Créer un réseau d’assistant(e)s dans son entreprise

Christine HaracheManager Offre et Expertise assistanat et assistanat de direction Cegos

J’ai eu l’opportunité la semaine dernière d’animer une conférence au cours de la réunion bimestrielle du réseau des assistant(e)s d’un groupe industriel. Cette intervention m’a donné l’idée de rassembler les observations que j’ai faites lors de plusieurs interventions de ce type.

Mon souhait est aussi (pourquoi pas) de susciter des vocations et de donner le petit coup de pouce à celles et ceux qui ont envie de se lancer.

Les réseaux d’assistant(e)s ne sont pas si fréquents dans les entreprises. Ils sont pourtant très utiles à leurs membres. Pas seulement pour partager les best practices. Mais aussi et surtout pour gagner en visibilité, en crédibilité et en reconnaissance au sein de l’entreprise.

Dans cet article, j’ai listé les bénéfices que je vois dans la mise en place d’un réseau pour les membres comme pour les responsables du réseau. Je termine par quelques conseils pour réussir.

Partager les best practices

C’est bien souvent l’objectif premier d’un réseau : se réunir pour partager ses expériences et trucs et astuces. S’enrichir au contact des uns et des autres, gagner du temps par l’utilisation des meilleures pratiques, développer l’efficacité individuelle et collective du métier, voici quelques retombées du partage.

Le plus efficace est de pouvoir disposer d’un site Intranet pour mettre les best practices à disposition de tous. L’expérience montre que l’Intranet des assistant(e)s est utile à bien d’autres professions.

Sortir de l’isolement

En dépit de bonnes relations avec leur équipe, il arrive que les assistant(e)s se sentent très seul(e)s dans leur poste. Le réseau est une bonne occasion de rencontrer et de mieux connaitre ses pairs. Et par la suite de mieux savoir à qui s’adresser selon les cas.

La convivialité n’est pas incompatible, bien au contraire, avec l’efficacité.

Collaborer sur des projets

Collaborer sur un projet est encore la meilleure façon de faire connaissance et de faire réellement exister une équipe. On avance ensemble sur quelque chose de concret et on va ensemble dans la même direction.

Il peut s’agir de projets créés à l’initiative du réseau comme de projets qui lui sont confiés par la hiérarchie. Voici quelques exemples : refonte de procédures administratives (circulation des documents par exemple), refonte ou création du livret d’accueil des nouveaux embauchés, refonte des lettres types ou emails types, mise en place d’une GED (Gestion Électronique des Documents), d’une charte d’utilisation de la messagerie, d’un intranet de voiturage, de procédures pour le développement durable, etc.

S’informer sur la vie de l’entreprise

Les réunions du réseau sont souvent l’occasion d’inviter des responsables de services qui viennent présenter un sujet. Les sujets pouvant concerner les assistant(e)s sont nombreux : présentation d’un nouveau logiciel, de nouveaux produits développés par l’entreprise, de l’organisation d’un service, des programmes de formation destinés aux assistant(e)s, etc.

Il peut s’agir aussi d’un(e) assistant(e) qui présente au réseau son unité ou un projet particulier. Une occasion précieuse de s’entrainer à prendre la parole en public.

Gagner en visibilité au sein de l’entreprise

On le sait bien, l’assistanat est un métier pas assez reconnu et valorisé. L’existence du réseau contribue à améliorer sa visibilité dans l’entreprise.

L’existence du réseau peut aussi conduire à faire évoluer les choses « de l’intérieur ». En se rencontrant, les assistant(e)s prennent conscience de l’importance de leur métier pour l’entreprise.

Un bonus supplémentaire pour les responsables du réseau

Pour les responsables du projet, c’est l’occasion de grandir professionnellement. On prend nécessairement des responsabilités et on prend en charge des activités qu’on n’aurait jamais eues dans un poste classique d’assistanat.

Prendre la parole en réunion, conduire des projets, motiver une équipe, autant d’activités nouvelles et de compétences nouvelles à développer.

Il s’agit, en un mot, de passer sous les feux des projecteurs. C’est certainement un challenge pour des personnes dont le rôle est plutôt de rester dans l’ombre. Ça semble difficile la première fois, puis un peu moins difficile la deuxième.

La semaine dernière, j’ai vu des assistantes prendre la parole devant leurs collègues. Elles étaient toutes mortes de trac et pourtant elles s’en sont très bien sorties et elles s’en sortiront encore mieux la prochaine fois.

Conditions de réussite

Le plus difficile est de motiver et de mettre les personnes en mouvement. Réunir une petite équipe de personnes motivées est très utile pour faire avancer les choses.

Avec cette équipe, il sera possible pour donner une forme au projet : objectifs du réseau, fréquence et forme des réunions, par exemple.

S’assurer du soutien de la hiérarchie est un préalable indispensable. L’entreprise a tout intérêt à la mise en place d’un réseau d’assistant(e)s, mais il faut savoir vendre son projet. Quels bénéfices pour l’entreprise en l’échange de quelques heures pour les réunions et de la mise à disposition de quelques moyens (salles, moyens informatiques, et pourquoi pas un repas de réseau ou un cocktail de temps en temps).

Après l’enthousiasme des débuts, tenir sur la durée est LE challenge à relever. L’investissement des responsables est la clé de voute de la réussite. Il est nécessaire, bien sûr, que les membres du réseau y trouvent leur compte, mais aussi qu’ils ne soient pas dans une attitude trop « consommatrice » et sachent aussi contribuer et participer à la vie du réseau.

Ecrit par
Christine Harache
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