Trier ses notes en 5 étapes

Agnès TaupinJournaliste experte des fonctions assistantes

Trier ses notes à l’issue d’une réunion pour produire le compte-rendu au plus tôt est une tâche complexe. En effet, même en imaginant une réunion structurée, les notes prisent pendant les échanges se croisent, se complètent ou s’annulent…

tri notes

1e étape pour trier ses notes : cernez l’angle (ou les angles) du futur CR

La réunion a été enregistrée et l’on vous remet le fichier audio. Surtout résistez à la tentation de tout noter « au kilomètre ». En lieu et place, écoutez le début de l’enregistrement une première fois pour cerner l’objectif de la réunion et les thèmes abordés. Si ce n’est déjà fait, utilisez les Trois outils pour optimiser la saisie de notes. Ensuite, cernez les tenants et aboutissants de la réunion, préparez votre grille de notes ou dessinez l’articulation de votre future carte mentale. Enfin, notez les informations essentielles (vos abréviations seront d’une aide précieuse).

Vos notes sont prêtes ? Vérifiez, auprès de votre manager, l’angle du compte-rendu et les parties ou thématiques à retranscrire. Au besoin, complétez votre hexamètre de Quintilien pour concentrer votre attention autour des points stratégiques.

Héxamètre de Quintilien

2e étape : traquez les mots-clés (un thème = une couleur ou un numéro)

Vous connaissez l’angle du futur compte-rendu et les thématiques. Cherchez les mots-clés dans vos notes !

Les couleurs, ça donne du baume au cœur ? Sur papier ou sur écran, relevez en haut du document vos mots-clés et attribuez-leur une couleur de Stabilo®. Ensuite, afin de trier vos notes, relisez-les (ainsi que les documents associés) pour surligner chaque thématique avec la couleur adéquate.

Sur PC, activez via l’onglet ACCUEIL et l’icône Rechercher (les « jumelles »). Sous le bouton Lecture de surlignage, cliquez sur Tout surligner. Un mot, trois clics, Word scanne le document et balise les mots trouvés.

Trier notes

Les couleurs, ça vous donnent mal au cœur ? Au regard de votre liste de mots-clés, numérotez chaque idée. Ensuite, numérotez les paragraphes concernés sur vos notes et documents associés.

3e étape : reportez les idées sur une carte mentale (un thème = une branche)

En suivant les couleurs visibles sur vos notes (manuscritesou digitales), complétez votre cartementale, ou créez-en une. Avec une application comme Mindomo, larédaction d’un compte-rendu peut perdre son utilité.

carte mentale

Une fois les points relevés sur votre carte mentale, ajoutez au regard des éléments reportés les références des documents à consulter, les liens à suivre, etc.

Au final, votre carte mentale devient l’image structurée de votre futur compte-rendu. Chaque branche présente :

  • les éléments clés de la thématique analysée,
  • les solutions avancées
  • et le plan d’action préconisé.

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4e étape : des maux aux mots, des mots aux solutions (un problème = une solution)

Dans vos notes et sur votre carte mentale, identifiez les points importants à retenir et les solutions retenues. Très souvent, ces derniers ont soulevé des questionnements et ont fait l’objet d’une analyse. Parfois, des solutions ont été avancées ou doivent être cherchées.

À ce stade du tri des notes, isolez les problèmes soulevéset les solutions (ou propositions). Vous choisirez plus tard où les placer (enfin de compte-rendu, ou en conclusion des thématiques auxquels ils serapportent).

5e étape : des préconisations au plan d’actions (une préconisation = une action)

Qui fait quoi, quand, comment, pourquoi, quels sont les enjeux ? Revoici l’hexamètre de Quintilien !

Dans le meilleur des cas, votre manager attend uncompte-rendu synthétique avec un relevé des décisions. Celui-ci peut êtreprésenté dans une grille synthétique. Pratique pour suivre l’exécution destâches/missions à venir, les délais et les interactions entre missions.

Quoi qu’il en soit, trier ses notes de manière synthétique et par mots-clés suffit pour rédiger un compte-rendu et digitaliser le partage de vos comptes rendus. Prêt(e) ? GO!

Ecrit par
Agnès Taupin
Rédactrice en chef d’un trimestriel et webzine, Agnès Taupin est spécialisée dans la presse professionnelle destinée aux assistant(e)s, secrétaires, offices managers, attaché(e)s ou adjoint(e)s de direction.
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