Formation : Maîtriser Outlook 2010

1 Personnaliser Outlook

• Paramétrer les options de sa messagerie et du calendrier.
• Personnaliser l'affichage des différents modules : tris, regroupements, sélecteur de champs.
• Gérer ses favoris.

2 Gérer ses messages, organiser le classement et l'archivage

• Trier et filtrer ses messages.
• Créer des modèles de messages réutilisables.
• Collecter rapidement une information : les boutons de vote.
• Gérer ses mails pendant son absence.
• Filtrer automatiquement le courrier indésirable (Spam).
• Nettoyer sa boîte aux lettres.
• Organiser le classement de ses mails dans des fichiers de données Outlook.
• Créer des règles pour automatiser le classement.
• Paramétrer l'archivage automatique.

3 Maîtriser la gestion des pièces jointes et des liens

• Compresser pour optimiser l'envoi de fichiers lourds (zip).
• Protéger ses fichiers joints : la solution Acrobat (pdf).
• Adresser des liens hypertextes.

4 Gérer son carnet d'adresses

• Créer ses propres contacts et listes de distribution.
• Regrouper ses contacts par catégorie.
• Échanger des cartes de visite.
• Importer et exporter un groupe de contacts.
• Opérer un publipostage de ses contacts.

5 Planifier et organiser ses activités

• Créer des rendez-vous et événements ponctuels.
• Planifier des éléments périodiques.
• Transformer un mail en tâche ou en rendez-vous.
• Organiser et suivre ses tâches.
• Intégrer des rappels automatiques.
• Se créer des "pense-bêtes" : les notes.

6 Organiser le travail collaboratif

• Partager des agendas, des contacts.
• Définir les autorisations d'accès.
• Organiser des réunions : inviter les participants, gérer les modifications, les annulations.
• Utiliser un agenda de groupe.
• Déléguer et suivre des tâches.
• Créer un dossier de partage : les dossiers publics.

Pour qui

• Toute personne souhaitant maîtriser les fonctions avancées d'Outlook.

Prérequis

Il est nécessaire d'être initié à l'utilisation d'un micro-ordinateur et d'avoir une première pratique de la messagerie électronique.

• Organiser et automatiser la gestion de ses messages.
• Maîtriser l'envoi et la réception des pièces jointes.
• Gérer son agenda, ses tâches, ses contacts.
• Partager des ressources collectives.

Points forts

• Tour d'horizon complet permettant de maîtriser les fonctions avancées d'Outlook.
• Des outils concrets d'organisation et de partage d'informations pour s'entraîner.
• Le formateur donne des conseils sur les bonnes pratiques de la messagerie, un complément utile aux apports techniques.