Mal préparées, mal animées, que de réunions bâclées. Pour une réunion utile, combien de réunions au cours desquelles on a l’impression de perdre son temps !
En tant qu’assistante, vous avez votre mot à dire sur l’organisation et l’animation des réunions. Voici 15 idées pour les rendre plus efficaces.
Comme organisateur de la réunion
- Vérifiez que la réunion est bien utile. Un autre moyen de traiter le sujet (mail, note, etc.) ne serait-il pas préférable ?
- Vérifiez que les personnes convoquées sont bien compétentes, concernées et pas trop nombreuses.
- Programmez la réunion à un moment et dans un lieu appropriés.
- Choisissez une durée en rapport avec l’objectif de la réunion. Si la réunion doit durer plus de deux heures, prévoyez une pause.
- Établissez un ordre du jour réaliste : pas plus de sujets qu’on ne peut raisonnablement en traiter au cours du temps imparti.
- Priorisez les sujets. Commencez la réunion par les sujets les plus importants. Ce conseil vous parait tout à fait évident ? Pourtant dans la « vraie vie », c’est bien souvent le contraire qui se passe. On commence par les sujets accessoires et on n’a plus de temps pour traiter correctement les sujets les plus importants.
- Faites connaître l'ordre du jour et la durée globale de la réunion à l'avance aux futurs participants.
Comme animateur de la réunion
- Commencez et terminez la réunion à l’heure.
- Au début de la réunion, accueillez les participants, rappelez les objectifs, l'ordre du jour, l'horaire prévu, les règles du jeu.
- Adaptez votre animation au type de la réunion : réunion d’information,
- Notez ou faites noter ce qui se dit : utilisation du paper board et compte rendu,
- Surveillez régulièrement ou faites surveiller et rappelez parfois le temps passé et le temps disponible. On peut nommer un gardien du temps qui libère l’animateur du souci de surveiller la montre.
- Favorisez les échanges entre participants, évitez que la discussion soit monopolisée par quelques-uns et sollicitez la participation de ceux qui s'expriment le moins.
- Faites des synthèses partielles afin de dégager les acquis de la discussion et de préciser l'état d'avancement par rapport à l'ordre du jour.
- Ne levez pas la séance sans une conclusion ou une synthèse finale, par exemple un rappel de ce qui a été dit ou décidé ou un point sur l'état final d'avancement, par rapport aux objectifs et à l'ordre du jour prévus au départ.
