- 1. Padlet, pour organiser des brainstorming post-it
- 2. Mindmeister, la version électronique de la carte mentale
- 3. Sentimy, pour un sondage préparatoire
- 4. Kahoot, pour un apport de contenu ludique
- 5. Viewedit, pour déporter la démonstration hors de la réunion
- 6. Quik, pour garder la mémoire émotionnelle d'un événement
Le digital est entré dans nos vies. Les smartphones, tablettes ou ordinateurs ne nous quittent plus. Et si nous profitions de leur potentiel pour booster l'efficacité de nos réunions au lieu de chercher à en restreindre l'usage ? Voici 6 outils digitaux très simples à utiliser pour gagner du temps ou de la productivité lors des réunions.
1. Padlet, pour organiser des brainstorming post-it
Le brainstorming post-it est une technique d'animation très efficace pour produire un grand nombre d'idées ensemble. La difficulté, lorsqu'elles sont en papier, réside dans leur exploitation après la réunion. En effet, les écritures "patte de mouche" sont difficilement lisibles sur une photo d'ensemble, certains post-it™ sont à moitié masqués par d'autres.
Avec Padlet, il est facile d'éditer en clin d'œil une version pdf des post-it™, propre et lisible, avec leurs commentaires et les images, vidéos ou liens actifs. La possibilité de liker, attribuer des étoiles ou commenter les post-it™ des autres enrichit encore les échanges tout en évitant les longs débats. Enfin, cette version électronique du brainstorming post-it™ permet à chacun de poursuivre l'apport d'idées ou de références au-delà de la réunion, en mode asynchrone. Très efficace pour faire avancer les projets qui s'étalent dans le temps.
Pour optimiser l'utilisation de Padlet, il est utile de bien préparer en amont les consignes, tant sur le plan technique que sur le fond. Faciliter l'accès au mur, se préparer aux imprévus côté technique. Côté contenu, préparer les questions et l'animation qui permettront à plusieurs sous-groupes de produire en parallèle sur divers aspects du sujet.
2. Mindmeister, la version électronique de la carte mentale
Les adeptes de la pensée holistique préféreront Mindmeister pour organiser leurs brainstorming. Là encore, l'usage en mode asynchrone est un atout majeur pour l'efficacité de la réunion. En préparant à l'avance la carte mentale avec quelques premières idées et quelques branches vides, l'animateur permettra au groupe de démarrer plus rapidement dans la production d'idées.
En aval de la réunion, la carte mentale peut servir de document de synthèse à l'ensemble du groupe, surtout si elle est agrémentée de liens actifs vers des outils ou contenus de référence utiles au projet.
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3. Sentimy, pour un sondage préparatoire
Une manière très efficace de remplacer le tour de table est de faire une enquête... en amont de la réunion ! Celle-ci peut porter par exemple sur les priorités à aborder, qui permettront de tenir compte des motivations de chacun pour définir l'objectif de la réunion. Ou encore sur un état des lieux par rapport à une situation donnée, ce qui donnera dès le début de la réunion de la matière pour travailler efficacement à produire le livrable attendu.
Sentimy offre deux avantages : celui de la simplicité pour le créateur du sondage (et des répondants) et celui de la mise en forme graphique des résultats.
4. Kahoot, pour un apport de contenu ludique
A vos smartphones ! Fini les présentations didactiques fastidieuses en séminaire, place au Kahoot ! En alternant les questions d'un quiz digital créé sur Kahoot et les explications ciblées sur un message clé, les présentations de bilans chiffrés deviennent dynamiques ! L'auditoire se prend au jeu et son attention reste soutenue tout au long de la présentation. Il retient mieux les messages clés car a il pris une part active dans le processus. Idéal pour les séquences des heures creuses du début d'après-midi !
Les quiz Kahoot peuvent se jouer en individuel, mais le mode "team" est encore plus dynamique et facilite d'autant mieux l'implication. Un seul appareil pour l'équipe, dont les membres sont obligés de se concerter avant de répondre. Bonne ambiance et échanges garantis.
5. Viewedit, pour déporter la démonstration hors de la réunion
Un changement de logiciel, d'interface, ou de système d'information nécessite une appropriation par les utilisateurs. Des réunions sont alors organisées en petits groupes pour leur faire découvrir et tester les nouvelles fonctionnalités. Mais voilà, nombreux sont ceux qui n'utiliseront pas tout de suite ces merveilleux nouveaux outils. Dans quelques semaines, lorsqu'ils en auront besoin, ils auront oublié 90% de l'information qui leur aura été communiquée.
Viewedit permet de créer très simplement des tutoriels avec une petite touche humaine en plus. En effet, le démonstrateur peut incruster sa vidéo dans un coin de l'écran pendant qu'il manipule sa souris et passe d'écran en écran sur son ordinateur.
Dès lors, la réunion peut être carrément supprimée ! Ou a minima centrée sur l'essentiel, à savoir les avantages principaux du nouvel outil (par exemple grâce à une animation Kahoot !) ou les processus pour mieux travailler ensemble grâce à eux.
6. Quik, pour garder la mémoire émotionnelle d'un événement
Qu'est-ce qui empêche de faire une vidéo d'un événement ? Le temps. S'il est facile de prendre des photos pendant un séminaire, il l'est en revanche moins de faire le montage après que l'euphorie du moment est passée. Qu'à cela ne tienne ! L'app Quik fait le montage à notre place à partir de photos ou courtes vidéos sélectionnées dans la bibliothèque de notre smartphone. Il est même possible d'ajouter des incrustatons de titre et de choisir très simplement la mise en forme et la musique.
C'est si simple que la diffusion de ce film peut se faire en direct à la fin du séminaire plutôt qu'en différé, concluant ainsi sur un point d'orgue émotionnel le séminaire.
