Formation - Rédiger des e-mails efficaces

1 - Gagner du temps en étant méthodique

• Prendre en compte les risques potentiels de la communication par e-mail.
• Choisir quand et pourquoi préférer ou renoncer à l'e-mail.
• Être au clair avec l'objectif poursuivi en écrivant.
• Être attentif au choix des destinataires en fonction de l'objectif.

2 - Structurer l'e-mail

• Différencier la structure de l'e-mail de celle de la lettre.
• Adopter la construction en pyramide inversée.

3 - Formuler un objet efficace

• Faire le choix d'un objet précis et percutant pour retenir l'attention du lecteur.
• Appliquer les règles de formulation d'un objet efficace.

4 - Rédiger des messages qui accrochent

• Commencer les e-mails de façon à donner envie de lire la suite du message.
• Rédiger des phrases courtes et faciles à comprendre.
• Trouver le mot juste.
• Connaître les mots et expressions à éviter.
• Relire en se plaçant du point de vue du destinataire.

5 - Faire preuve de "cyber-courtoisie"

• Éviter les pièges de la cyber-communication.
• Utiliser les bonnes formules d'introduction, de conclusion et de politesse.

6 - Soigner la mise en forme

• Veiller à la lisibilité.
• Organiser le message en paragraphes clairs et aérés.
• Optimiser l'envoi des pièces jointes : les formats pdf, winzip, html, l'utilisation des serveurs FTP.