Word est, bien entendu, le logiciel approprié pour rédiger un compte rendu de réunion. En revanche, l’utilisation d’Excel est intéressante quand il s’agit d’un relevé de décisions et pas d’un compte rendu détaillé. Dans ce cas, les fonctionnalités de filtres et de tris de d’Excel peuvent être très utiles pour gérer les décisions et leur suivi.
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Le relevé de décisions
À l’inverse du compte rendu de réunion qui reprend les débats sous une forme plus ou moins détaillée, le relevé de décisions ne reprend que les décisions. Son point fort est son côté très opérationnel. Après tout, ce qui importe dans une réunion, ce sont les décisions qui y sont prises. Son point faible est qu’il ne constitue pas un très bon aide-mémoire. On ne garde trace que de la décision et pas du contexte et des débats qui ont amené à la prendre.
Selon les cas, le relevé de décisions peut se substituer au compte rendu ou en constituer une annexe. Pour une lecture facile, il se présente généralement sous forme de tableau.
| Point de l’odj | Décision | Responsable | Échéance | Commentaires |
Le relevé de décisions avec Excel
Sur Excel, vous allez pouvoir réaliser un suivi des décisions et de leur réalisation. Il faut pour cela ajouter une colonne pour la date de réalisation des décisions.
Lors de la réunion, vous saisissez le relevé de décisions et vous le faites valider directement par les participants. Par la suite, à chaque fois que vous avez connaissance de la date de réalisation d'une action, vous la notez dans le tableau.
Lors de la réunion suivante, on pourra faire le point des décisions réalisées et non réalisées. Pour cela, il suffit de filtrer :
- sur la colonne Echéance, les décisions dont l'échéance est antérieure ou égale à cette date,
- et sur la colonne Date de réalisation, les décisions n'ayant pas de date de réalisation. Donc pas réalisées.
Dans l'exemple ci-dessous, la réunion suivante a lieu le 2 mars. On va afficher toutes les lignes ayant une date échéance inférieure ou égale au 3 mars et une date réalisation vide.
Pour réaliser une gestion de l'ensemble des décisions prises, on peut utiliser un tableau excel unique pour l'ensemble des réunions et pas seulement un pour chaque réunion. Pour identifier les décisions prises lors de telle ou telle réunion, il suffit d'ajouter au tableau au colonne avec la date de la réunion.
Les filtres chronologiques Excel
Les filtres chronologiques permettent une sélection très simple sur une date.
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