Si la fonction office manager est une évolution naturelle de la fonction assistant(e) de Direction, il ne faut pas pour autant négliger la transition. Car la passerelle, elle, n'a rien de naturel et mérite d'être prise au sérieux.
J'interviens régulièrement en entreprise pour accompagner, dans leur nouveau positionnement, des assistant(e)s de Direction récemment promu(e)s Office Manager. Dans ce contexte, je suis généralement confrontée aux mêmes situations.
Une différence dans les tâches
Les tâches d'un(e) Assistant(e) de Direction relèvent majoritairement du domaine de l'exécution, quand celles de l'Office Manager comportent une part non négligeable de stratégie et de management.
La promotion vers un poste d'Office Manager devra donc modifier sensiblement la perception que l'on a de sa propre position, de même que la perception qu'en ont nos collègues. Pour cette raison, le/la nouvel/le Office Manager devra rapidement faire le deuil de son poste d'Assistant(e) de Direction afin de s'installer dans celui d'Office Manager. Si vous prenez de nouvelles fonctions et devenez Office manager, je vous recommande la formation Cegos Office Manager : les bases du métier et si vous souhaitez devenir Office manager, vous pouvez consulter le cycle.
Une frontière mince avec d'autres métiers
Il faut se souvenir que le poste d'Office Manager se situe aux confins de postes de responsables tels les postes de RRH (responsable ressources humaines) ou bien de RAF (responsable administratif et financier).
Ainsi, il n'est pas rare qu'OM et RRH revendiquent chacun(e), légitimement, certaines tâches. Dans quelles situations ? Par exemple lorsqu'on recrute un(e) RRH à qui l'on va confier des tâches jusqu'alors gérées par l'OM (telle la gestion administrative du personnel). Lequel de l'ancienneté ou du grade prévaut ?
Bien préparer les fiches de postes
Il faut rappeler l'importance d'élaborer des fiches de postes... et de mettre à contribution notre hiérarchie à qui il incombe de communiquer sur nos nouvelles fonctions. Dans le cadre d'un mouvement de poste d'Assistant(e) de Direction vers celui d'OM, c'est crucial.
Bien entendu, tout cela n'est pas incompatible avec un poste mixte Assistant(e) de Direction / OM, dès lors que ces deux fonctions sont accolées l'une à l'autre et non fusionnées. Cela requiert de savoir quand et comment changer de casquette. Ce qui fait appel à trois qualités que possèdent déjà les AD, à savoir la diplomatie, la souplesse et la solidité.
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