Formation : Cycle Profession Secrétaire

Partie 1 : S'ORGANISER, GAGNER DU TEMPS ET CLASSER (2 jours)

1 Situer la fonction de secrétaire

• Définir son rôle, ses missions.
• Identifier les compétences à mettre en œuvre dans sa fonction.

2 Organiser ses activités

• Suivre plusieurs activités simultanées.
• Organiser les réunions, les déplacements.

3 Prendre ou passer le "relais" à une collègue

• S'accorder sur des pratiques communes.
• Créer le guide des procédures "secrétariat".

4 Coopérer en équipe

• Établir des relations de partenariat.
• Aborder de façon constructive les situations conflictuelles.

5 Classer avec méthode

• Utiliser la méthode adaptée aux besoins des utilisateurs.
• Connaître les règles en matière de conservation de documents.
• Mettre en place un plan de classement évolutif.

6 S'organiser avec la micro-informatique

• Organiser le classement électronique des documents.
• Élaborer des applications communes :
  • base de gestion documentaire ;
  • planning ;
  • enregistrement du courrier ;
  • gestion des adresses…

7 Consolider les acquis p-endant l'intersession

Module(s) e-learning à distance (30 mn)

Écrire sans erreur.

Rédiger vite et bien.

Partie 2 : MAÎTRISER LES ÉCRITS PROFESSIONNELS (2 jours)

1 Viser le zéro faute

• Échapper aux "pièges" courants de l'orthographe :
  • les règles du pluriel ;
  • des majuscules ;
  • les bizarreries du français.
• Maîtriser les règles de grammaire "sources d'erreurs" les plus fréquentes :
  • les participes passés ;
  • les accords…

2 Rédiger lettre, e-mail, fax

• Structurer ses écrits et gagner du temps.
• Soigner le style.

3 Réaliser des comptes rendus simples

• Prendre des notes.
• Structurer et rédiger le compte rendu.

4 Bien présenter les écrits : lettres, présentations, comptes rendus

• Maîtriser les règles fondamentales de présentation des documents.

5 Consolider les acquis pendant l'intersession

Module(s) e-learning à distance (30 mn)

Rédiger un compte-rendu de réunion.

Les clés de la communication par téléphone.

Partie 3 : BIEN COMMUNIQUER EN FACE-À-FACE ET AU TÉLÉPHONE (2 jours)

1 Communiquer efficacement

• Écouter, proposer, être assertif.
• Recevoir une directive et créer la confiance.
• Savoir exposer des informations et prendre la parole en public.

2 Les bonnes pratiques téléphoniques

• Faire bonne impression.
• Traiter l'appel avec amabilité, concision et rigueur.
• Conclure l'entretien.

3 Prendre un message efficace

• Utiliser les techniques de questionnement.
• Prendre des notes pertinentes.

4 Gérer les appels difficiles

• Savoir filtrer et faire barrage.
• Gérer les interlocuteurs mécontents, insistants.

Pour qui

• Secrétaire débutante.
• Toute personne en reconversion au secrétariat.

Prérequis

Cette formation ne nécessite pas de prérequis.

• Maîtriser les techniques indispensables à l'exercice du secrétariat aujourd'hui.
• Adopter d'emblée un comportement professionnel.
• Développer l'autonomie et la confiance en soi.
• Les acquis du cycle sont centrés sur :
  • le positionnement du rôle de la secrétaire ;
  • l'acquisition des compétences clés : . organisation, . gestion du temps, . classement, . expression écrite et orale.

Points forts

• Un cycle complet et certifiant pour prendre en main un poste de secrétaire.
• Une pédagogie active qui développe la confiance en soi et l'esprit d'analyse et de synthèse.
• Une formation basée sur l’alternance de plusieurs modalités pédagogiques :
  • des modules e-learning enrichissent la partie présentielle ;
  • un format d’apprentissage qui favorise le rythme de l’apprenant et s’inscrit dans la durée.
• Une documentation complète et pratique est remise à chaque module.
• Une clé USB offerte pour retrouver en un clic des modèles de documents et de tableaux.

Pour aller + loin...

Nous vous conseillons de suivre, après cette formation : Assistant(e) d'équipe et Assistante de direction .