Connaissez-vous Doodle ? Il s’agit d’un petit utilitaire bien pratique et simple d’utilisation qui permet d’organiser des réunions. Outlook permet la même chose, me direz-vous. Pas tout à fait, comme vous allez voir. De plus, Doodle présente l’avantage de pouvoir être utilisé avec des personnes extérieures à l’entreprise ou ne disposant pas d’agenda électronique.
J’ajouterai qu’il est gratuit et disponible sur Internet. Vous pouvez l’utiliser aussi bien pour les réunions professionnelles que personnelles.
Le principe de fonctionnement
Le principe consiste à proposer plusieurs créneaux possibles (dates et heures) aux participants à la réunion. Ces créneaux apparaissent sous forme de tableau. Chaque participant indique sa disponibilité pour chacun des créneaux proposés. Le ou les créneaux disponibles apparaissent alors. Ceux et celles qui ont une certaine expérience de l’assistanat reconnaitront le fameux tableau qui permet depuis toujours d’organiser des réunions avec plusieurs participants.
Créer et envoyer les invitations
Il faut tout d’abord se connecter à l’adresse suivante : http://doodle.com/?locale=fr .
Il faut ensuite créer l’invitation (ce que Doodle appelle « créer un sondage »). Pour cela, on indique :
- Le titre et le lieu de la réunion, ainsi qu’une description (le lieu et la description sont facultatifs).
- Le nom et l’adresse mail de l’organisateur. Vous recevrez un lien par mail qui vous permettra de suivre les réponses.
- Les jours et heures proposés. On peut indiquer des plages horaires et pas seulement l’heure de début de la réunion.
Deux possibilités pour envoyer l’invitation :
- Doodle envoie l’invitation. Dans ce cas, il est nécessaire de se créer un compte Doodle.
- Vous envoyez vous-même l’invitation. Dans ce cas, il est inutile de se créer un compte Doodle. Vous recevez un mail contenant un lien que vous transférez à vos participants.
Répondre à l’invitation
Les participants reçoivent le lien dans leur boite aux lettres. Il suffit de cliquer sur le lien pour afficher le tableau suivant, puis de cocher leurs disponibilités.
Suivre les réponses et confirmer la date
Lors de la création de l'invitation, Doodle vous adresse un mail avec un lien qui vous permet de suivre les réponses. Vous êtes également informé de chaque réponse.
Deux dates permettent de réunir toutes les personnes. Il ne vous reste plus qu'à choisir la date définitive et à la communiquer aux participants.
