Dans quel cas utilisez-vous l'e-mail ?

Christine HaracheManager Offre et Expertise assistanat et assistanat de direction Cegos

On nous annonce régulièrement la mort progressive de la messagerie électronique et son remplacement par des outils plus adaptés : réseaux sociaux, outils collaboratifs, etc. Pour le moment, elle est toujours bien présente dans nos vies professionnelles. On peste contre elle, mais elle nous rend bien des services. Ses inconvénients viennent plutôt d'un usage inapproprié.

Je vous propose de vous amuser à réfléchir à votre usage de la messagerie électronique avec un rapide quizz.

N'hésitez pas à nous faire de bonnes pratiques dans l'utilisation de la messagerie électronique. De votre expérience, qu'est-ce qui fonctionne bien et que faut-il éviter ?

Avant de rédiger votre e-mail, posez-vous quelques questions. L'e-mail n’est peut-être pas le support le mieux adapté au message que vous voulez faire passer :

• Mon message est-il important ou confidentiel ?
• Est-ce que je veux éviter le risque qu’il ne soit pas lu par une autre personne ?
• S’agit-il d’une mauvaise nouvelle ?
• Mon message peut-il être mal interprété ?
• Ai-je besoin d’une réponse immédiate ?

Si vous répondez Oui à l’une de ces questions, préférez un autre moyen, comme une communication téléphonique ou l’envoi d’un courrier par la poste.

Dans quel cas, utilisez-vous la messagerie électronique ?

1. Vous devez informer un grand nombre de personnes rapidement.
   • Oui
   • Non
2.  Vous souhaitez donner une réponse rapide et simple à une question.
   • Oui
   • Non
3. Votre message est très important et doit absolument parvenir rapidement à votre correspondant.
   • Oui
   • Non
4. Vous devez annoncer une nouvelle désagréable.
   • Oui
   • Non
5. Votre correspondant exige une réponse par mail.
   • Oui
   • Non
6. Vous craignez des problèmes de distribution de courrier traditionnel.
   • Oui
   • Non
7. Vous avez besoin d’une réponse immédiate.
   • Oui
   • Non
8. Vous devez annoncer l’expédition d’un colis.
   • Oui
   • Non
9. Vous ne souhaitez pas que quelqu’un d’autre que votre correspondant ne vous lise.
   • Oui
   • Non
10. Votre message est confidentiel et doit parvenir rapidement  à plusieurs personnes.
    • Oui
    • Non
11. Vous souhaitez recueillir un ensemble d’information sur un sujet important.
    • Oui
    • Non

 Propositions de réponses

1. Vous devez informer un grand nombre de personnes rapidement.
   • Oui, le mail est un moyen particulièrement adapté à une diffusion large et rapide. Attention toutefois à la nature de l’information diffusée.
2. Vous souhaitez donner une réponse rapide et simple à une question.
   • Oui et Non, en effet, le téléphone peut alors se réveler plus efficace !
3. Votre message est très important et doit absolument parvenir rapidement à votre correspondant.
   • Oui, sauf  si ce message est confidentiel. La plupart des personnes sont effectivement connectées à leur messagerie. Si vous n’en êtes pas sûr, le téléphone portable (messagerie) voire un SMS peut être plus fiable.
4. Vous devez annoncer une nouvelle désagréable.
   • Non, à éviter absolument !
5. Votre correspondant exige une réponse par mail.
   • Oui, mais, attention à votre engagement dans ce cas.
6. Vous craignez des problèmes de distribution de courrier traditionnel.
   • Oui
7. Vous avez besoin d’une réponse immédiate.
   • Non, le mail est un outil asynchrone
8. Vous devez annoncer l’expédition d’un colis.
   • Oui
9. Vous ne souhaitez pas que quelqu’un d’autre que votre correspondant ne vous lise.
   • Non, l'e-mail n’offre aucune garantie de confidentialité
10. Votre message est confidentiel et doit parvenir rapidement  à plusieurs personnes.
    • Non
11. Vous souhaitez recueillir un ensemble d’information sur un sujet important.
    • Oui et Non. Vous pouvez préparer par mail, mais vous aurez intérêt à prévoir une réunion ou des entretiens pour compléter. Une conférence téléphonique ou une visio conférence peut être une bonne alternative.

Ecrit par

Christine Harache

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