Même si l’on se plaint de passer trop de temps à « faire du budget », et même si certaines entreprises tentent de s’en passer, le budget demeure un moyen essentiel, pour mobiliser les différents acteurs dans une organisation et, viser la cohérence de l’ensemble.
Décliner la première année du plan stratégique
Le processus plan-budget couvre les méthodes utilisées pour piloter, mesurer et comprendre la performance. L’objectif est d’adapter au mieux toutes les décisions opérationnelles à la stratégie de l’organisation. Le budget, est l’occasion pour les dirigeants de définir les priorités à court et de les expliquer aux responsables opérationnels.
Définir les objectifs et les plans d’action locaux
« Un objectif général non décliné en objectifs et plans d’action locaux n’a pas lieu d’être ». Les objectifs budgétaires se traduisent sur le terrain en normes, quantités consommées, effectif nécessaire… A ces objectifs correspondent des leviers d’action qui influencent la performance. De leur choix dépend la qualité et la pertinence des décisions.
Prévoir les produits et les charges sur l’année, ainsi que le résultat
Le budget est d’abord un outil de projection dans l’avenir. Le budget commercial a pour but de prévoir le chiffre d’affaire ou les recettes. Les autres budgets prévoient les moyens commerciaux, de production, ainsi que les frais généraux. En synthèse, on élabore un compte de résultat prévisionnel.
Engager les responsables opérationnels sur un « contrat »
Les responsables budgétaires préparent leur budget : ils complètent les données financières à l’aide des éléments opérationnels, mettent en exergue l’origine des chiffres, se focalisent sur les leviers d’action. Il leur revient ensuite de défendre ce budget devant leur direction. Ils seront évalués au cours de l’année suivante sur les engagements pris.
Communiquer tout au long de l’année
« Tout au long de la course, le copilote fait défiler la feuille de route, préparée avant la course ». Le contrôleur de gestion reporte, chaque mois, les écarts qu’il observe et analyse les tableaux de bord, afin d’alerter au plus vite sur une dérive éventuelle. Au cours des réunions d’analyse des résultats il vérifie que l’information de gestion est correctement utilisée par les opérationnels.
