Lors d'un précédent billet, j'avais évoqué la possibilité pour certains assistants de direction d'être aussi le manager d'une équipe de collaborateurs administratifs ou d'assistantes ou secrétaires.
Marie-Luce Dubois, consultant-formateur en management chez Cegos, nous prodigue ses conseils pour bien clarifier son champ d'action afin d'assurer au mieux cette mission.
Je clarifie mon champ d’action
La fonction d’assistant auprès d’une direction peut conduire « naturellement» à coordonner les activités de secrétaires ou autres collaborateurs administratifs. Dans ce cadre, deux configurations existent, l’une plus aisée à assumer que l’autre :
• L'assistant de direction est responsable hiérarchique d’une équipe (ou d’une personne). Il assume toutes les facettes de la fonction de manager. C’est le positionnement le plus aisé pour assurer cette mission.
• L'assistant de direction est coordinateur en « fonctionnel » d’une équipe. Le ou les managers des collaborateurs coordonnés par l’assistant conservent les prérogatives du management hiérarchique. Cette seconde configuration relève quelquefois du « grand écart…
Nous vous proposons de partager quelques conseils pour cadrer cette mission afin de l’assumer pleinement, en confort et pour la satisfaction de tous.
Manager en position hiérarchique
Précisez votre « mandat » avec votre responsable hiérarchique. Quels sont votre « champ d’intervention » comme manager…et ses limites :
- pilotage au quotidien des objectifs, de la charge, des moyens d’actions ;
- animation de la vie de l’équipe ;
- cadrage, traitement des tensions et conflits ;
- entretien annuel d’évaluation et fixation des objectifs ;
- délégation de missions auprès des secrétaires ;
- remaniement du périmètre des postes de chaque personne managée…
Il s’agit de clarifier avec votre hiérarchie ce qui relève de vous en totale autonomie, ce qui sera validé avec eux avant action de votre part, ce qui demeure strictement de leur ressort.
C’est aussi l’occasion de valider l’appui qu’il peut vous apporter en cas de doute, ou de difficulté, dans un soutien à votre mission de management : cela peut prendre la forme d’un rendez-vous périodique de « supervision » lors de votre prise de fonction et pendant les mois qui vont suivre.
Pensez aussi à fixer avec lui les « faits significatifs », critères d’appréciation de votre mission de manager : sur quels éléments va-t-il apprécier le bon déroulement de votre mission ? Quantitatifs (taux de production…) ? Qualitatif (climat de l’équipe) ?
Enfin la présentation aux collaborateurs managés, effectuée officiellement en réunion et par votre hiérarchie, valide symboliquement votre rôle et pose un cadre clair à tous.
Vous pouvez toujours, après coup, faire valider un ou plusieurs de ces points…il n’est jamais trop tard pour se donner des moyens de faciliter sa mission.
Manager en position fonctionnelle
La clarification de ses zones de responsabilités, et de celles du/des responsables hiérarchiques des personnes managées est essentielle : qui fait quoi et quand ?
Par exemple, qui réalise l’entretien annuel ? Le hiérarchique, avec l’état des lieux préparé par l’assistant coordinateur ? Les deux managers ? Et, dans ce cadre, l’assistant coordinateur contribue-t-il à la fixation des objectifs, à l’attribution des moyens, au plan de progrès de la personne ?
Autre exemple : en cas de conflit, qui est référent, qui traite le conflit ?
Autant de points sensibles à communiquer à l’équipe, afin que les personnes puissent connaître leurs référents, et limiter les risques de confusions ou de « jeux » dans le flou du positionnement de chacun.
L’appui à l’assistant coordinateur par les responsables hiérarchiques des collaborateurs managés doit être sans faille. Tout désaccord se traitera en tête à tête, toute dérive dans le quotidien sur les zones de responsabilité doit être rapidement ajusté, sous peine, à nouveau, de provoquer une confusion et, au final, le sentiment d’une inutilité du rôle de coordinateur.
Dans ce fonctionnement en trio, à l’équilibre par nature « dynamique mais instable», les managers, les collaborateurs et l’assistant doivent chacun dégager un plus, une valeur pour pérenniser cette organisation : pour les managers, se dégager d’un suivi au quotidien de la répartition des priorités, de la gestion de la charge et de l’animation de l’équipe des collaborateurs. Pour les collaborateurs, un référent qui assure une équité quant à la charge de travail, à la diversité et à l’intérêt des missions, et « fluidifie » la communication entre chacun. Pour l’assistant coordinateur, l’acquisition d’une compétence managériale de suivi, cadrage, d’animation d’une équipe… Un tremplin vers le management hiérarchique !
L'auteur
Marie-Luce DUBOIS est responsable de la formation "Animer, coacher et motiver secrétaires et collaborateurs administratifs". Elle a co-écrit le livre "Tout pour bien manager votre boss" aux éditions Eyrolles.
