Formation : Classer utile, classer rapide, classer efficace

1 Analyser l'information à traiter et choisir une méthode de classement

• Situer les besoins d'information.
• Analyser l'information à traiter dans son service.
• Connaître les différentes méthodes de classement, leurs avantages et inconvénients.
• Choisir la méthode de classement la mieux adaptée.
• Mettre en œuvre les quatre principes d'un classement efficace.

2 Faciliter l'accès de tous à l'information

• Réorganisation d'un classement :
  • la méthode AIR pour réorganiser son propre classement ou celui de son manager,
  • la méthode ACTION pour réorganiser le classement d'un service ou d'une petite entreprise.
• Élaborer un plan de classement.
• Choisir des titres de dossiers pertinents.
• Structurer ses dossiers de façon pratique.

3 Savoir quoi jeter, quoi archiver

• Les bonnes raisons de garder :
  • que garder ?
  • pendant combien de temps ?
  • selon quels critères ?
• Connaître les durées légales de conservation des documents.
• Mettre en place une procédure simple et efficace pour retrouver à coup sûr le document, même de nombreuses années après.

4 Optimiser le classement grâce à Excel

• Concevoir ses bases de données.
• Suivre son plan de classement, les archives, la documentation du service.
• Atteindre plus vite les documents (hyperliens, raccourcis).

5 Optimiser sa messagerie OUTLOOK

• Toutes les fonctions pour gagner du temps dans le traitement des messages.
• Les bonnes questions à se poser pour optimiser sa messagerie.

6 Découvrir la GED (Gestion Électronique des Documents)

• Les apports essentiels de la GED.

Pour qui

• Assistante et secrétaire.
• Toute personne désirant organiser un classement pour assurer un accès rapide aux informations.

Prérequis

Cette formation ne nécessite pas de prérequis.

• Mettre en place un classement efficace, accessible, fiable et évolutif.
• Utiliser les fonctionnalités d'Excel pour faciliter les recherches.
• Organiser les archives.

Points forts

• Nous vous offrons une clé USB avec des modèles de plans de classement, d'archivage et de gestion de la documentation directement utilisables.

Pour aller + loin...

Nous vous conseillons de suivre, après cette formation : Lire vite et retenir l'essentiel .