Quels sont les contours d’une collaboration manager/assistant efficace ? C’est ce qu’a cherché à préciser l’enquête menée en avril 2009 par l’Observatoire Cegos auprès d’un échantillon de 551 assistants et assistants de direction. Cette enquête a été réalisée en partenariat avec Prometis (organisateur du salon Assist’expo) et EUMA (unique association européenne d’assistants de direction).
Dans ce premier article, nous verrons trois des conclusions de l'enquête. La suite de l'enquête fera l'objet d'un prochain article.
- La façon dont les assistants vivaient la collaboration avec leur manager,
- Ce qui leur permettait de dire qu’une collaboration était réussie,
- Les conditions pour y parvenir,
Une collaboration globalement satisfaisante, mais sans enthousiasme
47% des assistants estiment vivre une collaboration réussie avec leur manager. 37% estiment cette collaboration réussie au moins partiellement. Seuls 16% déclarent que cette collaboration n’est pas une réussite.
Sans être négligeable, ce chiffre de 47% n’est, pour autant, pas très élevé. Il signifie que plus d’un assistant sur deux n’est pas complètement ou pas du tout satisfait de sa collaboration avec son ou ses manager(s). Ce résultat a de quoi surprendre venant d’une population qui travaille dans la proximité immédiate de la personne qu’elle assiste et dont le cœur de métier est de contribuer à sa performance.
Avec 51%, les assistants de direction sont, de loin, les plus satisfaits de la collaboration avec leur manager. Les assistants ne sont que 36% et les assistants spécialisés que 41%.
Ces chiffres permettent d’éclairer le résultat global. En effet, les assistants de direction sont les seuls à conserver une activité d’assistanat telle qu’on la concevait auparavant. Leur rôle est vraiment d’assister une personne ou quelques personnes. Il est donc normal qu’ils se déclarent plus satisfaits de cette collaboration que les autres. Les assistants spécialisés ont des activités plus autonomes.
Quant aux assistants, ils voient leur rôle évoluer davantage vers de la gestion, que de la collaboration au sens classique du terme. Ils travaillent pour une équipe et non pour un manager et prennent de plus en plus en charge la gestion des ressources humaines de l’équipe, le reporting et la comptabilité de premier niveau.
La collaboration est réussie quand manager et assistant forment un binôme
C’est l'avis de 56% des répondants. Il s’agit là de la vision classique de la collaboration manager/assistant qui met en avant l’importance du lien entre les personnes et évoque une notion de solidarité vis-à-vis de l’extérieur et de complémentarité.
La collaboration est réussie également si le manager fournisse à son assistant les informations dont il a besoin pour être efficace (53%). On note l’importance de la dimension information pour l’assistant. Pour bien faire son travail, il a besoin d’avoir les bonnes informations. Être informé permettra également à l’assistant d’anticiper les besoins de son manager (51%). Une collaboration réussie, c’est enfin quand le manager délègue des projets et des prises de décision (49%).
Les éléments les plus discriminants dans la définition d’une collaboration réussie, par type de poste :
- pour les assistants de direction, c’est quand le manager délègue des projets/des prises de décisions (54%).
- pour les assistants, c’est prioritairement de pouvoir anticiper les besoins du manager (59%),
- pour les assistants spécialisés, c’est de former un binôme avec leur manager (59%),
Une collaboration réussie permet à l’assistant d’avoir un poste intéressant (32%). Elle offre au manager la possibilité de se recentrer totalement sur ses priorités (32%) et d’être plus performant (31%).
Confiance, dialogue et respect : telles sont les conditions d’une collaboration réussie
La collaboration manager/assistant réussie est avant tout une relation de confiance basée sur l’écoute et le respect mutuels. La confiance est avec 76% la première des conditions d’une collaboration réussie. Viennent ensuite le dialogue, la communication et l’écoute de l’autre avec 69%. Le respect mutuel vient en troisième position avec 49%. Bien qu’elles paraissent importantes pour bien collaborer, l’existence de règles du jeu ne vient qu’après (45%).
La confiance est l’élément le plus important pour les assistants de direction (79%), c’est également l’élément cité en premier par les assistants (71%).
Pour les assistants spécialisés, c’est l’importance « du dialogue et de la communication, une écoute l’un de l’autre » qui arrive en tête (78%).
