Vous rédigez souvent des comptes rendus de réunion et trouvez que vous y consacrez beaucoup de temps. Pourquoi ne pas essayer de prendre vos notes directement sur micro au moment même de la réunion ?
Cette technique permet de gagner du temps, puisqu’à l’issue de la réunion, le compte rendu est quasiment terminé. S’il est bref, les participants peuvent même le valider avant de quitter la salle de réunion.
De plus, la prise de notes sur micro confère à la personne qui prend des notes un certain statut par rapport au groupe. Le compte rendu se réalise en direct sous les yeux des participants. On se sent plus facilement autorisé à interrompre les débats et à poser des questions si l’on n’a pas compris.
Les conseils généraux que je vous ai apportés lors d'un précédent billet restent valables pour la prise de notes sur micro :
- ne pas chercher à tout noter,
- se faire confiance et attendre d’avoir compris,
- noter peu pour noter utile,
- utiliser les abréviations pour gagner du temps dans la saisie.
Se concentrer sur l'écoute pour être efficace
Les difficultés que l’on rencontre lors de la prise de notes directement sur micro sont souvent liées au fait que l’on se concentre sur le texte déjà saisi plutôt que sur l’écoute. Le texte saisi apparaît souvent tout rouge à cause de fautes de frappe. On est alors tenté de le corriger et on n’écoute plus ce qui est dit.
Pour être efficace, il ne faut pas chercher à faire un texte parfait du premier coup. Il ne faut pas s’occuper des fautes de frappe. Il faut se concentrer sur l’écoute et ne pas revenir en arrière.
Structurer sa prise de notes avec le mode plan de Word
La connaissance du mode plan de Word est un réel plus dans la prise de notes sur micro. Si vous ne connaissez pas encore cette fonctionnalité, il est temps d'investir du temps pour la découvrir. Elle est réputée difficile, mais cette réputation n'est plus méritée avec les versions récentes de Word.
L'utilisation du mode plan vous permet de structurer immédiatement votre texte à l’écran.
Les styles Titre1, Titre2, etc. correspondent aux différents niveaux du plan de votre compte rendu. Chaque style correspond à une mise en forme et à une numérotation que vous aurez définie auparavant. La numérotation et renumérotation des titres en cas de modification du texte se faisant automatiquement.
Passer ses abréviations sur Word
Vous allez pouvoir utiliser des abréviations grâce à la fonction Word correction automatique. On ne peut pas utiliser des abréviations par symboles, mais uniquement des abréviations par lettres. En fait, on peut utiliser tout ce qu’il est possible de saisir au clavier.
Si par exemple, vous avez l'habitude d'écrire w pour travail, vous allez pouvoir retrouver cette abréviation sur Word.
Pour saisir rapidement, il faut que l’utilisation de ces abréviations devienne automatique. Pour cela, il faut donc les utiliser au quotidien. C'est un vrai gain de temps pour la saisie de n'importe quel texte et pas seulement pour la prise de notes en réunion.
Créer une abréviation et sa correspondance
Les manipulations se font dans l’écran « correction automatique ». On y parvient ainsi : Bouton Office /Options Word/Vérification/ Options de Correction automatique
- Dans le champ Remplacer saisir w.
- Dans le champ Par travail.
- Cliquer sur le bouton Ajouter, puis sur OK
Utiliser une abréviation
Il suffit de saisir l’abréviation et d’appuyer sur la barre d’espacement. Aussitôt, l’abréviation est remplacée par sa correspondance.
Si on souhaite maintenir l’abréviation (par exemple, vous souhaitez conserver w), il suffit de faire CTRL+Z. c’est le raccourci clavier pour annuler.
Noter un commentaire
Lorsque l’on prend des notes, on peut avoir à noter un commentaire. Le commentaire ne fait pas vraiment partie de la prise de notes, mais il est utile de le conserver. Il peut s’agir d’une question à poser à un participant, d’un élément à vérifier à l’issue de la réunion, ou de tout autre chose.
Créer un commentaire
Word offre pour cela la fonction commentaire. On peut l’activer de deux façons :
- Onglet « Révision », Groupe « Commentaires », « Nouveau Commentaire »
- Ou beaucoup plus simplement CTRL+ALT+M
Dans les deux cas, une bulle de couleur apparait dans la marge de droite. C’est dans cette bulle que vous allez pouvoir noter votre commentaire.
Supprimer un commentaire
- Sélectionner le mot de votre texte auquel est attaché le commentaire.
- Onglet « Révision », Groupe « Commentaires », « Supprimer »
Après la prise de notes
Après votre prise de notes, il y a de bonnes chances pour que votre texte soit « plein » de fautes de frappe et apparaisse tout rouge.
Surtout ne commencez pas à corriger vos fautes manuellement. Avant de commencer à remanier le texte, il faut passer le correcteur orthographique. Vous constaterez qu’il élimine une bonne partie de ces fautes de frappe.
Alors, à vos claviers ...
