Savez-vous que nous passons en moyenne 20 % de notre temps de travail à rechercher un outil, un mode opératoire ou une information ?
Pour vous en convaincre, je vous conseille le test suivant : demandez à un de vos collègues de chercher un document, un outil ou une information sur le poste de travail d'un autre (voire sur le vôtre) :
- Si la recherche prend moins de 30 secondes, votre service est particulièrement bien organisé.
- Si la recherche prend entre 30 secondes et une minute, vous avez encore des pistes d’améliorations et les 5S peuvent vous aider.
- Si cela prend plus d’une minute, alors les 5S sont faits pour vous.
Qu'est-ce que les 5S ?
La méthode des 5S est issue du monde industriel, mais chacun peut y trouver un enseignement dans l’organisation de son poste de travail, voire de son ordinateur. Outre une meilleure efficacité, elle apporte du confort au quotidien.
Les 5 S nous viennent du Japon où ils font partie intégrante de la culture. Ce sont les initiales de cinq mots que l'on pourrait traduire approximativement par :
- SEIRI : Débarrasser, supprimer ce qui encombre inutilement.
- SEITON : Ranger, situer les outils de travail avec ordre et méthode.
- SEISO : Nettoyer et réduire les sources de salissures.
- SEIKETSU : Formaliser, standardiser les procédures.
- SHITSUKE : Développer, suivre pour pérenniser et améliorer».
Pourquoi mettre en place une démarche 5S ?
En faisant la promotion de l’ordre et de la propreté et en réduisant les risques d’erreurs, de recherches inutiles et de gaspillages, les 5S facilitent l’accès à l’outillage et à l’information et créent un environnement agréable et valorisant.
En minimisant l’énergie nécessaire pour atteindre un résultat et en supprimant bon nombre de facteurs d’énervement et de stress, les 5S sont aussi spectaculaires à court terme qu’ils sont efficaces sur le long terme.
Comment mettre en place une démarche 5S ?
La mise en place des 5S ne demande pas de compétence technique particulière. Elle doit se faire de manière méthodique.
Etape 1 : Débarrasser = supprimer l’inutile
Notre environnement de travail est souvent encombré d’objets et d’informations inutiles. Avant de ranger ce qui est indispensable il faut retrouver de la clarté.
Pour supprimer tout ce qui nous encombre, commençons par classer les objets ou les informations par ordre d’importance, en fonction du taux d’utilisation ou de la rapidité avec laquelle ils doivent être disponibles.
Dans le cas d’un poste informatique, une méthode radicale consiste à sauvegarder sur un disque externe l’ensemble des informations du disque dur et à ne rapatrier sur ce dernier que les informations utiles au fur et à mesure des besoins. Vous constaterez sans doute au bout de 6 mois que seules 20 % des informations ont retrouvé le chemin de votre disque dur. Cette excellente méthode s'applique également dans le cas d'un classement papier : on créé un nouveau classement sans toucher à l'ancien. On alimente le nouveau au fur et à mesure en allant chercher dans l'ancien.
Étape 2 : Ranger = situer avec ordre et méthode
Après suppression de l’inutile, tout ce qui reste devra trouver un rangement optimum.
Le souci permanent d’ordre et de méthode doit répondre à des règles simples :
- Tous les éléments doivent se trouver rapidement.
- La mise à disposition doit être facile.
- La remise en place est simple et sans ambiguïté.
Dans le cas du bureau, c'est évidemment la mise en place d'une organisation cohérente du classement papier et électronique
Etape 3 : Nettoyer = Supprimer les sources de salissures et simplifier le nettoyage
Ce point concerne davantage le monde industriel que le monde du bureau. Je pense à une application simple : faire bureau net tous les soirs pour faciliter le travail de l'entreprise de nettoyage.
Etape 4 : Formaliser = Standardiser les procédures
Même si à ce stade les résultats sont spectaculaires, le plus difficile reste à faire pour garantir le maintien des résultats obtenus.
Il faut pour cela :
- Réaliser et diffuser un plan de classement.
- Rédiger des procédures.
Étape 5 : Développer = Suivre pour pérenniser et améliorer
Pas de pérennité d’une démarche 5S, sans rigueur et ténacité. Il faut à terme que la démarche et les résultats attendus deviennent des réflexes, une habitude et un style de vie au travail.
Les sources
Cet article s'inspire d'un chapitre de l'ouvrage "Toute la fonction management" récemment paru chez Dunod.
