Formation pratique des assistant(e)s du service Export

Partie 1 : OPTIMISER LE SUIVI COMMERCIAL DES CLIENTS ET DES INTERMÉDIAIRES À L'INTERNATIONAL (3 jours)

1 Situer le nouveau rôle de l'assistant(e) Export

• Les différentes phases de l'activité Export : les étapes clés du développement à l'international.
• Gérer les relations avec les filiales, les fournisseurs.
• L'ADV, point de jonction entre l'entreprise et les clients.
• S'adapter au contexte interculturel : les erreurs à éviter, les comportements à éviter.

2 Élaborer l'offre commerciale, établir les cotations

• Différence entre offre et réponse à un appel d’offres.
• Éléments indispensables d'une offre pro forma.
• Calcul du prix de vente selon l'Incoterm 2010 retenu.
• Connaître la fonction des cautions bancaires exigées par les acheteurs.
• Éléments juridiques des contrats internationaux.

3 Suivre efficacement l'activité des clients à l'international

• Les sources d'information qui font gagner en efficacité.
• Fichier clients : prendre du recul, analyser les informations utiles, alerter.
• Repérer les ratios significatifs. Créer des outils d'analyse adaptés pour suivre l'activité des agents ou des distributeurs.
• Les tableaux de bord de l'activité commerciale : savoir présenter les données chiffrées.

4 Contribuer à l'action commerciale à l'étranger

• Collecter les éléments nécessaires à une étude de marché.
• Comprendre le statut des interlocuteurs : clients directs, agents, distributeurs...
• Le dispositif d'aide à l'export et les ressources d'Internet : les principaux sites utiles.
• Comprendre l'intérêt et le fonctionnement de l'assurance prospection.
• Organiser un salon : choix, check-list, logistique, carnet ATA, fiche prospect.
• Préparer un voyage de prospection.

Partie 2 : GÉRER EFFICACEMENT LES COMMANDES EXPORT (3 jours)

1 Mettre en place un dossier Export

• Le planning des tâches.
• Les documents d'un dossier Export.
• La check-list de circulation d'informations.

2 Optimiser les procédures douanières

• La douane dans les échanges grand Export.
• Les codes douaniers : astuces pour les trouver rapidement.
• Les principales rubriques du nouveau DAU.
• Les échanges intracommunautaires.
• Les rubriques de la Déclaration d'Échanges de Biens.
• Les régimes spéciaux.
• Les procédures de dédouanement.
• Les principes de la TVA.

3 Gérer le transport international : la maîtrise des coûts et de la sécurité

• Recherche et choix d'un transitaire : les outils et les astuces qui font gagner du temps.
• Les spécificités de titres de transport : B/L, LTA...
• Les éléments constitutifs d'une offre de transitaire.
• La gestion des avaries et les recours possibles.
• Savoir dialoguer avec son transitaire.

4 Maîtriser les techniques de paiement et les garanties internationales

• Obtenir des renseignements de solvabilité.
• Les modes de paiement : virement, Bill of exchange, CAD...
• La gestion efficace du crédit documentaire version 2007 RUU 600.
• Les INCOTERMS 2010 : évaluer les coûts et les risques.
• Risque de change et risque de crédit.
• Proposer la lettre de crédit stand-by.
• Comprendre et gérer un dossier d'assurance crédit de la COFACE.

Partie 3: GAGNER DU TEMPS ET GÉRER LES PRIORITÉS (3 jours)

1 Appliquer les principes d'une bonne organisation

• Analyser l'utilisation de son temps et sa relation au temps.
• Faire le point de son style d'organisation.
• Remettre en cause ses habitudes.
• Transformer les 10 lois inexorables du temps en atouts.

2 Utiliser les outils efficaces pour bien gérer son travail

• S'appuyer sur les outils classiques : agenda, différents types de trieurs, planning, bible de poste, check-list.
• Tirer profit des outils informatiques : messagerie, agenda électronique.
• Adapter Outlook à son organisation.
• Se protéger des "croque-temps".
• Gérer les interruptions et les imprévus.

3 S'organiser avec l'équipe

• Faciliter l'accès aux informations.
• Mettre en place des règles de travail avec les utilisateurs.
• Clarifier les missions de son service et de son poste pour une meilleure valeur ajoutée.
• Prévenir l'urgence pour la gérer.
• Mieux communiquer avec ses interlocuteurs étrangers.
• Savoir dire oui, oser dire non lorsque c'est nécessaire.
• Trouver des compromis satisfaisants pour tous.

4 Gérer son stress

• Comprendre les mécanismes du stress.
• Découvrir les attitudes face à la gestion du temps.
• Acquérir des outils pour faire face.

Pour qui

• Assistant(e) commerciale, assistant(e) Export, assistant(e) gestion clientèle Export, technico-commercial sédentaire, secrétaire Export qui contribue au développement international de l'entreprise.

Prérequis

Avoir déjà une première expérience dans la gestion de clients à l'international.

Acquérir et maîtriser les derniers outils de gestion des opérations de commerce international.

Optimiser sa connaissance de soi et la maîtrise de son organisation.

• Acquérir de l'autonomie pour gérer et suivre efficacement un portefeuille clients à l'export.
• Optimiser la gestion des affaires en conciliant excellence de qualité administrative et maîtrise des coûts.
• Prévenir les impayés et réduire les coûts des litiges internationaux.
• Devenir le relais efficace du responsable de zone ou du responsable Export.

Points forts

• Formation résolument pratique : tout au long de la formation, les participants s'entraînent à gérer des opérations Export. À chaque étape du process :
  • ils découvrent et intègrent des outils d'organisation et de gestion ;
  • ils apprennent à utiliser astucieusement des sources d'information telles qu'Internet pour gagner en temps et en coût ;
  • ils appliquent ces techniques directement sur leurs cas réels.
• Chaque participant à la formation reçoit :
  • la dernière version des sites Internet incontournables pour "l'assistant Export". Ils apportent toutes les clés d'accès pour trouver immédiatement la bonne réglementation douanière, le transitaire spécialisé sur un marché donné et suivre en temps réel son expédition ;
  • un CD-Rom comprenant la documentation de référence de la formation et une "boîte à outils" directement utilisable dès le retour en entreprise.
• Validation des acquis de formation : l'efficacité de la formation est mesurée de manière concrète et l'acquisition des connaissances indispensables pour maîtriser les opérations Export est validée.

Pour aller + loin...

Nous vous conseillons de suivre, après cette formation : Collaborateurs Export, comment développer vos compétences commerciales et Connaître la réglementation douanière et maîtriser le transport .