1. Mesurer l'atteinte de l'objectif
2. Lister les actions à entreprendre après la réunion
3. Prendre les rendez-vous pour finaliser le travail
Les dernières minutes d'une réunion sont déterminantes pour rentabiliser le temps investi collectivement. En effet, l'efficacité d'une réunion se mesure non seulement au travail réalisé pendant celle-ci, mais aussi à la rapidité de mise en oeuvre des décisions prises. Voici trois choses à faire pour que la fin de la réunion soit réellement conclusive.
1. Mesurer l'atteinte de l'objectif
Si l'objectif de la réunion a bien été défini sous forme de livrables, le bilan est facile à faire. Deux questions suffisent :
- Quels sont les livrables produits - et ceux qui restent à faire ?
- La qualité de ces livrables est-elle exploitable en l'état ?
Parce qu'il mesure le chemin parcouru, ce bilan permet de motiver le groupe, surtout si le résultat est gratifiant. Dans le cas contraire, l'animateur/animatrice pourra proposer une brève analyse du fonctionnement du groupe pour améliorer le score lors de la prochaine réunion.
2. Lister les actions à entreprendre après la réunion
Les livrables sont entièrement produits et exploitables ? Formidable.Il reste néanmoins à lister les prochaines étapes, la réunion étant rarement une fin en soi. Par exemple, décider qui diffuse les documents produits et à quelle échéance. A minima, informer le groupe de la manière dont ses travaux vont être exploités s'ils doivent l'être par d'autres personnes.
Il reste des livrables à finaliser ? Puisque les grandes lignes en ont été définies ensemble, on peut considérer que la richesse du groupe est suffisamment exploitée. Nul besoin de réunir tout le monde, une personne peut prendre en charge la finalisation - ou choisir de la déléguer à une personne de son équipe. C'est autant de temps de gagné pour les autres membres du groupe.
Certains livrables restent à produire intégralement ? Le groupe doit alors décider s'il est nécessaire de reprogrammer une réunion avec les mêmes personnes pour poursuivre le travail. Selon les expertises utiles et les disponibilités des uns et des autres, il peut être plus judicieux de se réunir en nombre plus restreint. Ce sous-groupe bénéficiera de la réflexion entamée ensemble mais sera peut-être plus productif à deux ou trois. De plus, il sera plus facile de trouver une date à très court terme pour avancer sans tarder sur le sujet.
Lire aussi : Les 3 postures de l'animateur/animatrice en réunion
3. Prendre les rendez-vous pour finaliser le travail
C'est pendant la réunion qu'il convient de fixer les rendez-vous pour finaliser le travail ou entreprendre les prochaines étapes.
Si le groupe entier doit de nouveau se réunir, la date peut être définie tout de suite - sauf si la gestion des agendas est un tel challenge qu'elle est déléguée à un.e assistant.e rompue à l'exercice.
Les travaux en sous-groupes sont plus faciles à organiser. L'intérêt de prendre date pendant la réunion est de pouvoir ajuster a composition du groupe en fonction des enjeux de rapidité du projet et de la disponibilité de chacun.e.
Même un travail qui sera finalisé par une seule personne mérite d'être gravé dans le marbre de l'agenda avant la fin de la réunion. Cela permet au/à la responsable de cette tâche de prendre des engagements réalistes et fiables vis-à-vis du groupe.
Pour réaliser ces trois actions avant la fin de la réunion, il est sage de prévoir 10 minutes pour sa clôture. Et donc de calibrer le déroulé de l'animation en tenant compte de ce temps de clôture. Cependant, certaines actions peuvent être effectuées au fil de l'eau, comme par exemple prendre des rendez-vous pour explorer des sujets que le groupe décide de ne pas approfondir dans la présente réunion.
Lire aussi : Comment bien définir l'objectif de sa réunion ?
