Corinne Le Bras est assistante à l'IFREMER de Brest, l’Institut Français de Recherche pour l’Exploitation de la MER. Avec un groupe d'assistantes, elle a mis en place un système de Gestion Electronique des Documents sur le site sur lequel elle travaille.
Outre le gain de temps et d'efficacité obtenu, le projet a apporté de nombreux bénéfices supplémentaires. Citons la montée en compétences des membres du groupe projet, une solidarité accrue au sein des assistantes, ainsi qu'une valorisation du métier d'assistante.
Corinne a bien voulu nous faire part de son expérience. Je lui laisse la parole.
Les assistantes d’aujourd’hui doivent être force de proposition dans l’entreprise et se positionner pour le développement durable de leurs compétences.
Fortes de ces convictions, un groupe d’assistantes de l’Ifremer oeuvre depuis plus de deux ans pour offrir à leurs managers et collaborateurs des organisations de travail plus pertinentes et des dossiers plus complets, dans l’unique but de faciliter leurs missions.
Un atout : la GED
Leur atout ? Une volonté d’intégrer l’outil de Gestion Electronique de Documents (GED) Novaxel dans leur organisation de travail.
Travailler avec un tel outil révolutionne le métier d’assistante et le replace au cœur de l’information et de l’organisation. L’information est partagée, sa recherche est assistée, pertinente et rapide. Les managers disposent de dossiers complets, les collaborateurs accèdent en temps réel à toutes les informations et les assistantes gagnent en réactivité !
Un bilan positif
Après une année d’utilisation, le bilan se révèle positif :
- Gain de temps
- Diffusion et partage de l’information facilités
- Meilleure traçabilité des informations
- Gage de qualité
- Optimisation des coûts (économie de 35 ramettes de papier soit 17 500 feuilles, sur cinq secrétariats).
Une initiative reprise à la direction générale
Le dynamisme des assistantes et les évolutions positives mis en avant par les indicateurs de suivi (économies de papier réalisées, diminution du temps de réactivité des assistantes) ont su convaincre la Direction Générale de l’Institut d’élargir cette initiative à ses propres secrétariats.
Les assistantes du Centre Bretagne soutiennent donc leurs consœurs parisiennes en organisant des binômes, des « marraines » chargées de les accompagner dans ce changement : un bel exemple de partage et de fédération entre assistantes !
Une vidéo pour témoigner de la démarche
Cette initiative a été récompensée lors de la première édition des Trophées Ifremer, en 2009, dans la catégorie « Contribution à la dynamique de la vie de l’établissement ».
C’est pourquoi la Direction de la Communication de l’Ifremer a souhaité que les assistantes témoignent de leur démarche dans une courte vidéo.
Ce film se révèle être un excellent outil pédagogique et favorise la synergie avec les organismes de formation et les lycées d’enseignement supérieurs, qui préparent au BTS Assistant(e) de Manager.
Corinne Le Bras
