N’avez-vous pas rêvé de résoudre un problème, en impliquant tous les membres de votre équipe, mais sans bloquer les gens en réunion ? Si oui, cet article est fait pour vous ! Avec le DECLIC (CEDAC en anglais), un problème se résout collectivement en un mois seulement, avec juste une réunion de quelques minutes au début du mois et une réunion de synthèse en fin de mois.
Le CEDAC en quelques mots
En anglais, CEDAC veut dire : Cause Effect Diagram with Addition of Cards. En français, on l'écrit DECLIC, inspiré de sa version anglophone, qui signifie "Diagramme Effet-Causes Listées par des Cartes". Lors du DECLIC, les participants sont sollicités sur environ un mois pour traiter le « problème du mois ». Les personnes y participent en passant, en marchant dans les locaux de l’entreprise. Cette méthode nécessite une réunion plénière de lancement, deux étapes asynchrones de 15 jours chacune et une réunion plénière de débriefing-décision. Il permet à chacun d’exprimer son avis sur les causes d’un problème et sur les solutions à apporter. Grâce au CEDAC, chacun peut construire un plan d’action et ainsi se responsabiliser. Cette méthode utilise le principe du diagramme causes-effet et des post-its de trois couleurs différentes.
Voir notre dernier article : la question-paradoxe pour aborder les sujets sensibles
CEDAC : quelles sont ses étapes ?
1. Réunir d’abord tous les participants
Dans un premier temps, l’animateur explique le cadre en plénière. La résolution se fera de manière asynchrone et durera un mois. Deux paperboards (type vellada) seront mis de chaque côté d’un tableau central. Un diagramme causes-effet est dessiné sur le tableau central. Ensuite, on dépose le post-it expliquant le problème au bout à droite du diagramme.
2. Période des top causes
Sur une période de 15 jours, chaque personne apporte librement ses idées de causes possibles du problème en collant des post-it jaunes sur le diagramme causes-effet. Pendant ce laps de temps, le dialogue entre l’animateur et les participants se fait, si besoin, par l’intermédiaire du tableau de gauche. Par exemple, pour une demande éventuelle de précision sur un post-it.
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3. La période top solutions
Pendant une nouvelle période de 15 jours, chacun apporte ses idées de solutions possibles à chaque cause, et ce, même s'il n’en est pas l’auteur. Cette phase se fait de manière asynchrone et sous forme de post-it verts déposés sur le diagramme causes-effet. Le dialogue entre l’animateur et les participants se fait aussi par l’intermédiaire du tableau de gauche.
4. Après ces deux périodes de 15 jours
Après un mois de réflexion-solution, le CEDAC permet de réunir tous les participants en plénière pour débriefer et décider des actions à mettre en œuvre. Alors, on utilise le paperboard de droite comme "Tableau de décisions" en le divisant en 3 colonnes libellées comme ceci :
- colonne 1 : « solutions retenues »,
- en colonne 2 : « solutions en cours d’étude »,
- et en colonne 3 : « solutions non retenues pour le moment ».
Cette plénière de décision se fait avec les services concernés :
- pour les couples cause-solution retenues (jaune/vert), l’animateur demande un responsable et le note sur un troisième post-it mauve avec la date à laquelle l’action sera menée à son terme ;
- ceux en jaune-vert « en cours d’étude », pensez à noter qui fait l’étude et pour quand ;
- et pour les couples non retenus expliquer succinctement pourquoi.
À lire >>« Ce que je veux » ou la stratégie d’objectif
Méthodologie et conseils pour un bon CEDAC
Les premières utilisations de cet outil peuvent faire ressortir des « remarques » ou des « revendications » qui n’ont rien à voir avec le sujet. Si cela se produit, mettez-les de côté et expliquer sur le paperboard de gauche qu’on se concentre uniquement sur le « problème du mois ». Plus vous utiliserez cet outil, plus la qualité des énoncés des causes et des solutions va s’améliorer. Pour que ça marche, organisez bien ce lieu de rencontres des idées, avec à disposition : 2 paperboards, 1 tableau central, des post-it de 3 couleurs, feutres, etc. L’idéal est un endroit où toutes les personnes de l’équipe vont passer, (ex.: proche de la cafétéria, sur le lieu de la réunion flash, etc.) Enfin, assurez la mise en œuvre rapide des solutions pour montrer l’efficacité de la méthode.
