Vous ne comptez plus les jours à la fin desquels vous vous demandez ce que vous avez fait de votre temps ! Vous avez couru toute la journée dans tous les sens et pourtant vous n’avez pas avancé !
Il existe un outil pour y voir plus clair dans votre gestion du temps : le relevé d’activités.
Il n’y a qu’un seul moyen pour avoir une vision claire de l’utilisation son temps : il faut noter ce que l’on fait. Et il faut le faire tout au long de la journée. En effet, compte tenu de la multiplicité des activités d’une assistante, il vous est impossible de vous dire le soir : « Comment me suis-je organisée aujourd’hui ? Aurais-je pu mieux m’y prendre ? » La plupart du temps, vous ne vous souvenez même pas de tout ce que vous avez fait.
Pourquoi faire un relevé d’activités ?
Il faut bien le reconnaitre : faire le relevé de ses activités est vraiment contraignant, car il faut s’astreindre à noter tout ce qu’on fait. L’avantage, c’est qu’on en retire de nombreux bénéfices.
Grâce au relevé d’activité, vous aurez une vision globale de votre poste. Une vision globale que vous ne pourriez pas avoir sans passer par cette phase écrite. Vous allez ainsi pouvoir quantifier le temps passé à chacune de vos activités et probablement faire des découvertes.
Ces calculs vous permettront de faire un état des lieux de votre poste et de votre organisation :
- est-ce que je consacre la plus grande partie de mon temps à mes missions prioritaires ?
- question subsidiaire : est-ce que je connais mes missions prioritaires ?
- est-ce que la façon dont je m’organise me semble appropriée ?
- quels sont les dysfonctionnements que je constate ?
- le temps consacré aux interruptions me semble-t-il en rapport avec mes missions ?
Vous pourrez, en outre, planifier votre travail de manière plus réaliste. Attribuer un budget temps réaliste à vos activités. Annoncer des délais que vous pourrez plus facilement tenir, car ils tiennent compte de la réalité et non de ce que vous imaginiez,
And last but not least, vous disposerez de données factuelles à présenter à votre manager. Vous pourrez lui dire quel pourcentage de votre temps vous consacrez à telle ou telle activité.
Comment faire un relevé d’activité ?
Le relevé d’activité se présente sous la forme d’un tableau que vous concevrez sur Word ou Excel et que vous imprimerez.
| Heure | Activité | Interruption | Temps |
| 8h | |||
| 8h30 | |||
| 9h | |||
| 9h30 | |||
| 10h | |||
| 10h30 | |||
| 11h | |||
| 11h30 | |||
| 12h | |||
| 12h30 | |||
| 13h | |||
| 13h30 | |||
| 14h | |||
| 14h 30 | |||
| 15h | |||
| 15h30 | |||
| 16h | |||
| 16h30 | |||
| 17h | |||
| 17h30 | |||
| 18h | |||
| 18h30 |
Pour avoir des résultats significatifs, il faut remplir le relevé pendant plusieurs jours : une quinzaine environ. Sauf cas particulier, choisissez une période de l’année ou du mois caractéristique de votre poste de travail.
Notez chacune des vos activités dès que vous les entreprenez en indiquant bien l’heure de début.
Notez également les interruptions, c’est un aspect important dans un poste d’assistante. Pour une interruption brève (quelques minutes), vous faites un bâton. Pour une interruption plus longue, vous notez le temps.
Une fois les relevés d’activités remplis, vous allez pouvoir faire des calculs :
- Regroupement des activités par grands domaines
- Temps passé sur chaque domaine,
- Nombre d’interruptions et temps consacré,
- etc.
Comment analyser les résultats
Avec le relevé d’activité, vous disposez d’une photo de votre poste à l’instant « t ».
Pour analyser cette photo, je vous conseille d’utiliser une liste de questions que vous connaissez peut-être : le 3QOCP : Qui, Quoi, Quand, Où, Comment, Pourquoi.
Le principe de cette analyse est de considérer qu’on peut tout remettre en cause. Rien n’est normal, rien ne va de soi, tout peut être critiqué.
| Qui ? | Pourquoi est-ce à moi de réaliser l’activité ? Est-ce que j’apporte une réelle plus value à le faire ? |
| Quoi ? | De quoi s’agit-il exactement ? À quoi sert cette activité ? Que se passerait-il si on la supprimait ? |
| Quand ? | Quand est-ce qu’elle doit être réalisée ? Est-ce le bon moment de la réaliser ? |
| Où ? | Pourquoi l’activité est-elle réalisée à cet endroit ? Est-ce l’endroit qui convient le mieux ? Un autre endroit ne serait-il pas plus approprié ? |
| Comment ? | La méthode, les outils utilisés conviennent-ils pour réaliser cette tâche ? Une autre façon de faire serait-elle plus pertinente ? |
Livrez-vous à cette petite analyse. Il y a fort à parier que vous découvrirez qu’une partie non négligeable de ce que vous faites ne sert à rien. Une telle affirmation est choquante. Elle est pourtant réaliste.
