Nous avons vu précédemment l’impact de la transformation digitale dans la production et l’archivage de documents et d’informations. Nous continuons ici d’explorer les nouvelles frontières qu'impose le digital dans l’épisode 3 de notre série sur la transition numérique en entreprise et son impact sur le métier d'assistant(e).
Episode 3 - Le partage de documents et d’informations
La transformation numérique a considérablement compliqué la tâche des collaborateurs qui savent que l’information existe mais pas forcément où !
Certaines enquêtes montrent que l’on peut perdre jusqu’à 9h30 par semaine à rechercher l’information.
Et dans les 3 raisons majeures on retrouve l’information compartimentée (bloquée dans des silos) et l’information obsolète : Personne ne l’a mise à jour !
Là encore, si de grandes entreprises ont aujourd’hui mis en place des systèmes élaborés pour pallier cela, ce n’est souvent pas le cas des entreprises plus petites.
Le sujet n’apparaît d'ailleurs pas toujours comme stratégique. Il a pourtant un coût considérable (perte de temps, multiples doublons et coûts de stockage inhérents) comme nous le rappelle cet article.
Quels enjeux pour vous ?
Être au fait du système d’information et des modalités de partage des documents et des données. Connaître votre environnement pour connaitre la valeur et les auteurs des documents. Il s’agit de s’assurer que ceux que l’on stocke et partage sont pertinents et ne sont pas une pollution pour le système. Enfin, que l’arborescence des dossiers et les noms de fichiers « parlent » à tous pour les retrouver facilement (sans oublier les dates et traces des changements).
Quelles opportunités ?
- Participer à l’élaboration des partages sur un intranet, sur le cloud…
- Se former à l’usage de ces outils, aux risques concernant la sécurité, la confidentialité.
- Se former aux règles du classement et de la GED (Gestion Électronique de Documents), accompagner la mise en place d’une GED.
- Se former à Sharepoint.
Nous reviendrons aussi sur ce sujet dans la partie consacrée aux outils collaboratifs.
A suivre...
Nous vous proposons d’aborder la recherche d'informations dans le billet : Les assistant(e)s face à la transformation digitale - 4/5.
