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Formation - Spécial Assistant(e)s : Gagner du temps, s'organiser et gérer les priorités

Gestion du temps : 4 talents pour une super-assistante

4,6/5
(109 avis)
  • Présentiel ou classe à distance
  • Fondamental
  • Certifiante
  • 4Real
    4REAL© est la nouvelle génération de formations Cegos : des parcours mixtes, individualisables, axés sur la transposition en situation de travail pour plus de performance
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PRESENTIEL OU CLASSE A DISTANCE
Référence
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Durée
2 jours (14h)
activités à distancecertification incluse
Prix
1 300,00 € HT
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Durée
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Cette formation est éligible au CPF : si vous souhaitez bénéficier de ce mode de financement, il vous suffit de choisir ci-dessous la ville ou la classe à distance qui vous convient. Vous serez alors redirigé pour vous inscrire sur moncompteformation.gouv.fr.

Paris | Aix-en-Provence | Bordeaux | Grenoble | Lille | Lyon | Marseille | Nantes | Nice | Rennes | Rouen | Strasbourg | Toulouse | Classe à distance

Cette formation certifiante est éligible au CPF car elle est adossée à la Certification partielle 3 : Gérer son temps et ses priorités , au sein de la certification globale : Management du changement et de la transformation . Code CPF : 236823.
Dans le cadre d’un financement de la formation par le CPF (voir onglet "Financement"), le passage de l’examen de certification à distance est requis (sans condition de réussite). L'examen est accessible dès l'issue du présentiel.

Vous êtes un(e) assistant(e) overbooké(e), stressé(e), vous avez parfois l'impression que le temps vous échappe. Tous les travaux qui vous sont confiés sont "urgents".

Vous ne vous êtes pas arrêté(e) de la journée, vous ne savez pas où votre temps est passé et vous n'avez pas géré vos priorités.

Si ces situations vous semblent familières au sein de votre métier d’assistant(e), la formation "Gagner du temps, s'organiser et gérer les priorités" est faite pour vous. Dans cette formation à la gestion du temps, vous trouverez les moyens de retrouver la maîtrise de votre fonction d'assistant(e).

Pour qui ?

A qui s'adresse cette formation ?

Pour qui

  • Secrétaire, assistant(e).
  • Assistant(e) de direction.
  • Office manager.

Prérequis

  • Aucun.
Programme

Le programme de la formation

Avant le présentiel
  • Une vidéo : "La montre et la boussole" pour adopter un nouvel angle de vue
  • Un autodiagnostic , un premier outil pour gagner du temps dans la gestion de mes mails.
Pendant le présentiel

1 - Faire le diagnostic de sa gestion du temps : l'assistant(e) super-lucide

  • Comprendre sa façon personnelle d’appréhender le temps.
  • Évaluer les risques d’éparpillement liés au poste d'assistant(e).
  • Identifier ses sources d’inefficacité et ses bonnes pratiques personnelles.
  • Évaluer ses marges de manœuvre.
Mise en situation

Exercice collectif : produire un livrable dans un temps limité en contexte de sollicitations.

2 - Gérer ses priorités : l'assistant(e) super-efficace

  • Clarifier les attentes du manager et de l'équipe.
  • Identifier les priorités de sa fonction d'assistant(e) pour une réelle valeur ajoutée.
  • Distinguer l'urgence de l'importance et bâtir sa matrice des priorités.
Mise en situation

Exercice d'application : démêler les priorités d'une liste chargée.

3 - Appliquer les méthodes et outils de la gestion du temps : l'assistant(e) super-organisé(e)

  • Maîtriser les 5 leviers d'une organisation efficace.
  • Utiliser la méthode LIMITER pour faire l'essentiel en cas de surcharge.
  • Exploiter les ressources de la messagerie et de l'agenda électronique.
  • Créer ses propres outils pour organiser efficacement son travail d'assistant(e).
Mise en situation

Exercice d'application : trouver des solutions concrètes pour optimiser son emploi du temps.

4 - Gérer son temps en relation avec le manager et l'équipe : l'assistant(e) super-affirmé(e)

  • Faciliter l'accès aux informations pour favoriser l'autonomie de l'équipe.
  • Gérer les imprévus, les interruptions et savoir dire non lorsque c'est nécessaire.
  • Proposer de manière diplomatique des règles de fonctionnement efficaces pour tous.
Mise en situation

Simulations : proposer des solutions d'organisation pérennes à son entourage.

Après - Mise en œuvre en situation de travail - AFEST compatible
  • Un programme de renforcement pendant 4 semaines pour m'aider à tenir mes résolutions et mes priorités.
  • Un module e-learning : "Gestion du temps : savoir dire non aux sollicitations importunes".
  • Un module d'entraînement : "Se libérer de la surcharge de travail".

Evaluation

  • Évaluation des compétences à certifier via un questionnaire en ligne intégrant des mises en situation (40 minutes).
Objectifs

Les objectifs de la formation

  • Optimiser son organisation.
  • Privilégier les tâches essentielles de sa fonction.
  • Gérer les priorités et les imprévus.
  • Tirer le meilleur parti des outils.
  • S'affirmer pour mieux s'organiser.
Certificat

Certificat

  • Évaluation des compétences à certifier via un questionnaire en ligne intégrant des mises en situation (40 minutes).
Points forts

Les points forts de la formation

  • 4REAL© est la nouvelle génération de formations Cegos.
  • Le + digital : des modules d'entraînement pour m'exercer à gérer les sollicitations en préservant mes priorités. Des outils simples à partager avec mon entourage professionnel. Une activité personnalisée à mes enjeux permettant de transposer en situation de travail.

Formateurs experts

Nos responsables pédagogiques et formateurs sont des experts reconnus dans leur métier. Vous pouvez échanger avec eux sur le blog des assistantes .

Qualité des formations

Cegos est certifié AFAQ selon le référentiel ISO 9001, qualifié OPQF (qualification figurant sur la liste CNEFOP) et enregistré au Datadock.
En savoir plus

Financement

Les solutions de financement

OPCO et financement de la formation

Les opérateurs de compétences (OPCO, ex-OPCA) travaillent avec Cegos depuis de nombreuses années. Leurs missions évoluent depuis janvier 2019 grâce à la loi "Avenir professionnel". Toutefois, plusieurs dispositifs de financement sont accessibles selon les critères de prise en charge de chaque OPCO.

Pour plus d’information, une équipe de gestionnaires spécialisée vous accompagne dans le choix de vos formations et la gestion administrative.

En savoir plus sur les OPCO.

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En savoir plus sur le CPF.

Avis

Les avis sur la formation

4,6
Note de la formation
73%
21%
4%
0%
2%

R. Delphine

13/09/2021
5/5

Très intéressante et enrichissante, merci à Angélique pour sa disponibilité

A. M

26/04/2021
5/5

J'avais beaucoup de doute quand à l'utilité de cette formation et au final je suis plus que ravie. J'ai pu faire un constat de ma situation actuelle, appréhender mes faiblesses et mes qualités...Cette formation vous permet de prendre de la hauteur afin de mieux faire le point sur votre situation, mais elle vous communique également les outils qui vous sont nécessaires pour progresser dans un nouvel environnement de travail plus harmonieux.

R. Margaux

19/04/2021
4/5

Très intéressant, formatrice au top que ce soit dans la formation ou les conseils. ..Les échanges entre les participants sont très intéressant.

Dates et villes

Mise à jour le 23/09/2021

Trier par:

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    Nous réalisons 95% des sessions garanties.
    Il est possible que, pour des raisons pédagogiques, nous estimions que la session ne peut-être maintenue, nous vous proposerons alors de vous reporter sur une autre date à distance ou dans une ville proche.

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    20, rue de la Victoire
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Les avantages CEGOS

250 000 stagiaires
formés chaque année

95% de maintien de sessions garanties

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Habilitation consultants
formateurs

Les 1000 formateurs Cegos sont recrutés, formés et supervisés selon un processus Qualité d'habilitation spécifique. Trois éléments clés :


  • Expertise dans un métier, un domaine professionnel
  • Formation aux outils pédagogiques,
  • Supervision systématique par nos responsables pédagogiques.

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