Emails : un peu de bon sens pour beaucoup d’efficacité !

Florence CollConsultante, Formatrice, Coach en communication et efficacité professionnelle

Au départ conçu pour rendre l’information plus fluide et accélérer sa diffusion, bref pour gagner du temps, l’email fait partie aujourd’hui des principaux facteurs chronophages des cadres et de leurs collaborateurs. Trop nombreux, mal ciblés, peu clairs, trop longs, pas synthétiques… la liste des reproches est longue.

Il est pourtant possible de limiter les pertes de temps dans le traitement quotidien des mails, à condition de respecter quelques principes de bon sens, dont le plus important est certainement de rédiger des objets efficaces.

gestion des emails efficace

1 - Mettons-nous à la place du récepteur

« Ca va sans dire, mais ça va mieux en le disant » : puisque l’on ne communique pas pour soi-même, de la même façon, on n’écrit pas un email pour soi-même, mais pour quelqu’un qui comme nous, va se retrouver devant une messagerie fort encombrée dès son arrivée le matin.

Alors pour éviter que notre message ne se noie au milieu de nombreux autres, mettons toutes les chances de notre côté.

Positionner un drapeau « prioritaire » dans notre email n’aidera pas forcément notre lecteur. Si ce mail est prioritaire pour nous, il ne l’est peut-être pas pour notre lecteur qui n’appréciera peut-être pas être « mis sous pression » ainsi.
De la même façon les mentions URGENT en gros caractère qui s’accumulent dans une boite de réception peuvent lasser et produire l’effet inverse de celui attendu.

Prenons un exemple : M. Jeanveplus, cadre au sein d’une grande entreprise

Chaque matin, il ouvre sa boite de réception et y trouve plus de 50 mails : de nouveaux, des anciens… et chaque jour, il en recevra à peu près autant. Parmi eux, des importants marqués de drapeaux, des non importants, des mal dirigés…

M. Jeanveplus sait être efficace. Il lit ses emails sur deux niveaux : la zone de réception et la zone d’affichage partiel. Il survole sa boite de réception, en repérant ainsi l’expéditeur, le destinataire, la date d’envoi et l’objet des mails, et au besoin, grâce à l’affichage partiel en parcourt le contenu. Ainsi, si l’objet du mail n’est pas assez explicite, il est tenu de lire l’ensemble du mail pour savoir ce qu’il doit en faire.

Faisons le compte : nombre de mails par jour avec un objet imprécis X temps de lecture du mail  = ?

  1. Jeanveplus s’énerve fréquemment du temps perdu à traiter ses mails, à rechercher les informations qui lui seront utiles pour savoir ce que l’on attend de lui.
  2. Car M. Jeanveplus comme toute personne organisée, a besoin savoir ce qui est de nature prioritaire ou non. Et pour cela, a besoin de connaître le niveau d’urgence et d’importance des messages reçus pour les intégrer dans ses priorités du jour, ou bien choisir de les planifier ou de les… mettre de côté.
  3. Ce qui l’aiderait ? Trouver ces informations le plus vite possible, c’est-à-dire dans les objets des mails.

2 - Centrons-nous sur l’utile

Ce qui est utile pour M. Jeanveplus, comme pour tout un chacun, c’est ce que l’on attend de lui, sur quel dossier et pour quand. Ces informations qui permettent rapidement de savoir si l’on a une action à entreprendre, et de connaître son niveau d’urgence pour pouvoir la planifier.

D’ailleurs M. Jeanveplus vient de recevoir deux e mails :

Objet email 1 : réunion des partenaires du 11 avril
Objet email 2 : à préparer et faire valider avant le CODIR du 11 avril.

Lequel de ces deux emails lui fait gagner du temps et vaudra à son expéditeur l’estime de M. Jeanveplus ?

3 - Une petite réflexion pour un grand bénéfice

Pour chaque email à envoyer, l’idée est donc, une fois l’email écrit, de rédiger l’objet en nous posant 3 questions :

  • Quel thème ou dossier ?
  • Quelle action demandée ?
  • Quel délai imparti ?

S’il est vrai que cette réflexion peut prendre quelques secondes de plus, les bénéfices sont pourtant réels :

1/ pour notre destinataire :

  • Pouvoir hiérarchiser ses emails et donc reprendre la maîtrise de sa messagerie : ouf !
  • Eviter de louper ou de perdre une info essentielle ou une demande importante
  • Pouvoir les classer plus facilement en fonction du thème apparent dans l’objet

2/ comme pour nous :

  • Nous donner toutes les chances de voir votre email traité en temps et en heure
  • Démontrer notre esprit de synthèse et d’organisation
  • Contribuer à l’efficacité collective

Une petite astuce à diffuser sans modération…pour inviter nos collègues à rédiger eux aussi des objets d’emails qui nous feront gagner un temps précieux dans le tri de boite mail  ;)

 

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Ecrit par
Florence Coll
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