Formation - Assistant(e) : les 3 missions clés du métier

1 - Gérer les priorités et tenir les délais

• Identifier sa valeur ajoutée d'assistant(e) dans l'efficacité du service.
• Pratiquer le questionnement systématique et hiérarchiser les demandes en fonction de l'importance et de l'urgence.
• Planifier et mettre sous contrôle la charge de l'équipe avec des outils de planification et de suivi.
  • En programmant les activités récurrentes ;
  • En intégrant les charges de travail des projets agiles ou classiques fournies par les chefs de projet.
• Anticiper les moments de surcharge. Négocier des délais ou adapter le niveau de contribution dans le but de limiter les RPS (Risques Psychosociaux) pour l'assistant(e) et pour l'équipe.
• Relancer avec souplesse.
• Analyser les dysfonctionnements et proposer des solutions.

2 - Faciliter le travail du manager et de l'équipe

• Identifier ce qui reste à conserver en format papier.
• Maîtriser, appliquer ou faire appliquer les durées de conservation légales.
• Classer avec méthode pour faciliter l'accès aux informations de tous.
• Rédiger des e-mails, des tchat en visio, des courriers ou des notes : utiliser les codes en vigueur, structurer le contenu et aller à l'essentiel en s'aidant de l'IA.
• Rendre ses écrits attractifs et faciles à lire (newsletter).

3 - Promouvoir l'image de l'entreprise et du service

• Servir l'expérience collaborateur.
• Être l'ambassadeur de l'entreprise ou du service à chaque contact avec les autres équipes ou l'extérieur.
• Transmettre les messages et demander avec tact.
• Relancer avec diplomatie.
• Gérer les situations délicates avec professionnalisme.