Formation - Gagner du temps et s'organiser avec Outlook et OneNote

1 - Personnaliser Outlook pour l'adapter à son activité

• Accéder directement à l'essentiel : personnaliser le ruban, les affichages, les favoris.
• Adapter Outlook à son activité : définir des champs, des catégories, des indicateurs.
• Créer des modèles pour gagner du temps : mails types, phrases automatiques, bloc de paragraphes types.

2 - Traiter un volume important de mails, s'organiser pour plus d'efficacité

• Purger sa boîte de réception en s'appuyant sur la méthode CAP.
• Exploiter les indicateurs de suivi et les outils de recherche.
• Créer un fichier de données pour désengorger sa boîte à lettres.
• Créer des règles pour filtrer et classer automatiquement.
• Enregistrer des actions rapides pour les usages courants.
• Transformer un message en rendez-vous ou en tâche.
• Collecter rapidement une information : les boutons de vote.
• Informer de son absence.

3 - Gérer ses contacts

• Créer et catégoriser ses propres contacts et listes de distribution.
• Échanger des cartes de visite.
• Importer, exporter des contacts.
• Opérer un publipostage.

4 - Planifier, organiser et prioriser ses activités

• Créer des rendez-vous ou évènements ponctuels, planifier les éléments périodiques.
• Attribuer des couleurs pour visualiser et prioriser ses activités.
• Organiser ses tâches par contexte et nature d'activité.
• Définir des échéances et mettre en place des rappels.

5 - Centraliser ses notes et idées dans OneNote

• Créer et organiser un ou plusieurs bloc-notes.
• Saisir et hiérarchiser ses notes : pages, sous-pages, indicateurs.
• Insérer tous types de notes : texte, écriture, schémas, images, tableaux, fichiers, contenu Web, notes audio ou vidéo.
• Accéder à ses notes depuis son PC, son Smartphone ou sa tablette.

6 - Organiser le travail collaboratif

• Partager des agendas, des contacts, des bloc-notes OneNote.
• Organiser des réunions.
• Déléguer et suivre des tâches.