Messagerie, répondez en quinze secondes chrono

Agnès TaupinJournaliste experte des fonctions assistantes

Parmi les messages reçus en cours de journée, il y a ceux à jeter aussitôt lu (ou sans même les lire), ceux à traiter plus tard et ceux à traiter tout de suite. Dans cette dernière catégorie, nombreux pourraient faire l’objet d’une réponse automatique. Le décor est planté, passons à l’action !

L’objectif à atteindre, lire et agir vite !

message-quinze-secondes

La création d’un courriel type

Ouvrez un message contenant une réponse type (ou saisissez-le), vérifiez l’orthographe et la syntaxe puis insérez votre signature professionnelle.

Sélectionnez le message type et votre signature, activez sur le Ruban l’onglet Insertion puis cliquez sur l’icône QuickPart. Sous Courriels types, cliquez sur l’option Enregistrer la sélection dans la galerie de composants QuickPart. La boîte de dialogue Créer un nouveau bloc de construction s’affiche.

Dans la zone Nom, saisissez un code (ex. : BN pour bien noté, ou RESA pour adresser une demande de réservation, etc.). Dans Catégorie, choisissez l’option Courriels types. Si besoin, décrivez l’objet du message dans la zone Description. Ensuite, cliquez sur le bouton OK. Votre courriel type est mémorisé.

Ajoutez, à votre convenance, d’autres messages...

Le rappel du courriel type

Un message reçu pourrait se satisfaire d’une réponse type (ou presque) ? Cliquez sur le bouton Répondre, saisissez le code de votre courriel type (BN, RESA) puis appuyez sur la touche de fonction F3 de votre clavier. Le message s’affiche. Personnalisez-le ou non.

Enfin, cliquez sur le bouton Envoyer et classez le message reçu (à l’aide d’une Action rapide créée à cet effet).

Quinze secondes plus tard -ou moins-... le mail est traité !

Ecrit par
Agnès Taupin
Rédactrice en chef d’un trimestriel et webzine, Agnès Taupin est spécialisée dans la presse professionnelle destinée aux assistant(e)s, secrétaires, offices managers, attaché(e)s ou adjoint(e)s de direction.
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