Formation : Secrétaire-Assistante

1 Clarifier les missions de la secrétaire

• Situer le poste de la secrétaire et sa contribution à la marche du service.
• Identifier les attentes du manager et de l'équipe.

2 Optimiser son organisation pour gagner du temps et gérer les priorités

• Faire le point de son organisation personnelle.
• Mettre en place des outils pour bien organiser son travail.
• Appliquer les principes d'une bonne organisation.
• Gérer les priorités.
• Anticiper et planifier les activités dans le temps.
• Tirer profit de la messagerie.

3 Traiter et diffuser l'information

• S'organiser pour que l'information circule bien.
• Créer de bons outils de suivi et de relance.
• Traiter rapidement un volume important d'e-mails.
• Analyser les critères d'un bon classement.
• Choisir la méthode de classement la mieux adaptée.
• Classer avec méthode pour faciliter l'accès aux dossiers.
• Élaborer le plan de classement.

4 Rédiger efficacement e-mails, lettres et notes

• Adopter les principes de base d'un écrit utile.
• Écrire : pourquoi, quand, pour dire quoi ?
• Rédiger des e-mails, des lettres et des notes.
• Maîtriser les principes de présentation des documents.

5 Développer son aisance relationnelle en toute situation

• Garantir la qualité des contacts téléphoniques.
• Jouer pleinement son rôle d'interface en tant que secrétaire.
• Relancer les messages.
• Faire passer les demandes.
• Gérer les interlocuteurs ou les situations difficiles.

Pour qui

• Secrétaire souhaitant dynamiser sa fonction.

Prérequis

Il est conseillé d'être en poste depuis 2 ou 3 ans.

Pour les secrétaires débutantes, se reporter au Cycle métier "Profession Secrétaire" (réf. 1428).

• Développer son efficacité dans son métier de secrétaire-assistante.
• Renforcer ses compétences dans les missions clés de la secrétaire : s'organiser, gérer l'information, rédiger et communiquer.
• Faire le point sur son métier pour donner un nouvel élan à sa carrière.
• Remettre en cause ses habitudes de travail.
• Enrichir ses pratiques et bénéficier de l'expérience des autres secrétaires.

Points forts

• Une formation concrète. Des outils, des astuces pratiques pour renforcer son efficacité.
• Une pédagogie participative. Travaux en sous-groupe autour d'études de cas ou de situations proposées par les participants.
• Des outils pour poursuivre la formation : des fiches de synthèse pour mémoriser facilement les points clés de la formation ; une clé USB offerte pour reprendre tous les exercices et documents types.

Pour aller + loin...

Nous vous conseillons de suivre, après cette formation : Gagner du temps, s'organiser et gérer les priorités et Classer utile, classer rapide, classer efficace .