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L’interruption est au cœur du métier de l’assistante. Il n’est pas question pour elle de fermer sa porte à toutes les sollicitations.
Toutefois, s’il y a des interruptions qu’on peut considérer comme « normales », faisant partie du métier, d’autres sont clairement des croques-temps. Elles vont mangent indument votre temps, vous n’apportez pas de vraie valeur ajoutée à vous y consacrer.
C’est à ces dernières que je vous propose de vous attaquer.
Anticiper l’interruption, c’est faire en sorte qu’elle ne se produise pas. Voici quelques trucs cités par nos stagiaires :
Quand l’interruption se produit, une attitude peu ouverte à l’interruption, mais toujours courtoise et cordiale, aide à dissuader le visiteur de s’installer trop longtemps. On peut ainsi ne tourner que la tête vers le visiteur et pas le reste du corps.
En cas d’interruption, s’assurer que le sujet à traiter nécessite un entretien immédiat. Si oui : préciser le temps dont on dispose. Si non : indiquer une période plus propice pour rencontrer l’interlocuteur en lui expliquant l’importance du travail qu’on réalise.
Pour conclure rapidement un entretien qui s’éternise : dire « avant de terminer » ou « pour conclure » et résumer les points importants, les actions à entreprendre ;
Si je suis sollicitée pour un problème ne me concernant pas directement (décision pouvant être prise par un collaborateur par exemple) ou pour lequel quelqu’un est plus compétent que moi, je renvoie systématiquement mon interlocuteur vers cette personne.
Opération impossible