Un article de la revue américaine Office Pro du mois de décembre fait le point de l’évolution prévisible du métier d’assistant aux États-Unis. S’il est vrai que les États-Unis ont quelques années d’avance sur l’Europe, nous pourrions bien connaître rapidement la même évolution. On pourra constater à la lecture de ce billet que ces prévisions ressemblent beaucoup aux évolutions que l’on peut observer dans les entreprises françaises et à ce que démontrent les études françaises depuis de nombreuses années.

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Évoluer ou disparaître

Comment vont évoluer les métiers d’assistant dans les années à venir avec la réduction des coûts dans les entreprises ? Selon l’auteur, deux scénarios seraient envisageables : Premier scénario : les métiers administratifs disparaissent complètement et leurs activités sont absorbées par d’autres métiers Deuxième scénario : les métiers administratifs remplacent une partie du middle-management et prennent en charge  leurs activités en plus des leurs. C’est cette dernière hypothèse que retient l’auteur de l’article en se fondant sur différentes études américaines récentes.

Les tendances d’évolution

La plupart des activités administratives dites traditionnelles vont finir de disparaître avec l’évolution des systèmes informatiques. L’entreprise demandera en outre aux managers de prendre en charge eux-mêmes celles qui subsisteront. À noter que ces activités constituent aujourd’hui encore le quotidien de beaucoup d’assistants. Il s’agit notamment du téléphone, de l’organisation des réunions et des déplacements, du traitement du courrier et du classement. L’entreprise attendra des assistants qu’ils prennent davantage de responsabilités. Ils prendront en charge des activités qui demandent des compétences techniques ainsi  qu’un excellent relationnel dans les contacts avec les clients, les pairs et le management.

Les profils de poste actuels

Les études des postes d’assistants de direction américains montrent la place que conservent les activités administratives, même si leur importance tend à diminuer. Toutefois, à côté de ces activités traditionnelles, d’autres activités sont de plus en plus souvent attendues. Il s’agit par exemple : d’assister le manager dans la gestion de son business, de gérer les aspects financiers (comptabilité, gestion), de gérer les ressources humaines, de travailler avec des logiciels complexes, etc.

Les cinq savoir faire fondamentaux à maîtriser

Pour faire face aux évolutions du métier, l’auteur conseille la maîtrise de cinq savoir faire fondamentaux : Lire et comprendre des documents complexes incluant du jargon et des termes techniques, comme des procédures. Être en capacité d’appliquer les directives contenues dans ces documents. Localiser et interpréter des informations figurant dans différents documents (graphiques, diagrammes). Savoir les comparer et les synthétiser. Rédiger en professionnel. Avoir une parfaite connaissance de l’expression écrite, tant au plan de la maîtrise de la langue que de celle de la rédaction. Le style et le vocabulaire doivent être de très bon niveau. Maîtriser les données chiffrées. Sans être un expert de la statistique, l’assistant doit être à l’aise avec les calculs courant sur informatique. Il doit être capable d’interpréter les chiffres et d’en tirer des informations pertinentes. Avoir une parfaite maîtrise de la compréhension orale.

Les sources

La revue Office Pro s’adresse aux professionnels administratifs, assistants, assistants de direction et secrétaires. Elle est publiée par l’association américaine des professionnels administratifs : IAAP.

Ecrit par

Christine Harache

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