Maîtriser les outils et techniques du métier

Le métier d'Office Manager a aujourd'hui une place reconnue dans les entreprises. Responsable du fonctionnement d'une entreprise ou d'un service, de la coordination et de la supervision des activités, il se situe entre la fonction Assistant(e) de direction de haut niveau et celle d'un(e) responsable administratif/ve. Ce cycle de formation permet d'acquérir ou de renforcer les compétences du métier, et la certification associée apporte une valorisation de ces compétences.

Le programme de la formation

En amont, un autodiagnostic pour se situer et définir ses priorités

PARTIE 1 : Acquérir les compétences-clés du métier d'Office Manager (2 jours)

1 - Définir son rôle et ses missions d’Office Manager

  • La fonction : déterminer son positionnement et ses spécificités.
  • Les enjeux et les attentes de l’entreprise vis-à-vis de l’Office Manager.
  • Les compétences et les comportements indispensables à la tenue du poste.

2 - Accompagner le changement

  • Les mécanismes du changement : identifier les phases, définir les origines, lever les freins et les résistances.
  • Les contributions de l'Office Manager à la conduite du changement : anticiper les changements, soutenir la motivation, appliquer les principes qui aident au changement.
  • La communication : gérer les situations liées au changement.
Mise en situation

Atelier pratique : Développer ses capacités relationnelles pour s'adapter à l'autre.


PARTIE 2 : Développer ses compétences en comptabilité et gestion (2 jours)

1 - Connaître l'essentiel de la comptabilité

  • Le rôle et le fonctionnement de la comptabilité en entreprise.
  • Les états financiers : s'approprier un bilan (les différents postes), cerner le compte de résultat.
  • Les opérations courantes : comptabiliser les achats et les ventes (factures, avoirs, TVA).
  • L'essentiel de l'analyse financière : les principaux ratios.

2 - Connaître l'essentiel de la gestion 

  • Le contrôle de gestion : comprendre les données de l'entreprise, analyser ces données.
  •  L'élaboration d'un budget et le suivi budgétaire :
    • faire les prévisions ;
    • collecter les informations ;
    • utiliser des outils d'élaboration et de suivi de budget.
Mise en situation

Exercices et études de cas en comptabilité et en gestion.


PARTIE 3 : Gérer le personnel et les ressources humaines (3 jours)

1 - Positionner la fonction RH de l'Office Manager

  • La fonction RH : identifier les missions, connaître les problématiques RH, identifier ses rôles en tant qu'Office Manager.
  • Les sources de droits applicables : identifier les sources de documentation indispensables au rôle RH.

2 - Maîtriser les étapes-clés du recrutement

  • La définition de fonction : élaborer une étude de poste et rédiger une définition de fonction.
  • L'offre d'emploi : rédiger une annonce (presse ou réseaux).
  •  La sélection des candidat(e)s : repérer les potentiels, détecter les compétences et mettre en œuvre une méthode de sélection.
  • L'entretien de recrutement : poser les questions adéquates selon leur utilité, mener un entretien de recrutement permettant de faire le meilleur choix possible.

3 - Développer les compétences : la formation

  • La formation professionnelle : connaître les points-clés et le cadre légal, s'approprier les différents dispositifs (bilan de compétences, plan de formation, CIF, etc.).
  • La mise en œuvre de la formation : analyser un besoin, mettre en œuvre des solutions adaptées, suivre la formation.

4 - Maîtriser les aspects légaux de la gestion du personnel

  • Les contrats : connaître les règles en matière de contrat de travail (indéterminé, déterminé, à temps partiel, contrats aidés, intérims).
  • Les temps de travail et les absences : gérer les temps de travail (durée, législation).
  • Les congés : comprendre les mécanismes, appliquer les règles, décompter les prises de congés.
Mise en situation

Mises en situation : mener un entretien de recrutement.

Mise en situation

Entraînement à la rédaction au tri des CV.


PARTIE 4 : Animer et motiver : adopter une posture managériale (3 jours)

1 - Assurer ses rôles et ses responsabilités de manager

  • Les règles d'or du management :
    • cerner les attentes de l'entreprise ;
    • développer les compétences ;
    • adopter les comportements managériaux.
  • Les comportements managériaux à mettre en place.

2 - Animer et manager

  • Les bases du management : définir les règles et fixer les objectifs.
  • Les styles de management : cerner les différents styles de management et son style préférentiel.
  • Les situations délicates : gérer les tensions et les résistances des collaborateurs.

3 - Acquérir les fondamentaux du management de projet

  • Les bases de la gestion de projet : identifier les acteurs d'un projet, rédiger ou superviser le cahier des charges.
  • L'organisation : analyser les besoins, décrire les tâches et planifier le projet.
  • La négociation : hiérarchiser les arguments du projet, présenter l'offre, mener l'entretien de négociation et conclure un accord.

4 - Accompagner la transformation digitale

  • Les outils digitaux : s'approprier la culture digitale, connaître et identifier la valeur ajoutée des outils digitaux.
  • L'accompagnement des collaborateurs : évaluer son rôle pour guider l'équipe, repérer les obstacles, élaborer une charte d'utilisation.
Mise en situation

Entraînement aux différents styles de management : les situations délicates, gérer les situations de stress.

Mise en situation

Mises en situation : piloter l'avancement d'un projet

Accès au Projet Voltaire, service en ligne de remise à niveau personnalisée en orthographe, ciblé sur vos difficultés et calé sur votre rythme. Projet Voltaire est déployé dans plus de trente établissements universitaires, et conçu avec le champion du monde d’orthographe.

La certification Voltaire, d'une durée de 2h30, donne lieu à un score entre 1 et 1000 qui peut être valorisé sur un CV.

Mise en application pratique :
  • Avant la partie 2, je construis le budget et l'exploitation des frais généraux de mon service.
Mise en application pratique :
  • Avant la partie 3, je m'entraîne aux écritures comptables.
  • Avant la partie 4, je rédige une fiche de poste en vue d'un recrutement.

Les avantages cegos

À qui s'adresse cette formation ?

Pour qui

  • Office Manager en poste ou récent dans la fonction.
  • Assistant(e) de direction, assistant(e).
  • Toute personne souhaitant évoluer vers la fonction d'Office Manager ou de se perfectionner dans les missions principales du métier.

Prérequis

  • Avoir tenu un poste d'assistante ou être en poste pour acquérir une "culture administrative et organisationnelle".

Les objectifs de la formation

  • Situer son positionnement, ses rôles et ses missions d'Office Manager.
  • Acquérir les compétences-clés du métier d'Office Manager.
  • Être un support à la conduite du changement
  • Développer ou renforcer ses compétences en comptabilité, gestion et gestion des ressources humaines.
  • Réussir ses missions de manager.
  • Maîtriser les fondamentaux du management de projet.
  • S'approprier la transformation digitale.

Certification

La Certification professionnelle FFP valide les acquis de la formation et atteste de la maîtrise d'un métier, d'une fonction, ou d'une activité.

Un accompagnement personnalisé 100% à distance :

  • 2 séances à distance d'aide méthodologique pour concevoir son mémoire et préparer sa soutenance
  • Tutorat (en option)
  • Présentation finale devant un jury

Points forts

  • Cette formation est recommandée par l'association EUMA, unique association d'assistantes de direction européennes.
  • Développez votre réseau : 4 rendez-vous avec le même groupe pour tisser des liens et échanger sur ses pratiques.
  • Une formation très complète qui permet de progresser sur les compétences principales du métier.
  • Une formation opérationnelle : vous repartez avec des outils immédiatement utilisables.
  • Chaque module de ce cycle est animé par un consultant expert qui intervient régulièrement en entreprise.

Formateurs experts

Nos responsables pédagogiques et formateurs sont des experts reconnus dans leur métier. Vous pouvez échanger avec eux sur le blog des assistantes.

Qualité des formations

Cegos est certifié AFAQ selon le référentiel ISO 9001, qualifié OPQF (qualification figurant sur la liste CNEFOP) et enregistré au Datadock.

En savoir plus

Durée : 10 jours (70 heures)
+ mise en application pratique
Référence7937
Prix4 285,00 € HT
Forfait repasParis : 190 € HT
autres villes : 170 € HT
Durée : 10 jours (70 heures)
Référence : 7937
Forfait Intra* : HT
(Prix pour un groupe de 12 personnes max) (*) En savoir plus sur le forfait Intra
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Du 26 févr. au 24 mai
20180226
Du 05 avr. au 04 juil.
20180405
Du 03 sept. au 28 nov.
20180903
Du 18 oct. au 23 janv.
20181018
Du 19 nov. au 13 févr.
20181119