OneNote, un allié de taille pour s’organiser

Hélène TellitocciManager Offre et Expertise Bureautique et Outils collaboratifs Cegos

Ceux qui l’utilisent arrivent tous à la même conclusion : « Je ne peux plus m’en passer ! ».  OneNote, le logiciel de prise de notes de Microsoft, est un allié de taille pour s’organiser. Il remplace avantageusement vos anciens cahiers ou blocs papier et surtout, il bénéficie des avantages du numérique. Voici 7 bonnes raisons de l’adopter.

Ne cherchez pas OneNote, vous l’avez déjà

OneNote accompagne gratuitement la suite Office depuis plusieurs années. Vous utilisez Excel ou Word ? Vous avez donc OneNote. Rien à télécharger ou configurer. Il suffit de double-cliquer sur l’icône OneNote. De plus, son intégration parfaite aux outils de Microsoft facilite son utilisation.


Si vous souhaitez être plus efficace dans votre prise de note, je vous recommande la formation 3 h chrono pour organiser et partager vos notes dans OneNote.


Organisez vos notes dans un endroit unique

Un fichier OneNote se présente comme un bloc-notes. Un système d’onglets simule des intercalaires. Il est possible d’intégrer plusieurs pages dans un même intercalaire et de diviser chaque page en sous-pages. Facile à construire, un bloc-notes se crée au fil de l’eau et chaque onglet, page ou sous-page peut être déplacé par un simple cliqué-glissé. La souplesse de cette utilisation permet d’organiser et assembler facilement tous types de notes. Et puis, inutile d’enregistrer. La sauvegarde est automatique !

OneNote Perso2

Mixez toutes sortes d’informations numériques

OneNote permet de capturer toutes sortes d’informations numériques : textes tapés au clavier ou notes manuscrites obtenues avec un stylet, photos, tableaux, fichiers Excel, messages Outlook, mais aussi des mémos audio ou des enregistrements vidéos.
L’enregistrement audio ou vidéo est particulièrement utile lorsqu’il n’est pas possible de taper ou d’écrire assez vite, par exemple lors d’une conférence ou bien au cours d’une réunion. De plus, une option permet d’établir un lien entre les notes prises pendant la conférence et l’enregistrement audio ou vidéo.

Capturez du contenu sur le Web

OneNote est particulièrement utile pour monter un dossier de veille qui nécessite des recherches sur Internet. En capturant une page ou une partie de page, le lien pour accéder à cette page s’enregistre automatiquement dans le bloc-notes.

Exploitez le moteur de recherche

Un autre avantage du numérique : le moteur de recherche. Celui de OneNote est élaboré. Il permet de retrouver n’importe quel terme dans l’ensemble de vos blocs-notes. Y compris un terme enregistré dans un mémo audio ou vidéo.

Vous pouvez également marquer une note avec une balise (par exemple « A faire », « A lire », …) ou la lier à vos tâches Outlook. Le moteur de recherche permet ensuite d’afficher vos notes en les regroupant par type de balises. La liste des balises est personnalisable et s’adapte aux spécificités de votre activité.

Accédez à vos notes depuis votre Smartphone, votre tablette ou votre PC

Enregistrez vos notes dans votre espace OneDrive (le service Cloud de Microsoft). Celles-ci seront ensuite accessibles sur chacun de vos terminaux : PC, Smartphone ou tablette. Dès que vous connectez un terminal à Internet, le contenu se synchronise automatiquement. Hors connexion, vous conservez la dernière synchronisation effectuée. Il n’est donc pas nécessaire d’être connecté pour accéder au contenu de vos notes.

Partager des notes avec vos collègues ou vos proches

Votre espace OneDrive permet également de partager un ou plusieurs bloc-notes avec la ou les personnes de votre choix. Chaque note s’accompagne alors automatiquement des initiales de son auteur. Une info-bulle permet d’accéder à son nom complet et à la date de modification. Vous pouvez ainsi avancer sur un dossier à distance et de manière asynchrone.

 

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Ecrit par
Hélène Tellitocci
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