Formation - Spécial Assistant(e)s : Gagner du temps, s'organiser et gérer les priorités

Gestion du temps : 4 talents pour une super-assistante Formation best Formation pour maîtriser un métier ou acquérir une compétence, un savoir-faire.

  • Formation mixteFormation alternant le présentiel et les modalités à distance pour renforcer son efficacité.
  • Enjeu : Acquérir les fondamentaux

Vous êtes un(e) assistant(e) Overbooké(e), stressé(e), vous avez parfois l'impression que le temps vous échappe. Tous les travaux qui vous sont confiés sont "urgents".

Vous ne vous êtes pas arrété(e) de la journée, vous ne savez pas où votre temps est passé et vous n'avez pas géré vos priorités.

Si ces situations vous semblent familières au sein de votre métier d’assistant(e), la formation "Gagner du temps, s'organiser et gérer les priorités" est faite pour vous. Dans cette formation à la gestion du temps, vous trouverez les moyens de retrouver la maîtrise de votre fonction d'assistant(e).

Le programme de la formation

En amont, un questionnaire d’auto-positionnement

pour se situer et définir ses priorités

1 - Faire le diagnostic de sa gestion du temps : l'assistant(e) super-lucide

  • Comprendre sa façon personnelle d’appréhender le temps.
  • Évaluer les risques d’éparpillement liés au poste d'assistant(e).
  • Identifier ses sources d’inefficacité et ses bonnes pratiques personnelles.
  • Évaluer ses marges de manœuvre.
Mise en situation

Exercice collectif : produire un livrable dans un temps limité en contexte de sollicitations.

2 - Gérer ses priorités : l'assistant(e) super-efficace

  • Clarifier les attentes du manager et de l'équipe.
  • Identifier les priorités de sa fonction d'assistant(e) pour une réelle valeur ajoutée.
  • Distinguer l'urgence de l'importance et bâtir sa matrice des priorités.
Mise en situation

Exercice d'application : démêler les priorités d'une liste chargée.

3 - Appliquer les méthodes et outils de la gestion du temps : l'assistant(e) super-organisé(e)

  • Maîtriser les 5 leviers d'une organisation efficace.
  • Utiliser la méthode LIMITER pour faire l'essentiel en cas de surcharge.
  • Exploiter les ressources de la messagerie et de l'agenda électronique.
  • Créer ses propres outils pour organiser efficacement son travail d'assistant(e).
Mise en situation

Exercice d'application : trouver des solutions concrètes pour optimiser son emploi du temps.

4 - Gérer son temps en relation avec le manager et l'équipe : l'assistant(e) super-affirmé(e)

  • Faciliter l'accès aux informations pour favoriser l'autonomie de l'équipe.
  • Gérer les imprévus, les interruptions et savoir dire non lorsque c'est nécessaire.
  • Proposer de manière diplomatique des règles de fonctionnement efficaces pour tous.
Mise en situation

Simulations : proposer des solutions d'organisation pérennes à son entourage.

5 - Activités à distance

  • Pour s’entraîner sur des sujets abordés en formation : un module e-learning "Gestion du temps : savoir dire non aux sollicitations importunes".
  • Pour illustrer un apport de connaissances : un vidéocast "Gérer efficacement ses e-mails".

Évaluation du transfert des aquis pour valider la mise en œuvre en situation de travail

Les avantages cegos

À qui s'adresse cette formation ?

Pour qui

  • Secrétaire, assistante.
  • Assistante de direction.
  • Office manager.
  • Cette formation ne nécessite pas de prérequis.

Prérequis

  • Cette formation ne nécessite pas de prérequis.

Les objectifs de la formation

  • Optimiser son organisation.
  • Privilégier les tâches essentielles de sa fonction.
  • Gérer les priorités et les imprévus.
  • Tirer le meilleur parti des outils.
  • S'affirmer pour mieux s'organiser.

Points forts

Points forts

  • La seule formation dédiée aux assistantes qui aborde les deux dimensions de la gestion du temps : l'organisation (méthodes et outils) et le relationnel (comportement face aux temps et aux autres).
  • Une formation apprenante de la première à la dernière minute.
  • Pour vous aider après la formation, télécharger votre Smartpocket pour réviser à tout moment le contenu.

Formateurs experts

Nos responsables pédagogiques et formateurs sont des experts reconnus dans leur métier. Vous pouvez échanger avec eux sur le blog des assistantes.

Qualité des formations

Cegos est certifié AFAQ selon le référentiel ISO 9001, qualifié OPQF (qualification figurant sur la liste CNEFOP) et enregistré au Datadock.

En savoir plus

Avis certifiés

4.7/5
35 Avis clients
R. Clémentine
Le 18/09/2017
Très bonne formation, personnalisée en fonction de nos problématiques entreprise.
R. Florence
Le 13/07/2017
Une très bonne approche pour mettre à plat son poste et envisager les changements positifs à apporter
R. Louiza
Le 13/07/2017
Cette formation m'a permis de voir le fonctionnement du travail (avec leurs spécificités) dans d'autres secteurs d'activités...Elle m'a apporté des idées dans l'organisation de mon quotidien.
Chère Madame,
C'est avec beaucoup de plaisir que nous avons pris connaissance de votre avis et sommes ravis que cette formation vous ait apporté entière satisfaction.
Nous vous remercions de votre fidélité,
Bien cordialement,
Corinne
Direction Qualité Groupe Cegos
Afficher plus
V. Aline
Le 12/07/2017
Très vivant, groupe agréable, formatrice à l'écoute. Globalement, avis très positif sur la formation.
D. Mélanie
Le 26/06/2017
une formation utile, surtout pour les débutants.
P. Géraldine
Le 21/06/2017
Instructif et interactif
P. Laure
Le 20/06/2017
Très bonne formation même si un peu dense.
J. Amanda
Le 24/05/2017
Très utile pour moi car revue de tout ce que je suis censée savoir déjà, mais que j'ai appris " sur le tas" . La formation m'a poussé à une réflexion plus approfondie, sur les façons travailler de façon plus efficace, évitant les Diablotins et utilisant les Léviers.
M. Julia
Le 26/01/2017
Bonne formation, très instructive.
G. Myrtille
Le 25/01/2017
La formation spécial assistant (e)s : Gagner du temps, s'organiser et gérer les priorités qui s'est tenue les 23 et 24 janvier 2017 était complète et efficace. J'ai découvert des outils qui me permettent d'optimiser mon temps et de gagner en efficacité et en disponibilité.
B. Odile
Le 24/01/2017
Très concrète, très vivante, très maîtrisée
D. Edwige
Le 24/01/2017
Formation très intéressante dans le sens où elle m'a permis : ..- d'évaluer et de confirmer mes méthodes de travail en terme d'organisation et de gestion de temps..- d'identifier les mécanismes mis en place tant au niveau relationnel que méthodologique..- de visualiser l'ensemble des outils de gestion de temps et d'organisation possibles et donc de pouvoir faire un choix en fonction de son contexte professionnel
B. Flore
Le 24/01/2017
Beaucoup d'outils, intéressant mais manque de concret la première journée
G. Marie
Le 02/11/2016
très constructif
C. Sophie
Le 30/10/2016
Très intéressante, permet la réflexion sur son comportement et automatisme au travail.
P. Bénédicte
Le 28/10/2016
Très intéressante, des outils fort pratiques et un formateur dynamique
H. Sylvie
Le 28/10/2016
De bons conseils auxquels je n'avais pas forcément pensé. Cette formation est une belle séance de relaxation tout en apprenant. Nous sommes face à une personne qui nous comprend.
N. Imperatrice
Le 27/10/2016
Formation bien animée où nous sommes en éveil du début à la fin, trés agréable, à refaire
C. Christophe
Le 24/10/2016
  • Très très bien ! Nécessaire et devrait être obligatoire pour comprendre que nous ne sommes pas formé pour travailler bien. Grâce à cette formation et à l'organisation du temps de travail (entre autres) qu'elle peut induire après l'avoir suivi, j'abore mes journées de manière très différente et beaucoup plus serein !
  • M. Sophie
    Le 21/10/2016
  • très instructive avec une formatrice qui nous a parlé de ses expériences très enrichissantes.
  • A. Jessy
    Le 21/10/2016
  • Formation très bénéfique, permet de réaliser des pics de rappel, de se rendre compte de certaines habitudes que l'on peut prendre au fil des années ainsi que de s'évaluer soi-même...Formatrice très agréable et pédagogue.
  • P. Catherine
    Le 20/10/2016
  • Sujet traité en profondeur, savoir être et savoir faire
  • B. Cécile
    Le 19/10/2016
  • Très bonne formation présentant plusieurs outils à mettre en place pour la gestion du temps, applicable dans diverses situations, aussi bien professionnelles que personnelles
  • M. Noémie
    Le 18/10/2016
  • Je suis ravie de cette formation qui a été très riche aux niveau connaissances et échanges...Une formation participative avec une très bonne pédagogie.
  • B. Sandrine
    Le 18/10/2016
  • Très ludique et réaliste puisque la formatrice a vécu notre quotidien. Super formation !
  • R. Sophie
    Le 18/10/2016
  • Formation très intéressante, très vivante, elle regroupe tous les éléments indispensables pour une formation " réussie" , les supports sont synthétiques, les exercices individuel ou en groupe sont ludiques et surtout la formatrice est très intéressante dans la mesure où j'ai pu ressentir sa connaissance du métier d'assistante et la passion pour son métier de formatrice.
  • G. Josiane
    Le 03/10/2016
    Aucun commentaire
    M. Farah
    Le 03/10/2016
  • C'est la 1ère formation métier que j'ai effectué depuis que je suis à mon poste qui a été pertinente, riche et avec une Formatrice et non une informatrice, ce qui fait toute la différence
  • C. Michelle
    Le 26/09/2016
    Une formation très complète et dynamique. C'est très appréciable d'avoir une formation dédiée au métier d'Assistante.
    P. Annabelle
    Le 11/09/2016
    Formation dynamique et très bénéfique, cela permet de repérer nos " erreurs" .
    F. Laila
    Le 08/09/2016
  • PARFAIT
  • M. Françoise
    Le 07/09/2016
    Formation en parfait lien avec la réalité du terrain. Son contenu permet des échanges dynamiques entre stagiaires et entre stagiaires/formateur
    T. Raymonde
    Le 07/09/2016
    Condensée mais très interressante.
    M. Emmanuelle
    Le 07/09/2016
  • La formation m'a permis de me recentrer sur mes missions, le fait d'échangé entre assistantes d'autres Société a été un " booster" et m'a fait réalisé que mes problèmes étaient également leurs problèmes, l'animatrice m'a permis par son analyse, les cas exposés, permis de franchir certaines barrières, elle m'a bousculé pour aller plus loin afin de me recentrer.
  • J. Suzanne
    Le 07/09/2016
  • Une formation qui nous montre la possibilité de changer nos habitudes afin de pouvoir atteindre notre objectif d'organisation. ..Finalement tout dépend de NOUS !!!
  • Durée : 2 jours (14 heures)
    + activités à distance
    Référence1429
    Prix1 210,00 € HT
    Forfait repasParis : 38 € HT
    autres villes : 34 € HT
    Durée : 2 jours (14 heures)
    Référence : 1429
    Forfait Intra* :3 495,00 € HT
    (Prix pour un groupe de 12 personnes max) (*) En savoir plus sur le forfait Intra
    S'INSCRIRE EN INTERDates et villes
    Du 25 sept. au 26 sept.
    20170925
    ESPACE VICTOIRE
    20, rue de la Victoire
    75009 PARIS
    Du 09 oct. au 10 oct.
    20171009
    ESPACE VOCATION PARIS REPUBLIQUE
    22, rue René Boulanger
    75010 PARIS
    Du 16 nov. au 17 nov.
    20171116
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 04 déc. au 05 déc.
    20171204
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 18 déc. au 19 déc.
    20171218
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 05 oct. au 06 oct.
    20171005
    - VAELIA TOULOUSE
    Parc d'Activités la Plaine
    31500 TOULOUSE
    Du 14 déc. au 15 déc.
    20171214
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 02 oct. au 03 oct.
    20171002
    BURO CLUB DE VILLENEUVE D'ASCQ
    Quartier des Près
    59650 VILLENEUVE D'ASCQ
    Du 16 nov. au 17 nov.
    20171116
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 30 nov. au 01 déc.
    20171130
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 04 déc. au 05 déc.
    20171204
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 14 déc. au 15 déc.
    20171214
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 30 nov. au 01 déc.
    20171130
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 02 oct. au 03 oct.
    20171002
    MERCURE ROUEN CHAMP DE MARS
    MERCURE ROUEN CHAMP DE MARS
    76000 ROUEN
    Du 16 nov. au 17 nov.
    20171116
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Du 23 nov. au 24 nov.
    20171123
    Le lieu de formation sera indiqué environ 3 semaines avant le début de la formation pour chacune des parties.
    Plus de dates dans cette ville cette année.
    Plus de dates dans cette ville cette année.
    Plus de dates dans cette ville cette année.
    Plus de dates dans cette ville cette année.
    Plus de dates dans cette ville cette année.