Les 4 défis de la matrice d'Eisenhower

La matrice d'Eisenhower ou matrice des priorités est un incontournable de la gestion du temps. Si elle est simple à comprendre, son application au quotidien demeure un défi. On vous explique.

Pour se servir de la matrice d'Eisenhower, cette méthode de gestion du temps invite à classer toutes vos tâches dans les 4 cadrans dessinés par les 2 axes Urgence et Importance. Pour les tâches qui affichent les niveaux d'importance et le degré d'urgence les plus élevés, celles qui sont dans le cadran A, le challenge est de les traiter sans délai. Pour celles qui sont d'importance mais d'urgence plus faible, le mot d'ordre est de planifier et de s'y tenir : c'est là que se joue la vraie valeur ajoutée de votre travail. Quant aux tâches de forte urgence mais de faible importance, attention à ne pas vous laisser envahir. Enfin, les missions dont les niveaux d'importance et d'urgence sont faibles sont à consommer avec modération. Tout l'enjeu est de classer chaque tâche dans la bonne case, le bon quadrant.

1. Matrice d'Eisenhower : quelle méthode de priorisation des tâches pour  définir les urgences vraiment importantes ?

C'est le cadran de l'adrénaline : toute action immédiate y est requise, et vite ! Certes. C'est indiscutable. Oui, mais… Avons-nous vraiment toujours affaire à de vraies urgences vraiment importantes ? Pour le savoir, évaluons le degré d'urgence et les niveaux d'importance de chaque tâche à travers cette liste de 3 séries de questions :

• L'action à réaliser a-t-elle un impact majeur sur la satisfaction client ? sur la santé financière de l'entreprise ? sur son image ? sur les obligations légales qu'elle doit remplir ?
• Quel est le risque à ne pas réaliser cette action immédiatement ? Y a-t-il un risque sur la sécurité des personnes ? Un risque de perte de clientèle ? Un risque financier ? Juridique ? Que devient ce risque si l'action est réalisée la semaine prochaine plutôt qu'aujourd'hui ? Dans deux jours ? Demain ? Dans deux heures ou même une heure ?
• Enfin, quelle est notre part de responsabilité dans l'accumulation de tâches en cadran A ? Quelles sont celles que nous aurions pu anticiper ?

Les réponses à ces questions peuvent nous redonner un peu de marge de manœuvre pour arbitrer en faveur d'une tâche de cadran B moins urgente mais à plus fort enjeu. Sinon, nous risquons de tomber dans le cercle vicieux de la matrice emballée : les tâches de cadran B sont continuellement reportées et traitées au pied du mur, en cadran A.

2. Comment planifier les tâches du cadran B selon la matrice d'Eisenhower ? Méthode et exemple

Les tâches du cadran B méritent toute notre attention, car elles sont importantes mais moins urgentes. C'est en les anticipant que nous redonnons de la souplesse à notre agenda - et gagnons en sérénité. Or, ce sont souvent des tâches délicates ou des problèmes complexes qui méritent un temps de réflexion sur le long terme, peu compatible avec des urgences qui tombent à rythme soutenu. Voici une liste de bonnes pratiques pour les privilégier et les protéger :

• Découper les tâches longues en sous-objectifs susceptibles de tenir dans un format court : 45' à 1h30 maximum.
• Planifier dans l'agenda des rendez-vous avec nous-mêmes pour les traiter, de préférence le matin avant d'ouvrir la boîte mail.
• Indiquer en clair l'objectif de chaque séquence sous forme de livrable concret.
• Fermer mail, téléphone et indiquer aux collègues que nous devons nous concentrer.
• Si possible, télétravailler ou s'isoler dans une petite salle de réunion. À défaut, un casque avec une musique douce est excellent pour se couper du bruit...
• Et bien sûr, résister à l'invasion des tâches du cadran C.

3. Le défi du cadran C en management : ne pas se laisser envahir !

C'est sans doute le plus grand défi de cette matrice, celle qui trace la "diagonale du fou" B-C. Elle représente notre plus gros dilemme : faut-il privilégier une urgence moins importante à une tâche importante mais moins urgente ? La réponse est non. Intellectuellement, nous le comprenons.

Psychiquement et presque physiologiquement, c'est une autre affaire. La notion d'urgence déclenche le réflexe irrépressible de tout lâcher pour nous en occuper. D'où l'importance de nous isoler pour protéger nos tâches de cadran B.

Pour résister à l'envahisseur, nous pouvons aussi adopter d'autres réflexes selon la situation :

• Répondre à toute sollicitation par "oui et". Extrait de dialogue : "je peux te voir 5 minutes ?" - "oui bien sûr, à 11h". Le bénéfice de cette méthode est immédiat. Entendant le oui, le solliciteur est rassuré. Il accepte dans 80 % des cas de reporter notre entretien... lorsque nous aurons fini cette tâche de cadran B en cours.
• Réserver systématiquement dans l'agenda des plages de disponibilité - une à deux par jour - pour canaliser les appels téléphoniques et autres sollicitations, alléger votre charge de travail et soigner la communication interne avec vos équipes.
• À chaque nouvelle demande, nous interroger : "qui d'autre ?" pourrait réaliser cette tâche mieux et plus rapidement ?
• Oser refuser tout simplement avec un "non je ne peux pas" les tâches qui sont vraiment trop en marge de notre mission.
• Négocier le périmètre du livrable à fournir, redonner au solliciteur une part du travail à accomplir.
• Rappeler gentiment les règles du travail collectif à ceux qui n'anticipent jamais...et négocier encore plus durement avec eux.
• Traiter en profondeur les urgences récurrentes : inscrire dans le cadran B, par exemple, de mettre à la disposition des collègues un tutoriel pour qu'ils soient autonomes.

Évidemment, ça ne marche pas à tous les coups. Mais cela permet d'alléger considérablement le poids du cadran C au profit du cadran B.

4. Quelle est l'origine du cadran D et reste-t-il du temps pour ces tâches dans la matrice d'Eisenhower ?

Le général Dwight D. Eisenhower, qui a présidé les États-Unis après une carrière militaire achevée à la fin de la Seconde Guerre mondiale et dont l'approche a été reprise plus tard par Stephen Covey, jetait sans état d'âme tout le contenu de ce cadran à la poubelle. Mais dans le monde professionnel d'aujourd'hui, une partie des tâches du cadran D sont nécessaires mais sans contribution directe à notre cœur de mission. Ce sont les tâches administratives, les notes de frais, le classement de nos dossiers. Sans réelle valeur ajoutée, elles méritent tout de même d'être réalisées avec régularité. Il est plus rapide de traiter les notes de frais d'une semaine que d'un mois entier. Si nous ne classons pas nos fichiers, nous perdons chaque jour un nombre de plus en plus important de minutes à retrouver nos dossiers.

Le cadran D contient également une foule de petites tâches mineures et complètement accessoires dont nous pourrions nous passer mais qui nous font du bien. En voici quelques exemples : quelques tweets superfétatoires, une partie de ping-pong-mails débridée, un petit service à rendre à une personne que nous apprécions beaucoup, l'ultime peaufinage d'une présentation déjà magnifique... chacun ses marottes. Ces actions nous détendent et méritent à ce titre une place - raisonnable - dans notre emploi du temps.

Pour les tâches du cadran D, deux garde-fous :

• Réserver ces tâches pour les "heures creuses" de notre rythme chronobiologique.
• Nous donner un temps limité pour les accomplir.

La matrice d'Eisenhower n'est pas ingrate. Elle nous entraîne dans le cercle vertueux de l'efficacité personnelle et de la gestion du temps dès lors que nous relevons ces 4 défis.

FAQ : Questions fréquentes sur la matrice d'Eisenhower

Quel est le grand principe de la matrice d'Eisenhower ?

Le grand principe consiste à classer chaque tâche selon deux critères, son degré d'urgence et ses niveaux d'importance, pour décider s'il faut la traiter immédiatement, la planifier, la déléguer ou l'abandonner.

Quelle est l'utilité de la grille d'Eisenhower dans la gestion du temps ?

Cette grille est un pilier de la gestion du temps : elle offre une vision claire de vos priorités et évite de se laisser déborder par l'urgence au détriment de ce qui compte vraiment.

Quelle est la méthode de gestion des priorités la plus efficace ?

La méthode la plus efficace reste de qualifier chaque tâche, de la positionner dans le bon quadrant, puis d'appliquer l'action associée. Par exemple, une échéance client se traite immédiatement, tandis qu'une réflexion stratégique se planifie.

Quels sont les outils de la matrice d'Eisenhower ?

Un modèle vierge de matrice d'Eisenhower, au format PDF, Word ou Excel, suffit pour commencer. Dressez la liste de vos tâches, tracez un tableau à quatre cases avec une ligne pour l'urgence et une colonne pour l'importance, puis téléchargez-le ou imprimez-le. Certaines applications de gestion des tâches permettent aussi de la créer en ligne et de la partager avec votre équipe.

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• 30 citations inspirantes sur le temps
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Ecrit par

Pascale Bélorgey

Pascale Bélorgey, auteure de référence dans le champ de la pédagogie et de l’efficacité professionnelle, a consacré vingt ans à explorer et transmettre les clés d’un apprentissage durable. Chez Cegos, elle a marqué les esprits par ses contributions à plusieurs ouvrages phares, dont La Boîte à outils de la Gestion du temps et La Boîte à outils de l’Efficacité professionnelle, où ses contes illustrent la puissance du récit comme vecteur de formation. Aujourd’hui romancière et conteuse, elle poursuit son engagement pédagogique en nourrissant l’imaginaire des jeunes générations et en rappelant à chacun l’importance de cultiver l’enfant intérieur pour grandir et apprendre.

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