Gagnez du temps quand vous saisissez dans Word

Christine HaracheManager Offre et Expertise assistanat et assistanat de direction Cegos

Je voudrais revenir sur une fonction de Word que j’ai déjà évoquée et que je trouve particulièrement utile : la correction automatique. C’est cette fonction qui corrige certaines de vos fautes de frappe ou transforme (r) en ®.

Je vous propose une utilisation détournée de la fonction pour gagner un temps considérable lors de la saisie. En effet, grâce à cette fonction, on ne saisit plus l’intégralité des mots, mais uniquement leurs abréviations. Ces abréviations sont traduites automatiquement en les mots correspondants.

Exemple, vous tapez « cr », Word le traduit par « compte rendu ».

Petit plus supplémentaire : ces abréviations sont accessibles dans tous les logiciels du Pack Office (Excel, Power Point, One note) ainsi que dans Outlook.

Comment ça fonctionne ?

Word gère une liste à 2 colonnes : dans la colonne de gauche l’expression à remplacer, dans la colonne de droite l’expression qui doit la remplacer.

Comment créer une abréviation ?

Le chemin pour accéder à la fonction va varier légèrement en fonction des versions de Word. Toutefois, la fonction correction automatique s’utilise exactement de la même manière quelle que soit votre version du logiciel.

Dans cet exemple, je souhaite créer l’abréviation tdb pour tableau de bord.

  • Onglet Fichier/Options/Vérification
  • Bouton Options de correction automatique
  • Dans le champ Remplacer, saisir « tdb »
  • Dans le champ Par, saisir « tableau de bord »
  • Cliquer sur Ajouter avant de faire OK. Pensez bien à cliquer sur Ajouter, sinon votre abréviation ne sera pas prise en compte par le logiciel.

correction 2

Comment utiliser une abréviation

C’est tout simple. Il suffit de saisir l’abréviation. Dès que vous appuyez sur la barre d’espacement, Word traduit l’abréviation et la remplace par le mot.

Et si vous changez d’avis

Il y a des cas où vous ne souhaitez pas que Word convertisse l’abréviation que vous venez de saisir. Pour revenir en arrière, il suffit de faire CTRL+z, (ce qui revient à annuler). Et la conversion est annulée.

Quelques astuces

Voici quelques astuces qui me font gagner beaucoup de temps :

  • Quand je crée une abréviation pour un mot, j’en profite pour créer également le pluriel de ce mot
  • J’ai créé des abréviations pour les mots avec accent circonflexe qui sont tellement pénibles à saisir : maitrise pour maîtrise
  • J’ai créé des abréviations pour de nombreuses expressions longues à saisir et qu’on saisit tout le temps
    • ca pour chiffre d’affaires
    • tdb pour tableau de bord et tdbx pour tableaux de bord
    • cr pour compte rendu
    • roi pour retour sur investissement
    • etc. La liste est sans fin

A vous de jouer …

Essayez les corrections automatiques ! Vous ne pourrez plus vous en passer.

Ecrit par
Christine Harache
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