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Vous êtes souvent déçu par le résultat de vos e-mails. Vous n’obtenez pas de réponse, ou alors pas la réponse que vous attendiez. Vous avez l’impression (et dans certains cas la preuve) que votre message a été détruit avant d’avoir été lu. Pire, on vous reproche de ne pas avoir diffusé certaines infos, alors que vous l’avez bien fait. Faites le test, dans un groupe d’une vingtaine de personnes, il y a de fortes chances pour que quelques-uns vous disent : « Je n’ai jamais reçu ton mail » !
Il faut dire que votre malheureux message est en concurrence avec plusieurs dizaines (voire centaines) d’autres dans la boite aux lettres de vos correspondants. Pour lui donner toutes ses chances, je vous propose d’adopter les 5 pistes des e-mails qui percutent.
Tout d'abord, mettons-nous d'accord sur ce qu'est un e-mail qui percute. Pour moi, il s'agit d'un message qui a été ouvert, lu jusqu'au bout, compris et suivi d'effets. Autant d'obstacles qu'il va falloir franchir.
La première question à se poser est celle de la pertinence de l'envoi par messagerie de certaines informations. Quatre situations, au moins, doivent conduire à renoncer à l'utilisation de l'e-mail.
L'objectif n'est pas le sujet du message, c'est le but que l'on poursuit en écrivant. :
Une règle d'or pour être plus efficace : un seul objectif par e-mail. Si vous poursuivez deux objectifs, faites deux e-mails ou bien annoncez-le dès le début de votre message.
C'est lui qui va décider du sort de votre e-mail. Il doit décrire clairement le contenu du message ainsi que l’action attendue du destinataire, le cas échéant.
Le plan de l'e-mail n'est pas celui de la lettre. Il est guidé par les contraintes de l'outil qui nous empêchent d'avoir une vision globale du document. C'est pourquoi il est préférable de placer au début de l'e-mail l'information la plus importante. C'est la meilleure garantie qu'elle sera vue par le destinataire.
Pour mettre l'important en avant, il faut également être bref, rédiger des phrases courtes (autour de 15 mots) et employer un vocabulaire simple et précis.
L'empathie et le respect de l'autre conservent toute leur importance dans la communication par messagerie interposée. Elles prennent simplement un autre visage. Voici quelques bonnes pratiques pour cultiver la cybercourtoisie. Vous en avez certainement d'autres à citer.
Vous avez certainement des trucs à citer. Faites-nous part de vos bonnes pratiques.
Opération impossible