Former plus et mieux avec un budget optimisé

Laurent ReichConsultant senior

Dans un contexte économique de plus en plus tendu, pour accompagner la performance de l’entreprise, la formation doit répondre à des enjeux économiques, opérationnels et pédagogiques de plus en plus nombreux. L’offre doit être revisitée pour gagner en efficacité et souplesse.

En période de croissance, les entreprises forment plus leurs salariés. Ainsi ces dernières années, de nombreuses organisations ont lancé des actions de formations sans forcément prendre le temps de s’interroger sur leur offre formation. Le plus souvent, celle-ci s’est développée au fil des demandes des différentes directions avec comme réflexe entretenu « chez moi, c’est très spécifique ». Conséquence aujourd’hui : il n’est pas rare d’avoir des catalogues formations de 2000 à 5000 voire 10.000 titres qui sont devenus des « mille-feuilles pédagogiques » avec beaucoup trop de doublons et pas assez de remises en cause.

Sous la pression conjuguée de la crise économique et des demandes de formation exprimées par les nouvelles générations, des entreprises de premier plan souhaitent  proposer une nouvelle offre modernisée qui conjuguent les 3 facteurs qualité, quantité et coût : autrement dit « former plus et mieux avec un budget optimisé ».

Former plus et mieux avec un budget optimisé

Optimiser les budgets formation

Si la durée des formations a baissé de 11% depuis les années 2000 ce n’est pas suffisant pour les entreprises.

En effet, certaines directions « formation » doivent à l’heure actuelle faire face à des demandes de leur DG ou DRH de diminuer leur budget de l’ordre de 20 à 30%. Leur premier réflexe est alors de revoir leur catalogue pour supprimer les stages à faible audience et fusionner ceux qui sont proches en contenus. Mais, dans la plupart des cas, il va falloir aller rechercher des gains supplémentaires en innovant sur le plan pédagogique. Les parcours « multimodaux » deviennent alors incontournables.

Aligner formation et performance opérationnelle

Une offre formation se doit d’être alignée sur la stratégie de l’entreprise. Lorsque nous étudions un catalogue formation chez nos clients, nous observons dans plus de 50% des cas, des stages qui n’ont pas d’objectifs opérationnels. Engager un chantier de refonte, c’est l’occasion de s’assurer de l’alignement des stages avec la stratégie de l’entreprise, de bâtir des systèmes d’évaluation et d’orienter les managers sur le développement de leurs collaborateurs.

Les investissements « formation » étant de plus en plus regardés à la loupe, il est nécessaire d’anticiper en proposant des systèmes de mesure de la « performance formation ».

Standardiser les pratiques pédagogiques

Les entités opérationnelles demandent de construire une réponse « formation » de plus en plus rapidement,  pour coller aux besoins « terrain » des techniciens, des commerciaux et des managers. On parle de « Time to competencies ».

Or aujourd’hui, le cycle de conception des équipes pédagogiques internes est lent car en général le concepteur va tout refaire : il est donc important de développer une culture de la « réutilisation ».

La solution qui a déjà été mise en place dans plusieurs entreprises, c’est une approche « industrielle » qui consiste à déterminer des standards (briques pédagogiques), construire des banques de modèles (slide type, bibliothèque de techniques pédagogiques, illustration graphique type, modèles d’exercices, d’études de cas, de grille d’observation…) et mettre en place des bonnes pratiques de conception (formalisation de toutes les activités on-the-job pour garantir une même qualité de déploiement, concentration sur les situations métiers récurrentes, plutôt que le traitement exhaustif, qui permet de travailler plus en profondeur les compétences clés de l’apprenant).

Ainsi la qualité de production pédagogique est plus homogène d’un concepteur à l’autre et ces derniers peuvent concentrer leur créativité pour apporter plus de valeur ajoutée.

Moderniser le format pédagogique

La formation reste en général dans un format pédagogique trop académique avec peu d’utilisation de techniques actives mettant l’apprenant en situation au plus proche de la réalité terrain de son métier.

Sous la pression des nouvelles générations habituées aux travaux collaboratifs, à l’utilisation des réseaux sociaux, les attentes ont évolué : une forte demande s’exprime en faveur de plus de technologies, plus d’interactivité et plus d’échanges. Relire l'article de Mathilde sur les usages du web 2.0.

La variété des modalités de formation (présentiel, e-learning, on-the-job,…) permet d’apporter sous différents formats le même contenu, en adéquation avec les attentes pédagogiques des stagiaires.

Les wikis se développent pour partager les bonnes pratiques, la messagerie instantanée pour mettre en place des coaching à distance, les blogs pour stimuler les échanges et l’innovation, les podcast pour revoir à son rythme une formation ou écouter des avis d’experts.

Les outils de réseaux sociaux (twitter, flickr,…), de plus en plus présents dans le quotidien personnel des collaborateurs, sont très performants pour dématérialiser une partie de l’information (bonnes pratiques, avis d’expert,…) en s’inscrivant dans une très forte dynamique d’échanges.

Les clients les plus matures ou les plus motivés projettent de transformer leur modèle pédagogique vers 30% de présentiel, 30% de e-learning et 30% on-the-job.

Orienter l’entreprise vers une organisation apprenante

Revisiter son offre formation, c’est l’opportunité d’engager toute l’entreprise dans une nouvelle façon de voir le développement des compétences : plus proche du terrain, en mobilisant les seniors et les experts pour accompagner les nouveaux embauchés et en responsabilisant les apprenants sur leur développement.

La création de parcours sous forme de briques pédagogiques permet d’individualiser les parcours en fonction du niveau des apprenants (formation initiale, perfectionnement, expertise), de leurs besoins qui diffèrent en fonction de leurs statuts (CDI, CDD, intérimaire) ou de l’actualité de leur entreprise (lancement nouveau produit, nouvelle organisation, nouveaux outils …).

L’apport du 2.0 va changer profondément la formation en créant des portails du type agrégateurs de contenus à l’image de Netvibes, les apprenants devenant pleinement acteur de leur formation. Relire l'article de Mathilde Apprendre au Travail.

Au final, la formation ne se limite plus à l’action ponctuelle qu’est une formation présentiel mais à un apprentissage continu dans le temps avec accès à de nombreuses modalités pédagogiques.

Je reviendrai dans les prochaines semaines sur les principales idées clés de cet article.

Ecrit par
Laurent Reich
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