation (budget, tableaux de suivi…).

Partie 4 : Développer son rôle de management et de négociation (2 jours)

1 Clarifier ses rôles et ses responsabilités de manager

  • Les attentes vis-à-vis d’un Office Manager en tant que manager.
  • Les comportements managériaux à mettre en place.

2 Adapter son style de management en fonction des collaborateurs

  • Les différents types de management.
  • Les tendances et les pratiques des styles de management.
  • Le management individualisé.

3 Gérer les situations délicates

  • Les impacts et les effets des situations délicates sur la relation aux autres.
  • Les outils pour gérer les comportements de stress et rétablir une communication efficace.

4 Négocier des achats occasionnels

  • L’analyse de l’achat : l’expression du besoin et les objectifs de l’achat.
  • La formalisation de l’achat :
    • hiérarchisation des arguments ;
    • présentation de l’offre.
  • L’entretien de négociation :
    • écoute active ;
    • reformulation ;
    • conclusion d’un accord.

Avis

L'approche des styles managériaux, de la négociation sont de précieux outils pour se positionner en tant que manager et comprendre les différents modes de fonctionnement de nos interlocuteurs
13/11/2014|Rachel EZUI, Secteur de la Chimie-plasturgie

Cette formation est d'une très bonne qualité pour appréhender la fonction d'un Office Manager. Elle ne fait pas de nous des Office Manager au sortir de la formation, mais elle nous ouvre les portes pour y accéder et nous donne beaucoup d'infos, et d'outils pour le devenir
28/05/2014|Marie-Pierre LE DAIN, Secteur de l'aéronautique