Formation : Cycle Profession Assistante

Partie 1 : EXCELLER DANS SON MÉTIER D’ASSISTANTE (2 jours)

1 Collaborer efficacement avec le manager et l’équipe

• Comprendre les enjeux et les attentes de son manager.
• En déduire les prestations attendues de la fonction d’assistante.
• Connaître les bases du management au quotidien.
• Être un appui au management de l’équipe.

2 Définir l’excellence professionnelle de l’assistante

• Être au clair avec ses missions d’assistante.
• Faire le point des compétences et comportements nécessaires.

3 Être proactive et force de proposition

• Agir dans un environnement complexe : gérer les contradictions, les contretemps, les imprévus.
• Résoudre des problèmes d’organisation.
• Innover, trouver des solutions fiables au moindre coût.

4 Développer son excellence relationnelle

• Réaliser l’autodiagnostic de son style de communication : identifier ses points forts et ses pistes de progrès.
• Identifier le style de personnalité dominant de son interlocuteur.
• Adapter son mode de communication selon l’interlocuteur.

5 Consolider les acquis pendant l'intersession

Module(s) e-learning à distance (30 mn)

Assertivité : connaître son profil.

Construire et exploiter un budget.

Partie 2 : DÉVELOPPER SES SAVOIR-FAIRE SPÉCIFIQUES D'ASSISTANTE (2 jours)

1 Argumenter efficacement

• Élaborer son argumentaire.
• Anticiper les objections.
• Trouver un compromis réaliste.
• Développer son esprit d’à propos.

2 Prendre la parole en réunion

• Surmonter son trac.
• Gagner en confiance.
• Bien préparer et structurer son intervention.
• Réussir sa prise de parole.

3 Réussir ses synthèses : notes, bilan, étude de dossiers

• Aborder la synthèse avec méthode.
• Repérer et sélectionner l’essentiel de l’information.
• Restituer l’information utile de façon structurée.

4 Consolider les acquis pendant l'intersession

Module(s) e-learning à distance (30 mn)

Faire le diagnostic de sa gestion du temps.

Gérer son stress.

Partie 3 : RENFORCER SES COMPÉTENCES DE GESTIONNAIRE (2 jours)

La gestion des Ressources Humaines

1 Assurer efficacement la gestion quotidienne du personnel

• Accueillir le salarié lors de son embauche :
  • livret d’accueil,
  • formalités…
• Connaître les limites de la durée du travail afin de bien contrôler les relevés d’heures.
• Gérer les congés payés (acquisition, planning, gestion des soldes…).
• Renseigner les salariés concernant le congé paternité, maternité et les congés événements familiaux.
• Suivre les heures de délégation des représentants du personnel.

2 Assister le manager dans la gestion des Ressources Humaines

• Entretiens annuels ou professionnels : comprendre l’importance de ces entretiens dans la gestion RH.
• Organiser un planning rigoureux et transmettre les comptes-rendus à la DRH.
• Formation professionnelle, bien comprendre la différence entre :
  • plan de formation,
  • droit individuel à la formation,
  • bilan de compétences,
  • congé individuel de formation.
• Suivre le plan de formation de son unité en lien avec le service formation.

La gestion des chiffres

3 Comprendre les données de gestion d’une entreprise

• Les contraintes de gestion d’une entreprise.
• Le rôle, la finalité et l’utilité des outils de gestion.

4 Contribuer à la réalisation des budgets et tableaux de bord

• Principes et méthodologies de construction.
• Formaliser les données : tableaux, graphiques.

5 Approfondir, s'entraîner et compléter la formation en salle

Module(s) e-learning à distance (30 mn)

Préparer et structurer une présentation à l'oral.

Pour qui

• Assistante qui souhaite valider et renforcer ses compétences.
• Secrétaire expérimentée souhaitant évoluer vers la fonction d'assistante.

Prérequis

Cette formation ne nécessite pas de prérequis.

• Professionnaliser et valoriser son métier d’assistante.
• Mieux s’affirmer dans son poste.
• Répondre aux attentes de l’entreprise, du manager et de l’équipe.
• Développer un relationnel de haute qualité.
• Renforcer son rôle de gestionnaire :
  • comprendre les données de gestion d’une entreprise et contribuer à la réalisation des budgets et tableaux de bord,
  • assister le manager dans la gestion des Ressources Humaines.

Points forts

• Une validation des acquis et une valorisation des compétences par la certification, au choix du participant.
• Le cycle est l'occasion de rompre l'isolement de votre fonction, d'échanger sur vos pratiques et d'élargir votre réseau professionnel.
• Des entraînements réguliers pour s'approprier les méthodes.
• Les modules e-learning inclus dans ce cycle permettent de compléter les acquis de la formation.
• Deux modules e-learning sur la gestion du stress et du temps permettent à l’apprenant d’aborder des compétences supplémentaires sur les grandes missions de l’assistante acquises durant la formation en présentiel.

Pour aller + loin...

Nous vous conseillons de suivre, après cette formation : La Process Communication (PCM), "Spécial assistantes" et Assistante, prenez conscience de votre force de persuasion .