Formation : Spécial Cadres : gagner du temps et s'organiser avec Outlook 2010

1 Personnaliser Outlook pour l'adapter à son mode de fonctionnement

• Comprendre la logique des différents modules et leur interactivité : courrier, calendrier, tâches, notes, …
• Personnaliser l'affichage des différents modules.
• Exploiter les raccourcis clavier.

2 Traiter un volume important de mails, organiser le classement et l'archivage

• Définir les lieux de stockage et organiser son classement en fonction de ses rôles et objectifs professionnels.
• Purger sa boîte de réception en s'appuyant sur la méthode CAP.
• Filtrer et classer automatiquement ses mails.
• Paramétrer l'archivage automatique.

3 Organiser son temps, prioriser ses tâches et renforcer le travail collaboratif

• Estimer le temps nécessaire à une activité et la planifier.
• Définir des échéances et mettre en place des rappels.
• Organiser ses tâches par contexte ou nature d'activité et gérer ses priorités.
• Optimiser le travail collaboratif : déléguer et suivre une tâche, partager un calendrier, utiliser des listes de distribution pour faciliter l'envoi collectif de mails, collecter rapidement une information à l'aide des boutons de vote.

4 Mettre en place un système d'informations cohérent et efficace

• Étendre la méthode CAP et son organisation Outlook à tous les supports d'informations : courrier papier, appels téléphoniques…
• Tirer parti des outils "nomades" : Smartphone, Blackberry, iPhone… ou à défaut, un dossier papier.

5 Approfondir, s'entraîner et compléter la formation en salle

Pour qui

• Cadre ou toute personne souhaitant mettre à profit Outlook pour optimiser la gestion de son temps. L'usage d'un smartphone (Blackberry, iPhone, …) est un plus.

Prérequis

Il est nécessaire de pratiquer régulièrement Outlook et de maîtriser les fonctionnalités de base.

• Transposer et mettre en œuvre dans Outlook les principes d'une gestion efficace de son temps.
• Renforcer son efficacité individuelle et collective en exploitant au mieux les fonctionnalités avancées d'Outlook.

Points forts

• Une formation directement opérationnelle : les participants prennent en compte leur mode de fonctionnement et leurs propres contraintes pour définir une organisation adaptée à leurs besoins.
• Une formation concrète et pratique : les outils et la méthode proposés sont opérationnels et simples à mettre en œuvre.
• Trois modules e-learning : en complément du présentiel, des modules d'auto-formation à distance apportent des éléments de réflexion sur la gestion du temps et la rédaction d'un mail et permettent de progresser plus rapidement.