Fiche Métier : Office Manager

Qu’est-ce qu’un Office Manager ?

Le métier d’office manager n’est pas encore très répandu en France. Ce terme nous vient tout droit des pays anglo-saxons il y a environ une décennie. Ainsi, de par ses fonctions, le poste est souvent confondu avec celui d’assistant(e) de direction. Par ailleurs, l’OM est rattaché au directeur général et travaille généralement dans une PME, voire une TPE. Au sein d’une entreprise, l’office manager occupe un poste polyvalent. Il est chargé d'assister son supérieur hiérarchique sur certaines de ses fonctions, afin de permettre à ce dernier de se focaliser sur l’aspect commercial et managérial de son poste. Au quotidien, il est responsable du bon fonctionnement d’un service ou d'une entreprise, de sa coordination et de sa supervision en s'occupant de toute la gestion administrative.

Quel est son rôle ?

Dans les faits, il existe aujourd'hui deux types d’offices managers qui se distinguent principalement par leur ancienneté, leurs expériences, leurs responsabilités. Le premier en début de carrière et le deuxième, plus sénior, en cours de carrière, déjà expérimenté.

Office manager en début de carrière

En début de carrière, l’OM aura surtout un rôle de coordination de bureau. Il sera en charge de l’assistanat des équipes, d’une partie administration du personnel, de la gestion opérationnelle des Services Généraux et de la transmission des informations au département comptabilité.

Office manager expérimenté

L’office manager expérimenté, quant à lui, jouera généralement le même rôle, mais avec un pouvoir décisionnaire plus grand sur ces différents sujets. En tant que véritable bras droit du directeur général, il aura un rôle transverse au sein de la structure avec des projets stratégiques à mener à bien. Il sera en charge de coordonner les ressources humaines, de gérer les finances et le budget, de superviser les services généraux et d’organiser les événements aussi bien internes qu’externes. Pour résumer, que l’OM soit en début de carrière ou avec plus d’expérience, il est l’acteur incontournable de la coordination de l’entreprise.

Quelles sont ses missions ?

L’office manager évolue généralement dans les petites structures. Là, ses fonctions sont une combinaison de celles d’un(e) assistant(e) de direction de haut niveau et celles d’un responsable administratif et/ou événementiel et/ou comptabilité. L’OM doit mener de front plusieurs missions dont les prédominantes sont les suivantes :

Gestion de l’assistanat du directeur général

La mission essentielle de l’office manager étant d’assister le dirigeant de la structure, il est en charge de toutes les opérations administratives. Celles-ci consistent à traiter le courrier, organiser l’agenda et les réunions, préparer les commandes de fournitures de bureau, organiser et gérer les recrutements ainsi qu'effectuer le travail administratif des différents services.

Transmission des informations

Il revient à l’OM de gérer les appels téléphoniques, c’est-à-dire les réceptionner et les trier pour son supérieur hiérarchique. Il doit prendre et aussi transmettre les messages à qui de droit après avoir trié l’essentiel. Il rédige des synthèses et des reportings. Il élabore et présente également des rapports et des bilans.

Gestion de la trésorerie

Selon la taille de l’entreprise qui l’emploie, l’office manager peut aussi prendre en charge la gestion du budget, c’est-à-dire l’élaboration et le suivi. Il s’occupe de la comptabilité, planifie et veille à la mise en œuvre des projets. Il lui revient également de superviser le déroulement desdits projets.

Communication interne et externe en gérant les flux d’informations

L’OM assure la communication entre le directeur général et ses différents interlocuteurs internes (services, personnel, instances représentatives ou encore les différentes équipes de l’entreprise). Il gère également la communication externe. Il est en charge de tous les contacts avec les clients, les fournisseurs, les banques, les partenaires sociaux…

Quelles sont les compétences requises pour devenir Office Manager ?

C’est surtout dans les TPE, les PME et les PMI que l’on trouve des postes d’office manager. Les cabinets comptables, les cabinets juridiques ainsi que les entreprises opérant dans le domaine des nouvelles technologies sont les principaux recruteurs qui exigent les qualités et les compétences suivantes.

Qualités personnelles

La première qualité est une grande capacité d’adaptation et une grande souplesse d’esprit. L’office manager est, au quotidien, le support de toutes les équipes. Il doit faire en sorte qu’elles soient à même de travailler efficacement, avec le matériel adéquat et les informations nécessaires qu’il leur aura fournies lui-même. L’OM doit faire preuve d’excellentes qualités relationnelles. Il doit être capable de s’adapter aux différents contextes et interlocuteurs, même si ces derniers présentent des personnalités différentes. La variété de ses missions exige de posséder le sens des priorités, une bonne réactivité et une grande rigueur dans l’organisation. Polyvalence et autonomie sont également indispensables. Le sens de l’écoute et la discrétion vont de pair dans cette fonction. L’office manager est le relais entre les salariés et les managers. Il est sollicité sur des questions de finance, de services généraux, de ressources humaines, d’événementiel ou de management. Débrouillardise, bon sens et dynamisme sont des qualités personnelles requises pour être un bon office manager. La personne doit être prête à délester son supérieur hiérarchique d’un poids non négligeable, celui de la bonne coordination entre les services, l’organisation générale de l’entreprise et la bonne diffusion des informations. Son bon sens lui permet de prendre les initiatives adaptées à la situation ainsi que les solutions adéquates devant un éventuel problème. Et enfin, et non la moindre des qualités requises pour devenir OM : la curiosité, la soif d’apprendre. Dans un environnement de travail qu’il doit rendre le plus agréable possible, il évolue dans un quotidien où les jours se suivent et ne se ressemblent pas. Il est tenu d’apprendre tous les jours, de s’enquérir des nouvelles méthodes et techniques, de s’enrichir sur tous les plans liés à son travail et de s’améliorer constamment.

Compétences techniques

L’office manager doit obligatoirement avoir une parfaite maîtrise des logiciels bureautiques, généralement de la suite Office de Microsoft (Word, Excel, Powerpoint…). Un excellent niveau de français, à l’écrit (pour la rédaction du courrier et des différents documents) comme à l’oral (pour les différentes prises de parole, appels téléphoniques, négociations, accueil de visiteurs…), est également requis pour cette fonction. Et à l’instar des assistants de direction, il pourra souvent être demandé à l’OM de savoir s’exprimer en une ou plusieurs langues étrangères, principalement en anglais. La langue anglaise n’est pas seulement un atout, elle est une exigence. En outre, la fonction d’office manager présente la particularité de permettre l'acquisition de compétences au fur et à mesure des expériences.

Comment devenir Office Manager ?

Diplômes requis

Il n’existe pas encore de formation particulière pour être office manager, la notion étant récente et les missions diversifiées et complexes. Mais dans la plupart des cas, les recruteurs exigent un niveau bac+2 minimum, à savoir un BTS d’assistant manager et/ou d’assistant de gestion PME-PMI. Pour favoriser l’évolution ultérieure et pouvoir occuper un poste d’encadrement, un Master en Management est un atout. Ces diplômes doivent être complétés par une solide expérience professionnelle d’assistant de direction.

Formation Cegos

Notre organisme propose une formation Office Manager qui mène à une certification éligible au CPF. Cette certification est remise au candidat après la soutenance finale d’un mémoire devant un jury d’expert. Le nom de la certification est Office Management. Elle permet de se professionnaliser et d’obtenir la reconnaissance de la Fédération de la Formation Professionnelle, car elle valide les acquis de la formation et atteste de la maîtrise de la fonction. Elle est destinée à toute personne participant au cycle office manager. Peuvent participer à la formation les offices managers récents dans la fonction, les assistantes et/ou les assistantes de direction ainsi que toute personne souhaitant évoluer vers la fonction d’Office Manager


Pour compléter vos connaissances sur ce sujet