Parmi les missions prioritaires de l'assistant, figure le soutien qu'il apporte à son manager dans sa relation avec l'environnement interne et externe et plus particulièrement avec son équipe.
Un rôle important qu'il faut bien comprendre
La réussite de cette mission d’interface est d’une grande importance pour un bon climat dans l’équipe et donc pour son efficacité. Par la manière dont il communique, l’assistant va apaiser les esprits et la situation ou au contraire les exacerber. Il a le pouvoir de fluidifier les relations au sein de l'équipe et ainsi de contribuer à sa performance.
Réussir cette mission nécessite tout d’abord une bonne compréhension de son rôle et de l’importance de ce dernier.
Cela nécessite également de la réflexion, du tact, du doigté et une bonne dose d’affirmation de soi. Cela nécessite enfin de comprendre qu’on peut être efficace, faire avancer les dossiers et obtenir le résultat sans mettre la pression ni occasionner de stress. Une règle d'or à respecter impérativement : "Je fais attention à ce que je dis, à qui je le dis et à comment je le dis."
Quelques bonnes pratiques
Voici quelques bonnes pratiques pour relayer efficacement l’information dans son service :
- Relayer - positivement et en donnant du sens - les instructions données à l’équipe. Un manager pressé ou énervé peut ne pas bien formuler ses messages. Si l'assistant se contente de relayer en l'état tous les messages de son manager, il joue plus un rôle de boite aux lettres qu'autre chose.
- Relayer les informations de l’équipe vers le manager en étant factuel, précis, et en estimant les conséquences de ces informations dans les actions à mener du manager. Quand un collaborateur fait une confidence, systématiquement demander : « qu’est-ce que tu m’autorises à remonter ? »
- Encourager le manager à donner des feed-back positifs, à fêter les succès et reconnaître les actions positives.
- Adopter une attitude calme et positive, afin d’apaiser si nécessaire un climat d’équipe tendu.
- Observer les changements qui interviennent dans l’équipe, les tensions qui se créent… tous les éléments figurant des indices de difficultés ou dégradation d’un climat ou de difficultés techniques.
- Être en capacité de négocier et d’argumenter dans son champ de compétences.
- Développer une affirmation de soi et de son rôle par une relation « assertive » avec l’équipe et le manager.
- Ne jamais jeter d’huile sur le feu. Ne pas répercuter le stress des uns sur les autres. Véhiculer des messages rassurants et positifs,
- Savoir tempérer un manager qui va vite et qui s’impatiente parce que les choses ne vont pas assez vite pour lui Savoir le calmer et lui faire comprendre que tout le monde ne va pas nécessairement à la même vitesse que lui.
- A vous de compléter la liste ...
