Contrairement aux prévisions, l'arrivée des agendas électroniques n'a pas totalement supprimé cette mission classique d'assistanat de direction : tenir l'agenda d'un dirigeant.
Tenir l’agenda d'un dirigeant revient à organiser son temps et son travail. Cette mission de confiance est loin d'être inintéressante. Elle demande de la rigueur et fait appel à toute votre vigilance et à vos capacités de négociation.
Pour une assistante de direction, l’organisation du temps du directeur représente une bonne partie des responsabilités.
Voici quelques conseils :
- Mettez-vous d’accord avec lui dès le départ sur ses souhaits en matière de gestion de ses rendez-vous. Vous gagnerez du temps et de la tranquillité d’esprit.
- Faites un point rapide de l’agenda si possible tous les jours avec lui.
- Planifiez à l'avance le temps consacré à l'étude des dossiers et aux tâches de fond. Il est préférable que les rendez-vous s'intercalent entre ces plages que le contraire.
- Intégrez dans les rendez-vous le temps de déplacement et aussi les éventuels débordements.
- Essayez de lui garder un peu de temps pour lui permettre de gérer les imprévus qui se présenteront nécessairement ou tout simplement de souffler entre deux rendez-vous
- Notez toutes les informations utiles : un rendez-vous doit préciser : le lieu, les coordonnées des interlocuteurs ainsi que les informations indispensables au bon déroulement.
- Outlook permet d’indiquer par une couleur le lieu où se déroule le rendez-vous : au bureau ou à l’extérieur. La couleur choisie apparait comme un trait à gauche du rendez-vous. C’est très visuel, très pratique. Si votre patron est un fervent utilisateur de l’agenda papier (si, si, il en existe encore quelques-uns), vous pouvez utiliser un code couleur pour cela.
- Outlook permet également de colorer le rendez-vous selon l'activité auquel il correspond : management d'équipe, reporting, conduite du projet X, contributeur sur le projet Z, commercial, etc.. D'un seul coup d'œil, grâce à la couleur, on a une idée de la composition de la journée ou de la semaine. Cette fonction d'Outlook s'appelle : catégorie.
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